Art.º 28 · Aviso do Banco de Portugal n.º 3/2020 — Função de conformidade

1 -O órgão de administração da instituição estabelece e mantém uma função de conformidade responsável, nomeadamente, por:
1. a)Acompanhar e avaliar regularmente a adequação e a eficácia das medidas e procedimentos adotados para detetar qualquer risco de incumprimento das obrigações legais, regulamentares e outros deveres a que a instituição se encontra sujeita, bem como das medidas tomadas para corrigir eventuais deficiências detetadas;
2. b)Aconselhar os órgãos de administração e de fiscalização, para efeitos do cumprimento das obrigações legais, regulamentares e outros deveres a que a instituição está ou estará sujeita;
3. c)Promover a elaboração, a aprovação, a aplicação, a verificação do cumprimento e a atualização periódica do código de conduta previsto no artigo 4.º;
4. d)Participar na definição das políticas e procedimentos adequados à implementação das regras contidas no código de conduta;
5. e)Analisar previamente, e aconselhar os órgãos de administração e de fiscalização antes da tomada de decisões que envolvam a assunção de riscos de conformidade relevantes;
6. f)Analisar previamente as operações com partes relacionadas, identificando e avaliando adequadamente os inerentes riscos de conformidade, reais ou potenciais, para a instituição;
7. g)Nos casos em que desempenhe funções em matéria de prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo, participar na definição dos respetivos procedimentos de controlo interno, tanto pelo seu respetivo acompanhamento e avaliação, como pela centralização da informação de todas as áreas de negócio da instituição e pela realização das comunicações às autoridades competentes previstas na lei;
8. h)Prestar imediatamente aos órgãos de administração e de fiscalização toda a informação de que dispõe sobre quaisquer indícios de violação de obrigações legais e regulamentares a que a instituição se encontra sujeita, de regras de conduta e de relacionamento com clientes ou de outros deveres que possam fazer incorrer a instituição ou os seus colaboradores num ilícito de natureza contraordenacional ou causar impacto reputacional negativo;
9. i)Manter um registo dos incumprimentos e das medidas propostas e adotadas para os suprir, no seguimento da prestação da informação referida na alínea anterior, formalizado na base de dados referida no n.º 14 do artigo 31.º;
10. j)Manter um registo permanentemente atualizado e completo e proceder à gestão de reclamações apresentadas por clientes, elaborando e apresentando aos órgãos de administração e de fiscalização, com uma periodicidade adequada, relatórios detalhados quanto ao tipo e conteúdo das reclamações apresentadas, as medidas adotadas para as gerir, bem como as deficiências identificadas no sistema de controlo interno;
11. k)Participar na definição das políticas, procedimentos e dos normativos internos da instituição, nomeadamente em matéria de conflitos de interesses e transações com partes relacionadas e acompanhar a sua implementação e aplicação efetiva;
12. l)Participar no processo de aprovação de novos produtos e serviços, quer em momento prévio à sua aprovação, quer posteriormente à sua introdução de modo a assegurar que os mesmos cumprem com a legislação e regulamentação em vigor;
13. m)Acompanhar e monitorizar a aplicação dos procedimentos de governação sobre a comercialização de produtos, mediante o desenvolvimento de análises periódicas a esses procedimentos e a elaboração de propostas dirigidas ao órgão de administração e demais membros da direção de topo com vista à alteração de procedimentos instituídos, caso se verifiquem riscos atuais ou potenciais de incumprimentos legais ou regulamentares;
14. n)Efetuar testes de conformidade com as disposições legais e regulamentares, através de um programa próprio e estruturado de verificação do cumprimento, regularmente revisto e adaptado aos processos com maior risco de conformidade;
15. o)Elaborar um relatório anual, em matéria de conformidade, que inclua:
  1. i)Uma avaliação do perfil global de risco de conformidade da instituição, com detalhe relativo à exposição a que a instituição está ou pode vir a estar exposta;
  2. ii)Uma síntese das deficiências detetadas por qualquer unidade de estrutura, no âmbito dos processos e controlos implementados, que sejam classificadas como deficiências de nível F3 "elevada" ou de nível F4 "severa", atendendo à metodologia de classificação constante de anexo à Instrução do Banco de Portugal n.º 18/2020;
  3. iii)Uma síntese das demais deficiências detetadas, por qualquer unidade de estrutura, nas ações de controlo implementadas, incluindo deficiências isoladamente pouco relevantes, mas que possam, no seu conjunto, evidenciar uma deterioração da cultura organizacional da instituição e dos seus sistemas de governo e controlo interno;
  4. iv)Uma síntese dos incumprimentos referidos na alínea i) do presente número;
  5. v)Identificação das recomendações emitidas e das medidas propostas destinadas à correção das deficiências e incumprimentos referidos nos números anteriores, com indicação sobre se foram ou não adotadas.
16. p)Elaborar, com periodicidade anual e com referência a 30 de novembro de cada ano, um relatório, a subscrever pelo responsável pela função de conformidade, que inclua o disposto na alínea s) do n.º 1 do artigo 27.º, relativamente à função de conformidade.
2 -Os relatórios referidos nas alíneas o) e p) do número anterior são disponibilizados, diretamente pelo responsável da função de conformidade, aos órgãos de administração e de fiscalização e ao Comité de Riscos, quando constituído, bem como aos responsáveis pelas funções de gestão de riscos e de auditoria interna.
3 -Quaisquer situações ou constrangimentos que comprometam ou possam vir a comprometer materialmente a independência da função de conformidade são comunicados, de imediato, aos órgãos de administração e de fiscalização da instituição que devem analisar e documentar em ata as suas conclusões e as medidas determinadas para ultrapassar as situações identificadas.
4 -O órgão de administração, após parecer do órgão de fiscalização, pronuncia-se atempada e expressamente sobre cada um dos relatórios referidos nas alíneas o) e p) do n.º 1, nomeadamente sobre as recomendações para a adoção de medidas destinadas à correção de quaisquer deficiências detetadas e sobre as situações ou constrangimentos que afetem a independência da função de conformidade.
5 -O órgão de administração assegura a efetiva implementação das medidas destinadas à correção de quaisquer deficiências detetadas ou que visem a introdução de melhorias na cultura organizacional e nos sistemas de governo e controlo interno da instituição, bem como das medidas destinadas a corrigir as situações ou constrangimentos que afetam ou possam a vir afetar significativamente a independência da função de conformidade.
6 -A função de conformidade e a função de gestão de riscos interagem entre si de forma a assegurar que dispõem da informação necessária, completa e tempestiva para o desempenho efetivo das respetivas funções.
7 -A função de conformidade dispõe de um regulamento próprio que, para além da descrição das responsabilidades atribuídas à função, concretiza e detalha todas as atividades e operações da instituição que carecem de análise pela função de conformidade previamente à sua aprovação pelo órgão decisor competente.

Artigo 28.º — Função de conformidade

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