Os procedimentos de gestão e controlo das existências devem assegurar, designadamente, que:
1) Cada local de armazenagem tem um responsável formalmente designado;
2) As saídas de armazém são efetuadas apenas mediante requisição devidamente autorizada;
3) As existências são sujeitas a verificações físicas periódicas, podendo recorrer-se a métodos de amostragem;
4) As diferenças apuradas são analisadas, justificadas e, quando aplicável, objeto de regularização e eventual apuramento de responsabilidades;
5) As regularizações dependem de autorização da Presidente da Junta de Freguesia ou de quem detenha competência delegada.