A Divisão Administrativa é dirigida por um Chefe de Divisão, diretamente dependente do Presidente da Câmara.
- 1 -No domínio da gestão administrativa e de serviços, compete-lhe:
- a)Efetuar atendimento aos utentes sobre matérias afetas a esta Divisão;
- b)Coordenar e assegurar a gestão no âmbito da transferência de novas competências para o Município;
- c)Garantir o registo de reclamações e recursos ministrando-lhes o devido tratamento e encaminhamento dentro dos prazos respetivos;
- d)Garantir a atualização de procedimentos e dinamização do Atendimento ao Munícipe, bem como, coordenar e assegurar a gestão, no âmbito das novas competências dos Municípios, designadamente nos domínios das estruturas de atendimento ao cidadão;
- e)Proceder, nos termos e prazos legais, à emissão de certidões de atas quando requeridas;
- f)Emitir atestados e certidões quando autorizados;
- g)Superintender a receção, verificação, registo e encaminhamento de toda a documentação - eletrónica ou física - de origem externa, que tenha por destino os Serviços Municipais, através do sistema de gestão documental;
- h)Assegurar o exercício das competências cometidas por lei ao Município relativas ao recenseamento eleitoral e aos atos eleitorais e referendários;
- i)Supervisionar as atividades e procedimentos desenvolvidos nas secções de si dependentes, intervindo sempre que tal se mostre necessário;
- 2 -No domínio jurídico, compete-lhe:
- a)Efetuar estudos e elaborar pareceres de carácter jurídico;
- b)Instruir os requerimentos para obtenção das declarações de utilidade pública de bens e direitos a expropriar, acompanhar os respetivos processos de expropriação ou de requisição ou constituição de qualquer encargo, ónus ou restrição que sejam consentidos por lei para o desempenho regular das atribuições do Município;
- c)Instruir e acompanhar os processos que se refiram à defesa dos bens do domínio público a cargo do Município;
- d)Instruir e tramitar o processo conducente à tomada de medidas de tutela da reposição da legalidade urbanística;
- e)Exercer as funções inerentes à área pré-contenciosa;
- f)Elaborar ou participar na elaboração de regulamentos, normas e demais disposições da competência do Município, bem como proceder à respetiva atualização e revisão;
- g)Acompanhar o desenvolvimento dos processos judiciais, cujo patrocínio seja assegurado por mandatário exterior à autarquia;
- h)Assegurar a instrução de processos disciplinares, de inquérito e ou de averiguações aos serviços e trabalhadores do Município determinados superiormente;
- i)Garantir a formalização dos contratos, protocolos, acordos e outros documentos, mesmo os realizados de forma desconcentrada nos serviços;
- j)Pesquisar, recolher, analisar e distribuir pelos serviços, normas legais e regulamentares, jurisprudência, doutrina e outros documentos de caráter jurídico, com relevância e aplicação municipal;
- k)Assegurar a tramitação dos processos de contraordenação e de execução fiscal;
- l)Elaborar certidões de dívida para apresentação nos tribunais e reclamações de créditos;
- m)Realizar penhoras e lavrar os autos correspondentes;
- n)Proceder ao registo, organização e controlo dos processos de cobrança coerciva de dívidas ao Município;
- o)Assegurar, em articulação com advogados, a defesa dos titulares dos órgãos ou dos funcionários quando sejam demandados em juízo, por causa do exercício das suas funções;
- p)Promover a defesa contenciosa dos interesses do município, obtendo, em tempo útil, todos os elementos necessários e existentes nos serviços;
- q)Assegurar o apoio técnico-jurídico às várias unidades orgânicas;
- r)Proceder às inspeções, sindicâncias, inquéritos ou processos de meras averiguações que forem determinados pela Câmara Municipal ou pelo presidente da Câmara;
- s)Promover, instruir e praticar todos os procedimentos técnico-administrativos inerentes ao notariado, nomeadamente pedido de certidões prediais, matriciais e outras;
