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Artigo 18.º — Serviços Económico-Financeiros

Vigente desde: 11/11/2021
  1. 1 -Os Serviços Económico-Financeiros (SEF) exercem a sua atividade no âmbito da gestão financeira e contabilística das operações da FEUP e dos projetos e Unidades de Investigação financiados, bem como no âmbito da contratação pública.
  2. 2 -Os SEF integram:
    1. a)A Unidade de Assessoria aos Serviços Económico-Financeiros (UASEF);
    2. b)A Unidade de Compras e Património (UCP);
    3. c)A Unidade de Contabilidade (UC);
    4. d)A Unidade de Gestão Financeira de Projetos (UGFP);
    5. e)A Unidade de Tesouraria (UT).
  3. 3 -A UASEF exerce diversas atividades de assessoria aos Serviços Económico-Financeiros, competindo-lhe nomeadamente:
    1. a)Garantir, em articulação com as várias Unidades dos SEF, os encerramentos mensais e anuais das contas da FEUP;
    2. b)Preparar as demonstrações financeiras da FEUP e apoiar na respetiva análise a submeter à aprovação do órgão competente, nos termos da legislação ou normativos contabilísticos;
    3. c)Preparar o orçamento da FEUP, em coordenação com as várias Unidades dos SEF, e submeter à aprovação do órgão competente, de acordo com as indicações dos serviços centrais da U. Porto;
    4. d)Garantir a resposta, em articulação com as várias Unidades dos SEF, às solicitações de reporte de informação de natureza transversal, aos serviços centrais da U.Porto e a outras entidades internas ou externas;
    5. e)Gerir a estrutura de centros de controlo orçamentais e as questões relacionadas com a sua movimentação;
    6. f)Levar a cabo tarefas de controlo interno no Serviço;
    7. g)Exercer outras competências que lhe sejam atribuídas pela Direção dos SEF.
  4. 4 -A UCP exerce a sua atividade no âmbito da elaboração e do acompanhamento dos procedimentos de aquisição de bens e serviços, da supervisão dos procedimentos de empreitadas e da gestão dos armazéns e do património da FEUP.
    1. 4.1 -Às Compras compete:
    2. a)Elaborar e acompanhar planos anuais e/ou plurianuais de compras de carater permanente ou transversal em articulação com os Departamentos e Serviços da FEUP;
    3. b)Proceder à validação e controlo dos pedidos de autorização de despesa cuja competência se encontra atribuída à Unidade;
    4. c)Conduzir os procedimentos de aquisição de bens e serviços, desde o seu lançamento até à sua adjudicação e eventual elaboração do contrato, nos termos dos normativos legais aplicáveis;
    5. d)Supervisionar e acompanhar os procedimentos de empreitadas, nos termos dos normativos legais aplicáveis;
    6. e)Prestar aconselhamento ao gestor do contrato e assegurar as questões formais que possam surgir durante a execução do contrato e na sua conclusão;
    7. f)Assegurar o cumprimento da legislação relativa à contratação pública;
    8. g)Gerir os stocks e armazéns sob o ponto de vista administrativo e económico, garantindo a sua salvaguarda;
    9. h)Assegurar a receção e garantir a verificação quantitativa e qualitativa dos bens adquiridos para armazém;
    10. i)Assegurar o processo de armazenagem e fornecimento de bens consumidos internamente;
    11. j)Assegurar os reportes de informação solicitados ou legalmente exigidos em matéria de contratação pública bem como no que diz respeito aos armazéns;
    12. k)Exercer as demais competências que lhe sejam atribuídas pela Direção dos SEF.
