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Artigo 3.º — Atribuições na gestão dos Programas

Vigente desde: 14/10/2022
  1. 1 -É da responsabilidade do GRI disponibilizar a informação relevante e as instruções para candidatura aos programas de mobilidade, nomeadamente através do site do IPCA.
  2. 2 -Compete ao GRI no âmbito da Mobilidade outgoing:
    1. a)Assumir uma postura proativa com vista à ampla disseminação das oportunidades de mobilidade oferecidas pelos diversos Programas junto de potenciais interessados, em estreita articulação com as Escolas, nomeadamente através da participação em sessões de divulgação e outras ações de informação promovidas pelas Escolas;
    2. b)Proceder à abertura de candidaturas aos vários programas;
    3. c)Garantir a existência de Acordos de Mobilidade e Acordos Inter Institucionais Erasmus+ (AII) que possibilitem o enquadramento da mobilidade;
    4. d)Garantir, através do Plano de Reconhecimento Académico (PRA), que os planos de estudos/planos de trabalho para estágios reúnem as condições necessárias ao posterior reconhecimento académico referente ao período de mobilidade realizado;
    5. e)Garantir a nomeação dos estudantes junto das Instituições de acolhimento, via e-mail ou através dos sites/plataformas disponíveis para o efeito;
    6. f)Apoiar os estudantes no preenchimento do Training/Learning Agreement (LA)/Online Learning Agreement (OLA);
    7. g)Assegurar a atribuição de financiamento considerando o processo de validação, avaliação e seriação dos candidatos realizado pelas Escolas;
    8. h)No caso do Programa Erasmus+, inserir os dados referentes a todos os fluxos de mobilidade nas Plataformas criadas pela Comissão Europeia para o efeito, nomeadamente a Mobility Tool+ e Beneficiary Module;
    9. i)Conceder as licenças da Online Linguistic Support e confirmar a sua concretização pelos participantes Erasmus+;
    10. j)Monitorizar, em articulação com as Escolas, a qualidade das mobilidades e zelar pela sua boa implementação;
    11. k)Enviar aos Serviços Académicos informação relativa aos estudantes que vão realizar mobilidade, nomeadamente o período de mobilidade, o país e instituição de acolhimento e as unidades curriculares que os estudantes irão realizar na instituição de acolhimento e as que terão reconhecimento no IPCA;
    12. l)Enviar aos Serviços de Ação Social a informação relativa aos estudantes que vão realizar mobilidade, nomeadamente país, instituição de acolhimento e período de mobilidade, para efeitos de confirmação da possibilidade de atribuição de complemento de bolsa da Ação Social, no caso de o estudante ser bolseiro;
    13. m)Assegurar a boa condução do processo de reconhecimento académico em articulação com os Coordenadores de Mobilidade e os Serviços Académicos;
    14. n)Elaborar os relatórios intercalares e finais de execução dos projetos no âmbito do Programa Erasmus+;
    15. o)Garantir a visibilidade do IPCA e do Programa Erasmus+ e outros programas de cooperação através da disseminação eficaz dos resultados decorrentes da implementação dos Programas;
    16. p)Estimular os efeitos multiplicadores das mobilidades em cooperações futuras;
    17. q)Adequar e propor às Escolas eventuais alterações ou novos procedimentos de forma a corresponder às regras e orientações dos Programas de Mobilidade e da Comissão Europeia.
  3. 3 -Compete ao GRI no âmbito da Mobilidade incoming
    1. a)Assumir uma postura proativa com vista à ampla disseminação da oferta académica do IPCA junto das Instituições de Ensino Superior parceiras de forma a potenciar a mais ampla captação de estudantes de mobilidade incoming;
    2. b)Proceder à abertura de candidaturas aos vários programas;
    3. c)Garantir a existência de Acordos de Mobilidade e Acordos Inter Institucionais Erasmus+ (AII) que possibilitem o enquadramento da mobilidade;
    4. d)Assegurar que as candidaturas reúnem as condições necessárias para a posterior avaliação e validação dos Coordenadores de Mobilidade;
    5. e)Com base nas validações das candidaturas pelos Coordenadores, assegurar a emissão e envio das cartas de aceitação e todos os restantes documentos e informação inerentes aos processos de mobilidade;
    6. f)Enviar aos Serviços Académicos informação relativa aos estudantes, nomeadamente documento de identificação, instituição de origem e período de mobilidade de forma a que os perfis dos estudantes possam ser criados e lhes possa ser atribuído um número de estudante;
    7. g)Enviar, à Divisão de Sistemas Informáticos, informação relativa aos estudantes, nomeadamente fotografia, nome, número de estudantes, período de mobilidade e programa de mobilidade, para que possam ser emitidos os cartões de estudante;
    8. h)Enviar aos Serviços Académicos informação relativa às Unidades Curriculares que os estudantes vão frequentar para que os mesmos possam ser incluídos nas listagens das turmas e nas subsequentes pautas;
    9. i)Garantir o acolhimento e acompanhamento de todos os estudantes de mobilidade durante o período de estada no IPCA;
    10. j)Enviar, às Instituições parceiras, os Transcripts of Records e Certificados de Estada dos estudantes que realizarem um período de mobilidade no IPCA.
