- 1 -O Setor de Recursos Humanos, Expediente e Arquivo depende diretamente do Chefe de Divisão Administrativa e Financeira.
- 1.1 -No âmbito dos Recursos Humanos compete:
- a)Efetuar o processamento dos vencimentos e demais remunerações dos trabalhadores e beneficiários de programas de incentivo ao emprego;
- b)Executar todo o processo de tramitação relativo ao recrutamento, provimento, mobilidade, alteração do posicionamento remuneratório e cessação de funções de pessoal;
- c)Efetuar o processo de acolhimento e integração dos trabalhadores admitidos;
- d)Organizar, manter atualizados e em boas condições os processos individuais;
- e)Promover, acompanhar e dinamizar as ações necessárias à proteção de dados das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados;
- f)Assegurar a execução e atualização do Mapa de Pessoal dos SMCB;
- g)Instruir todos os processos referentes a prestações sociais do pessoal;
- h)Prestar o apoio necessário à instrução de processos e inquéritos disciplinares;
- i)Elaborar mapas de férias anual;
- j)Assegurar o registo e controlo de assiduidade, cumprimento do horário de trabalho e promover a verificação de faltas e licenças;
- k)Promover e organizar o processo de avaliação do desempenho;
- l)Elaborar, com a devida antecedência, informação relativa ao termo de cada comissão de serviço;
- m)Proceder à recolha dos mapas de horas extraordinárias, ajudas de custo, suplemento de penosidade e insalubridade e demais suplementos remuneratórios e efetuar o respetivo processamento;
- n)Controlar e fazer cumprir os limites de horas extraordinárias estabelecidas na legislação aplicável;
- o)Elaborar os mapas e guias necessários ao cumprimento das obrigações legais, nomeadamente IRS, Segurança Social, Caixa Geral de Aposentações e ADSE;
- p)Elaborar estudos e propor normas internas tendo em vista a execução de medidas de gestão de recursos humanos;
- q)Organizar e manter atualizado o ficheiro de legislação relativa aos Recursos Humanos;
- r)Elaborar os processos a remeter às juntas médicas e assegurar todo o apoio a este serviço;
- s)Colaborar com os serviços internos e externos de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho, nas medidas e atividades por estes desenvolvidas, nomeadamente nas que se referem à promoção das condições de trabalho e à prevenção de riscos profissionais;
- t)Organizar e manter atualizados os ficheiros médicos dos trabalhadores;
- u)Elaborar o processo Gestão de Recursos Humanos no âmbito do SGQ;
- v)Estudar, informar e tratar da devida tramitação dos processos de reclamação dos trabalhadores;
- w)Elaborar estatísticas de sinistralidade no trabalho, da mobilidade do pessoal, do absentismo e todas as demais que os usos dos Serviços e as determinações superiores o impuserem;
- x)Elaborar relatórios periódicos de atividade relacionados com a gestão de Recursos Humanos e o Balanço Social;
- y)Instruir os processos de acidentes de trabalho;
- z)Proceder ao levantamento das necessidades e elaboração de estudos, propostas e demais procedimentos com vista a prover as carências formativas do pessoal, bem como a elaboração do projeto anual de formação e aperfeiçoamento profissional;
- aa)Executar e avaliar as ações de formação;
- bb)Instruir, elaborar e organizar os processos de aposentação dos trabalhadores;
- cc)Exercer as demais funções que lhe forem confiadas e resultarem do normal desempenho das suas tarefas.
- 1.2 -No âmbito do Expediente compete:
- a)Executar todos os trabalhos de receção, registo, classificação, expediente e arquivo da documentação e correspondência entrada ou emitida pelos Recursos Humanos e garantir a sua distribuição;
- b)Apoiar administrativamente, sempre que necessário, todas as unidades orgânicas dos SMCB;
- c)Elaborar as atas das reuniões do Conselho de Administração e dar o devido andamento às mesmas;
- d)Preparar, registar e distribuir Notas Informativas Internas relativas ao normal funcionamento dos Serviços;
- e)Efetuar o processamento de texto de correspondência geral, nomeadamente cartas, ofícios, informações e outros documentos com base em informação fornecida;
- f)Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral;
- g)Manter em boa ordem e fácil consulta, livros de trabalho e interesse consultivo, bem como revistas de instrução técnica e científica e outras espécies bibliográficas, relativas a matérias de interesse para os SMCB, bem como as relativas a toda a administração local em particular;
- h)Assegurar a atividade de empréstimo de documentos do arquivo bem como de livros ou revistas;
- i)Organizar e manter atualizado o cadastro de todos os seguros;
- j)Organizar os processos de legalização das viaturas dos SMCB;
- k)Conferir a avença dos CTT relativa à correspondência mensal;
- l)Exercer as demais funções que lhe forem confiadas e resultarem do normal desempenho das suas tarefas.
- 1.3 -No âmbito do Arquivo compete:
- a)Arquivar todos os documentos, originais ou classificados como tal, de acordo com a legislação, que sejam remetidos para arquivo;
- b)Assegurar o cumprimento da legislação aplicável ao arquivo de documentos, visando sempre a sua atualização;
- c)Providenciar pela implementação de novas técnicas e sistemas de tratamento e classificação de documentos;
- d)Garantir a manutenção e a organização do arquivo geral dos SMCB, definindo a eventual articulação com outros arquivos específicos e com as necessidades da implementação de métodos de racionalização e simplificação do manuseamento de documentos;
- e)Promover a organização e responsabilizar-se pela conservação, atualização e movimento dos arquivos da correspondência geral e de outra documentação;
- f)Promover a organização do arquivo individual de cada secção/setor, prestando as orientações necessárias para a gestão de documentos de arquivo;
- g)Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos que se encontrem no arquivo inativo;
- h)Propor métodos para destruição de documentos, de acordo com a legislação aplicável, garantindo que esteja, nos casos aplicáveis, a sua existência em suporte adequado.
- i)Exercer as demais funções que lhe forem confiadas e resultarem do normal desempenho das suas tarefas.
- 1.4 -No âmbito dos Serviços Auxiliares compete ainda:
- a)Assegurar os serviços de reprografia, expedição de correio e portaria;
- b)Zelar pela boa conservação e manutenção de todo o equipamento que lhe está afeto;
- c)Afixar anúncios, avisos e outros documentos a publicitar nos locais e suportes a esse fim destinados;
- d)Realizar serviços externos de apoio geral;
- e)Exercer as demais funções que lhe forem confiadas e resultarem do normal desempenho das suas tarefas.
Artigo 19.º — Setor de Recursos Humanos, Expediente e Arquivo
Vigente desde: 23/12/2022