Art.º 196 · Aviso n.º 12634/2025/2 — Processo de Aquisição

1 -Cabe à Secção de Aprovisionamento rececionar os processos de aquisição, de acordo com as propostas das unidades orgânicas de origem, às quais cabe a verificação e cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de realização de despesas públicas com aquisição de bens e serviços, e remeter o pedido de aquisição à Secção de Contabilidade para ser submetido a cabimento.
2 -Se não for possível efetuar o cabimento, a Secção de Contabilidade comunica o facto à Secção de Aprovisionamento que informará o serviço requisitante, ficando o processo de aquisição a aguardar modificação aos documentos previsionais.
3 -Após o cabimento do pedido de aquisição, este deverá ser autorizado pelo órgão competente.
4 -É emitida a requisição externa após o pedido de aquisição devidamente autorizado.
5 -Após colocação da data de autorização na requisição externa pela Secção de Aprovisionamento, a mesma emitirá a nota de encomenda a enviar ao fornecedor. O original é assinado pelo colaborador e remetido ao fornecedor.
6 -Após a adjudicação, para efeitos de conferência, os documentos que internamente servem de suporte à aquisição de bens ou serviços é a nota de encomenda e a requisição externa.
7 -A requisição externa deve especificar, obrigatoriamente, as quantidades, as especificidades dos artigos a adquirir e o local de entrega.
8 -Pelo menos no final do ano, a Secção de Aprovisionamento (através da verificação das notas de encomenda por movimentar) em conjunto com a Secção de Contabilidade (através da análise das requisições externas contabilísticas sem faturação) deve efetuar um controlo das requisições externas emitidas e ainda não satisfeitas, contactando quer o fornecedor quer o serviço requisitante de modo a apurar a razão para os eventuais atrasos no fornecimento.
9 -Deve ser verificado o prazo de entrega do bem ou da prestação de serviços pelo fornecedor, atendendo à proposta apresentada e ao contrato celebrado.
10 -Qualquer alteração às condições acordadas com fornecedores deve ser validada e autorizada pelos mesmos intervenientes que elaboraram, validaram e autorizaram a requisição externa ou contrato inicialmente formalizado.
11 -Sempre que possível e útil, o aprovisionamento deve ser realizado por meio de plataformas de compras eletrónicas, particularmente quando se trate de aprovisionar grandes quantidades por largos períodos e de modo contínuo.

Artigo 196.º — Processo de Aquisição