- 1 -A documentação é enviada pelos vários serviços ao Arquivo, obedecendo às determinações legais em vigor, nas seguintes condições:
- a)Nos respetivos suportes originais, devidamente organizada e identificada;
- b)Acondicionada em caixas de arquivo existentes nos serviços adequadas à dimensão dos documentos a transferir, respetivamente classificadas e numeradas caso se verifique mais do que uma caixa sobre o mesmo assunto;
- c)Toda a documentação a incorporar no Arquivo, nomeadamente atas, contratos, escrituras, registos, processos e requerimentos, deverá ser acompanhada dos respetivos índices, em suporte de papel e/ou eletrónico;
- d)Quando as unidades documentais assim se apresentem na sua forma original, ou quando as unidades documentais assim o exigirem, os documentos deverão vir em livros encadernados;
- e)Os processos devem ser sempre numerados devendo intercalar-se, no caso de lhes ter sido retirado algum documento, em sua substituição, uma folha com menção expressa do documento ausente e a paginação do mesmo com a assinatura e o visto dos responsáveis do respetivo serviço;
- f)Os processos de obras, particulares ou municipais, deverão ser apresentados em caixas com capas uniformizadas, segundo modelo existente, com número e localização o mais completo possível, designação da obra, nome do requerente, assim como a indicação do número de volumes (X de Y), caso existam vários;
- g)Na preparação dos documentos a transferir, os serviços devem eliminar os duplicados, notas/lembretes de auxílio nos trâmites dos documentos/processos e retirar todos os materiais prejudiciais à conservação do papel, designadamente agrafos, alfinetes e clips.
- 2 -Caso a documentação enviada não esteja acomodada convenientemente e não respeite as condições acima mencionadas, o Arquivo reserva-se o direito de recusar a receção até que sejam cumpridas as condições definidas no ponto anterior.
Artigo 8.º — Condições de remessa
Vigente desde: 06/02/2019