O preenchimento da ficha de inventário deve integrar os seguintes elementos:
- a)Número de inventário;
- b)Nome da instituição incorporante;
- c)Denominação ou título do objeto;
- d)Descrição física e iconográfica;
- e)Autoria;
- f)Datação;
- g)Dimensões;
- h)Materiais;
- i)Técnicas;
- j)Avaliação do estado de conservação;
- k)Localização;
- l)Historial;
- m)Data e modalidade da incorporação;
- n)Registo fotográfico;
- o)bibliografia onde o objeto é referido;
- p)Outras observações e notas relevantes;
- q)Identificação do autor da ficha de inventário e da data em que o mesmo aconteceu.