As conferências criam uma representação local em todos os países cujos tráfegos elas asseguram, mas, se houver razões práticas que a tal se oponham, a representação poderá fazer-se a nível regional. O nome e a morada dos representantes deverão ser fáceis de obter e estes representantes deverão assegurar que os pareceres dos carregadores e da conferência sejam rapidamente difundidos entre eles, de modo a acelerar a adopção de decisões. Quando o julgar útil, a conferência delegará poderes de decisão suficientes nestes representantes.