    13. 4.2 -Ao Património compete:
    14. a)Assegurar a inventariação e garantir a etiquetagem física dos bens móveis;
    15. b)Efetuar o registo dos bens inventariados bem como a validação e processamento das amortizações e depreciações;
    16. c)Efetuar o registo dos abates, alienações, doações, cedências e transferências de bens;
    17. d)Articular com a UGFP o registo dos bens financiados no âmbito de projetos e Unidades de Investigação;
    18. e)Assegurar a manutenção e atualização da informação relativa aos bens, nomeadamente a sua localização, atribuição de responsabilidade, entre outros;
    19. f)Assegurar os reportes de informação solicitados ou legalmente exigidos na área do Património;
    20. g)Exercer as demais competências que lhe sejam atribuídas pela Direção dos SEF.
  5. 5 -A UC exerce a sua atividade no âmbito da contabilidade, competindo-lhe nomeadamente:
    1. a)Assegurar toda a tramitação processual e documental relativa ao registo das receitas e das despesas da FEUP na contabilidade orçamental, financeira e analítica, de acordo com os normativos legais aplicáveis;
    2. b)Proceder à validação e controlo dos pedidos de autorização de despesa cuja competência se encontra atribuída à Unidade;
    3. c)Assegurar a faturação de bens e de serviços prestados;
    4. d)Elaborar as reconciliações bancárias;
    5. e)Dar cumprimento às obrigações declarativas de natureza fiscal, estatística ou outra relacionadas com a contabilidade;
    6. f)Garantir a integração mensal dos vencimentos na contabilidade;
    7. g)Gerir a relação com os clientes, fornecedores e outras entidades no que se refere a questões contabilísticas;
    8. h)Exercer as demais competências que lhe sejam atribuídas pela Direção dos SEF.
  6. 6 -A UGFP exerce a sua atividade no âmbito do apoio à componente financeira de candidaturas, gestão financeira e prestação de contas de projetos e Unidades de Investigação financiados por fundos nacionais, comunitários ou outros que exigem prestação de contas a entidades externas, competindo-lhe nomeadamente:
    1. a)Apoiar tecnicamente a elaboração das propostas financeiras de candidaturas a projetos financiados por fundos nacionais, comunitários ou outros;
    2. b)Disponibilizar informação e indicadores referentes a projetos financiados e a Unidades de Investigação da FEUP;
    3. c)Elaborar os relatórios de prestação de contas para envio às entidades financiadoras dos projetos aprovados;
    4. d)Acompanhar e prestar informação sobre a gestão financeira dos projetos financiados e das Unidades de Investigação da FEUP;
    5. e)Organizar e manter atualizados os dossiers financeiros dos projetos financiados e Unidades de Investigação da FEUP;
    6. f)Preparar e acompanhar auditorias financeiras a projetos financiados, apresentar eventuais contestações aos relatórios de auditoria, e promover a implementação de recomendações;
    7. g)Calcular e distribuir os overheads de projetos financiados;
    8. h)Garantir a eficaz aplicação do método de imputação de encargos gerais a projetos financiados com vista ao seu financiamento por entidades financiadoras externas;
    9. i)Atualizar o sistema de informação com os dados dos projetos financiados e Unidades de Investigação da FEUP;
    10. j)Exercer as demais competências que lhe sejam atribuídas pela Direção dos SEF.
  7. 7 -A UT exerce a sua atividade no âmbito da gestão de tesouraria, competindo-lhe nomeadamente:
    1. a)Arrecadar as receitas e efetuar os pagamentos autorizados pelo órgão competente, controlando a situação contributiva e tributária dos fornecedores;
    2. b)Manter registo dos recebimentos, pagamentos e depósitos;
    3. c)Garantir o controlo de caixa e a gestão e aplicação das disponibilidades de tesouraria;
    4. d)Assegurar a constituição, reconstituição e reposição de fundos de maneio;
    5. e)Criar e gerir a lista de clientes, fornecedores e outras entidades com relação financeira com a FEUP;
    6. f)Notificar e acompanhar os processos de estudantes quando esteja em causa a cobrança de valores relativos a taxas, emolumentos e outras receitas relacionadas com a atividade académica;
    7. g)Realizar atendimento ao público para recebimentos e pagamentos;
    8. h)Exercer as demais competências que lhe sejam atribuídas pela Direção dos SEF.
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