  4. 4 -Compete ao GRI no âmbito da Mobilidade de pessoal docente e não docente:
    1. a)Assumir uma postura proativa com vista à ampla disseminação interna das possibilidades de mobilidade para pessoal docente e não docente de forma a potenciar a mais ampla postura Institucional do IPCA relativamente à Internacionalização;
    2. b)Garantir a existência de Acordos de Mobilidade e Acordos Inter Institucionais Erasmus+ (AII) que possibilitem o enquadramento da mobilidade de pessoal docente e não docente;
    3. c)Solicitar à Direção de Recursos Humanos confirmação de vínculo do candidato e demais informações necessárias para o procedimento de atribuição de bolsa;
    4. d)Validar informação presente no Mobility Agreement e garantir que as atividades propostas no âmbito da mobilidade estão de acordo com as regras dos Programas;
    5. e)Solicitar à instituição de acolhimento, se ainda não tiver sido feito pelo candidato, a assinatura do Mobility Agreement;
    6. f)Inserir os dados referentes a todos os fluxos de mobilidade nas Plataformas criadas pela Comissão Europeia para o efeito, nomeadamente a Mobility Tool+ e Beneficiary Module;
    7. g)Realizar os procedimentos internos necessários para a atribuição da bolsa referente ao período de mobilidade, nos casos em que a mobilidade se realize ao abrigo de projetos com financiamento para estas atividades.
  5. 5 -Compete às Escolas do IPCA
    1. a)Designar um Coordenador de Mobilidade responsável pelo plano de implementação do Programa, cabendo-lhe a responsabilidade de apoiar todas as atividades do foro internacional da respetiva Escola bem como a articulação com o GRI;
    2. b)Atribuir à figura do Coordenador de Mobilidade, a competência para a análise, avaliação e validação autónoma dos processos de mobilidade de Estudantes outgoing e incoming e de Pessoal Docente e Não-Docente.
  6. 6 -Compete ao Coordenador de Mobilidade de cada Escola:
    1. 6.1 -No âmbito das atribuições gerais
    2. a)Apresentar ao GRI um relatório das ações de disseminação e atividades implementadas na respetiva Escola, para efeitos de submissão e envio do relatório, pelo GRI, à Agência Nacional Erasmus+;
    3. b)Seguir as orientações da política institucional IPCA para a internacionalização e adequar, se necessário, os procedimentos internos da Escolas às regras e orientações dos Programas de Mobilidade, e nomeadamente do Programa Erasmus+ e da Comissão Europeia.
    4. 6.2 -No âmbito da Mobilidade outgoing:
    5. a)Promover uma disseminação ativa das oportunidades de mobilidade oferecidas pelos programas de mobilidade junto de potenciais interessados da sua Escola em cada uma das convocatórias, nomeadamente com a participação do GRI através de comunicações por e-mail, sessões de informação e outras ações de disseminação;
    6. b)Definir e informar, internamente, os critérios de seleção/seriação dos candidatos durante o período de candidatura;
    7. c)Confirmar a elegibilidade dos seus candidatos de acordo com os critérios mencionados no ponto anterior e, ordenar por prioridade, em pleno respeito pelo estipulado no presente documento, as propostas de mobilidade de acordo com o interesse estratégico das mesmas (processo de seriação), enviando ao GRI a lista ordenada das candidaturas;
    8. d)Apoiar os estudantes na elaboração dos Planos de Reconhecimento Académico e definição dos Learning/Training Agreements a desenvolver nas instituições de acolhimento;
    9. e)Validar as propostas dos Planos de estudos/planos de trabalho propostos pelos estudantes e bem como dos respetivos Planos de Reconhecimento Académico;
    10. f)Monitorizar, em articulação com o GRI, a qualidade das mobilidades e zelar pela sua boa implementação;
    11. g)Garantir o reconhecimento académico do trabalho desenvolvido pelos estudantes durante o período de estudos/estágio, após a apresentação da Transcrição de Registos, emitida pela instituição de acolhimento;
    12. 6.3 -No âmbito da Mobilidade incoming:
    13. a)Assegurar a análise e avaliação das propostas de Planos de Estudos/Planos de Trabalho dos estudantes incoming que vêm fazer um período de mobilidade no IPCA, através do preenchimento do LA Analysis que deverá incluir as sugestões de alteração dos Planos de Estudos/Planos de Trabalho nos casos em que os mesmos não sejam assinalados como totalmente aprovados (Não aprovado/Aprovado condicionalmente);
    14. b)No caso de não aprovação dos Planos de Estudos/Planos de Trabalho, a proposta de alteração aos Planos de estudos/planos de trabalho iniciais por parte destes estudantes deve ser submetida ao GRI no prazo curto possível de forma a permitir a análise da nova proposta em tempo útil para o início do período de mobilidade;
    15. c)No caso de aprovação condicional dos Planos de Estudos/Planos de Trabalho, a proposta de alteração aos Planos de Estudos/Planos de Trabalho iniciais por parte destes estudantes deve ser submetida ao GRI no prazo de duas semanas após a chegada dos estudantes e consequente reunião com o Coordenador de Mobilidade;
    16. 6.4 -No âmbito da mobilidade de pessoal docente e não docente:
    17. a)Confirmar a elegibilidade e a autorização da Escola, Centro de Investigação e/ou Serviço para a participação do pessoal docente e não docente na mobilidade a que se propõe.
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