- t)Preparar as propostas a levar à reunião do executivo para a aquisição/doação/constituição do direito de superfície, com a classificação no Plano Plurianual de Investimentos e no Orçamento;
- u)Apoiar na organização e envio os processos de contratos sujeitos a fiscalização prévia do Tribunal de Contas para efeito de visto;
- v)Garantir a organização do processo de desafetação de parcelas de terreno do domínio público municipal para o domínio privativo;
- w)Assegurar todo o expediente relativo a matérias de notariado, contratos e contencioso e auxiliar a chefia da divisão a praticar todos os procedimentos técnico-administrativos inerentes;
- 3 -No domínio da informática, compete-lhe:
- a)Conceber a estratégia de desenvolvimento tecnológico do Município e propô-la para aprovação;
- b)Conceber e desenvolver a arquitetura e acompanhar a implementação dos sistemas e tecnologias de informação, assegurando a sua gestão e continuada adequação aos objetivos da organização;
- c)Definir os padrões de qualidade e avaliar os impactos, organizacionais e tecnológicos, dos sistemas de informação, garantindo a normalização e fiabilidade da informação;
- d)Organizar e manter disponíveis os recursos de dados e informações, normalizar os modelos de dados e estruturar os conteúdos e fluxos de informação da organização e definir as normas de acesso e níveis de confidencialidade da informação;
- e)Definir e desenvolver as medidas necessárias à segurança e integridade da informação e especificar as normas de salvaguarda e de recuperação da informação;
- f)Realizar os estudos de suporte às decisões de implementação de sistemas informáticos e à especificação visando a contratação de tecnologias de informação e comunicação e de empresas de prestação de serviços de informática;
- g)Colaborar na divulgação de normas de utilização e promover a formação e o apoio a utilizadores sobre os sistemas de informação instalados ou projetados;
- h)Configurar e instalar peças do suporte lógico de base, englobando, designadamente, os sistemas operativos e utilitários associados, os sistemas de gestão de redes informáticas, de base de dados, e todas as aplicações e produtos de uso geral, assegurando a respetiva gestão e operacionalidade;
- i)Apoiar os utilizadores na operação dos equipamentos terminais de processamento e de comunicação de dados, dos microcomputadores e dos respetivos suportes lógicos de base e definir procedimentos de uso geral necessários a uma fácil e correta utilização de todos os sistemas instalados;
- j)Organizar e manter atualizado o arquivo dos manuais de instalação, operação e utilização dos sistemas e suportes lógicos de base;
- k)Assegurar a interoperabilidade dos sistemas de informação e das plataformas tecnológicas utilizadas;
- 4 -No domínio do património, compete-lhe:
- a)Organizar e manter atualizado o cadastro e inventário dos bens móveis e imóveis do município e a sua afetação criteriosa aos diversos serviços municipais;
- b)Efetuar todo o processo de etiquetagem dos bens e atribuição de números de inventário, realizando inventariações periódicas de controlo;
- c)Manter uma política ativa de seguros de todos os bens da propriedade do Município;
- d)Organizar e proceder às operações de abate e alienação de bens patrimoniais;
- e)Proceder ao inventário anual;
- f)Proceder ao registo de todos os bens, mobiliário e equipamento existente nos serviços ou cedidos pela Câmara Municipal a outras entidades;
- g)Organizar, em relação a cada prédio que faça parte do cadastro dos bens imóveis, um processo com toda a documentação que a ele respeite, incluindo plantas, cópias de escrituras ou de sentenças de expropriação e demais documentos relativos aos atos e operações de natureza administrativa e jurídica e à descrição, identificação e utilização dos prédios;
- h)Estabelecer mecanismos de articulação com os demais Serviços Municipais que concorram para a eficácia do processo informacional do inventário.
