O processamento, liquidação e cobrança de receitas da Associação de Municípios do Vale do Sousa devem obedecer aos seguintes procedimentos:
- 1 -Somente os Serviços Emissores podem proceder à emissão de Guias de Recebimento.
- 2 -A emissão de Guias de Recebimento deve efectuar-se em duplicado (com numeração sequencial por tipo de receita), sendo:
- a)Original para o Cliente/Entidade;
- b)Duplicado para arquivo do serviço de Contabilidade.
- 3 -Todos os documentos equivalentes à Guia de Recebimento deverão ser processados no Serviço Emissor em que se efectua a cobrança.
- 4 -Os Serviços Emissores de receita devem emitir semanalmente um Mapa Semanal de Receita que enviam para o serviço de Contabilidade, com o intuito de cruzar a informação deste com as Guias de Recebimento, Folha de Caixa e Resumo Semanal da Contabilidade.
- 5 -O Serviço de Tesouraria recepciona o original e duplicado da Guia de Recebimento, verifica o conteúdo daquela e de seguida efectua a cobrança do valor nela inscrito. De forma a constituir evidência da verificação, deve colocar um carimbo de indicativo da conferência e recebimento em todas as vias da Guia de Recebimento, entregando o original ao cliente, utente ou contribuinte.
- 6 -Semanalmente o Serviço de Contabilidade deve emitir a Folha de Caixa e Resumo Semanal da Contabilidade, acompanhados dos duplicados das Guias de Recebimento cobradas nessa semana.
- 7 -O Serviço de Contabilidade deve verificar as Guias de Recebimento, confrontando-as com os valores constantes nos Mapas da Tesouraria (colocando evidência da verificação) e com os Mapas Semanais de Receita enviados pelos Serviços Emissores, conferindo os lançamentos contabilísticos correspondentes.
- 8 -Os triplicados das Guias de Recebimento são arquivados nos respectivos Serviços Emissores, juntamente com os Mapas Semanais de Receita emitidos.
- 9 -Após validação da Folha de Caixa e do Resumo Semanal, o Serviço de Contabilidade envia para o serviço de Tesouraria uma das vias, ficando a segunda via arquivada naquele serviço em pasta própria, de modo a suportar contabilisticamente os lançamentos efectuados.