No controlo dos suportes contendo dados e programas classificados de Muito secreto e da sua documentação devem ainda ser observadas as seguintes medidas de controlo adicional:
1) Folha de controlo dos suportes contendo dados e programas classificados de Muito secreto e da sua documentação (MOD. SEG. 2)
- a)A folha de controlo destina-se ao registo dos nomes e rubricas das pessoas que tiverem acesso à documentação e suportes contendo dados e programas classificados de Muito secreto, com a data em que efectuaram o respectivo manuseamento;
- b)Um exemplar da folha de controlo da documentação e suportes classificados de Muito secreto acompanhá-los-á quando estes forem transferidos, ficando no organismo que os enviou cópia da mesma e registada a identificação de quem os copiou, expediu, arquivou ou por qualquer outra razão participou da preparação dos mesmos e a eles teve acesso;
- c)Quando um suporte e documentação classificados de Muito secreto forem destruídos, a folha de controlo respectiva será removida e apensa ao certificado de destruição conforme MOD. SEG. 8 em anexo, sendo destruída somente quando estes últimos o forem e caso a entidade que recebeu o suporte e documentação proceder à distribuição de exemplares, cópias ou extractos aos organismos subordinados, deverá tal facto ficar devidamente registado na folha de controlo respectiva;
- d)Para além das responsabilidades geralmente definidas para esta categoria de classificação, compete ainda ao encarregado pela segurança informática verificar se ficaram efectivamente registados nas folhas de controlo respectivas o nome e as rubricas das pessoas a quem foi dado conhecimento dos suportes e documentação classificados de Muito secreto, com as datas em que tal conhecimento teve lugar.
2) Inventário dos suportes contendo dados ou programas classificados de Muito secreto e da sua documentação:
- a)Em todos os organismos onde existam suportes classificados de Muito secreto o responsável pela segurança informática deve assegurar que os mesmos sejam inventariados em Janeiro de cada ano, segundo o estipulado nos artigos 38.º e 56.º deste regulamento;
- b)O inventário será referido a 31 de Dezembro do ano anterior e deve estar permanentemente disponível para ser examinado pelas inspecções de segurança, conforme MOD. SEG. 9 em anexo.
3) Substituição de funções:
- a)Quando a pessoa a cuja guarda estão confiados os suportes e documentação classificados de Muito secreto for substituída nas funções que exerce, estiver ausente por um período superior a 30 dias ou, por qualquer outro motivo, não possa continuar com tal responsabilidade, deve fazer entrega daqueles suportes e documentação à pessoa nomeada para a substituição, mediante recibo feito por esta última;
- b)Compete ao responsável pela segurança informática assegurar que tal medida é cumprida antes de a pessoa a substituir abandonar o cargo.