- 5 -No domínio do arquivo, compete-lhe:
- a)Garantir a organização dos sistemas de arquivo e digitalização de documentação;
- b)Conceber soluções tendentes a unificar numa só estrutura as funções e objetivos específicos do Arquivo Municipal, o qual é constituído pela documentação cujo valor administrativo se encontra findo, proveniente dos diferentes serviços municipais, em resultado direto da recolha, seleção, tratamento e difusão, levadas a efeito pelo Arquivo, bem como documentação doada e depositada ao longo dos tempos;
- c)Prestar gestão arquivística a toda a autarquia e difundir orientações técnicas de gestão arquivística que se prendem com a criação, organização, gestão documental, tratamento, preservação e acesso aos arquivos dos diversos serviços, de toda a documentação produzida ou reunida pelos mesmos, independentemente do seu suporte ou formato;
- d)Fornecer, sob solicitação, certidões ou cópias dos documentos de arquivo à sua guarda, salvo quando estiverem em causa quaisquer limitações do direito de acesso às informações neles contidas ou à sua preservação, devendo neste último caso, ser facultada a consulta, na medida do possível, de uma reprodução das espécies acauteladas;
- e)Efetuar a promoção, divulgação e difusão do conhecimento dos acervos documentais, através do recenseamento e da elaboração das respetivas guias de inventário e catálogos de todo o património documental;
- f)Propor a eliminação dos documentos sem qualquer valor informativo ou histórico de acordo com as determinações legais e após o cumprimento dos prazos fixados na lei;
- g)Prestar serviços de gestão arquivística à comunidade bem como implementar medidas e ações tendo em vista novas formas de sustentabilidade económica e cultural;
- h)Promover, divulgar e valorizar a documentação à sua guarda como repositório da memória coletiva do Concelho.
- 6 -No domínio do apoio aos órgãos municipais, compete-lhe:
- a)Superintender ao processo de instalação dos órgãos autárquicos;
- b)Prestar apoio às reuniões do Órgão Câmara Municipal e às sessões do Órgão da Assembleia Municipal;
- c)Superintender às atividades de preparação das reuniões do Órgão Câmara Municipal e das sessões do Órgão da Assembleia Municipal;
- d)Garantir a elaboração das atas das reuniões e sessões dos Órgãos Câmara Municipal e Assembleia Municipal, garantindo a legal publicidade;
- e)Reunir e analisar a documentação que suporta a elaboração das ordens de trabalhos das reuniões e sessões dos Órgãos Câmara Municipal e Assembleia Municipal;
- f)Assegurar o secretariado do Presidente e da mesa da Assembleia;
- g)Elaborar as ordens de trabalhos das reuniões e sessões dos Órgãos da Câmara Municipal e Assembleia Municipal, preparando as respetivas convocatórias e remetendo-as, aos membros dos Órgãos, acompanhadas dos documentos necessários;
- h)Organizar todos os processos de deliberação a submeter à Assembleia Municipal;
- i)Proceder ao registo das reuniões da Câmara Municipal, das sessões da Assembleia Municipal, bem como, à sua transcrição em ata;
- j)Difundir pelos serviços municipais e dar conhecimento às entidades externas do teor das deliberações camarárias que lhes dizem respeito;
- k)Encaminhar para os Serviços Municipais os processos presentes às reuniões e sessões, acompanhados das respetivas deliberações;
- l)Proceder ao tratamento e arquivo das atas e demais documentos, facilitando a sua rápida consulta e identificação dos assuntos;
- m)Assegurar, se necessário, a inscrição dos munícipes para efeitos de intervenção nas reuniões públicas da Câmara e o adequado tratamento e encaminhamento das pretensões e assuntos apresentados;
- n)Transmitir aos serviços municipais competentes as informações necessárias ao processamento dos abonos devidos aos membros da Assembleia;
- o)Assegurar a resposta, dentro do prazo estipulado por lei, aos pedidos de informação veiculados pela mesa da Assembleia Municipal;
- p)Exercer as demais funções, procedimentos, tarefas ou atribuições que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superior relativos à Secção.