Art.º 36 · Aviso do Banco de Portugal n.º 2/2025 — Subcontratação de tarefas operacionais das funções de controlo interno

1 -As instituições podem subcontratar tarefas operacionais específicas das funções de controlo interno, designadamente através de soluções colaborativas, caso tal contribua para a eficiência do sistema de controlo interno e desde que obtido o prévio consentimento dos órgãos de administração e de fiscalização.
2 -Com uma antecedência mínima de 60 dias face à data pretendida de implementação, a instituição, ao abrigo do disposto no n.º 1 do artigo 120.º do Regime Geral das Instituições de Crédito e Sociedades Financeiras, comunica à autoridade de supervisão competente a pretensão de adotar soluções colaborativas para o desenvolvimento de tarefas operacionais das funções de controlo interno, de forma a que esta autoridade, querendo, por razões prudenciais, e no prazo de 45 dias após a comunicação, se possa pronunciar. A comunicação à autoridade de supervisão competente deve conter a seguinte fundamentação:
1. a)Uma descrição da solução colaborativa a adotar;
2. b)Os motivos pelos quais os órgãos de administração e de fiscalização consideram que a mesma é adequada à natureza, âmbito e complexidade das atividades da instituição e ao estabelecimento e manutenção de um sistema de controlo interno e gestão de riscos que assegure o exercício prudente da sua atividade.
3 -A comunicação prevista no número anterior não dispensa a necessidade de as instituições efetuarem as comunicações previstas no Aviso do Banco de Portugal n.º 8/2023.
4 -O órgão de administração das instituições que procedam à subcontratação referida no número anterior assegura que:
1. a)A subcontratação de tarefas operacionais específicas das funções de controlo interno está contemplada na política de subcontratação de atividades da instituição, que prevê que as tarefas subcontratadas são objeto de avaliação e monitorização contínuas, de modo a permitir, nomeadamente, a identificação, avaliação, acompanhamento e controlo de todos os riscos decorrentes da subcontratação dessas tarefas;
2. b)A entidade prestadora do serviço não se encontra estabelecida em jurisdição com um regime legal que preveja proibições ou restrições que impeçam ou limitem o cumprimento, pela instituição, das normas legais e regulamentares que regem a respetiva atividade, incluindo ao nível da prestação e circulação de informação;
3. c)A entidade prestadora do serviço dispõe da capacidade técnica e humana necessária para realizar as tarefas operacionais subcontratadas de forma eficaz, independente, confiável e profissional, dando cumprimento às disposições legais e regulamentares aplicáveis;
4. d)O responsável pela função de controlo interno em causa assegura, nomeadamente, que a entidade prestadora do serviço dispõe de toda a informação e elementos necessários para realizar as tarefas operacionais subcontratadas, monitoriza a sua execução e avalia o desempenho do prestador de serviços.
5 -As tarefas operacionais das funções de controlo interno podem ser subcontratadas para a empresa-mãe ou para outra entidade do grupo, nos termos dos números anteriores, desde que obtido o prévio consentimento dos órgãos de administração e de fiscalização de todas as entidades envolvidas.
6 -As instituições asseguram que todos os potenciais conflitos de interesses são identificados antecipadamente e que são implementadas as medidas adequadas com vista à sua gestão e mitigação, em especial quando a subcontratação ocorra dentro do grupo.
7 -A subcontratação de tarefas operacionais prevista no presente artigo é formalizada através de contrato escrito.
8 -O órgão de administração permanece responsável por todas as tarefas subcontratadas e pelo cumprimento das respetivas obrigações legais e regulamentares.
9 -A subcontratação de tarefas não pode criar, quer à instituição contratante quer à autoridade de supervisão competente, quaisquer constrangimentos no acesso a toda a informação relacionada com a mesma, incluindo o acesso irrestrito às instalações onde os serviços são prestados ou à realização de ações de auditoria ou de inspeção, durante ou após a realização das tarefas em causa.
10 -O órgão de administração assegura que o registo das tarefas subcontratadas é efetuado nos termos previstos no Aviso do Banco de Portugal n.º 8/2023.
11 -Caso se revele que a subcontratação de tarefas não é eficiente, nomeadamente por não cumprir os objetivos previstos no presente Aviso, a autoridade de supervisão competente pode, a todo o tempo, no âmbito das suas competências de supervisão, exigir que as instituições internalizem as tarefas subcontratadas nas suas funções de controlo interno ou que substituam a entidade subcontratada.

Artigo 36.º — Subcontratação de tarefas operacionais das funções de controlo interno

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