Art.º 25 · Aviso n.º 24308/2022 — Divisão de Administração e Programação de Investimentos

1 -A Divisão de Administração de Programação de Investimentos está integrada no Departamento de Administração Geral e tem como missão assegurar a atividade administrativa da Câmara Municipal, quando nos termos do presente regulamento esta função não estiver cometida a outros serviços, nomeadamente apoio aos órgãos municipais, expediente e arquivo municipal, bem como a contratação pública, contratos e gestão de candidaturas a financiamentos externos.
2 -À Divisão de Administração, compete assegurar as competências que sejam atribuídas por lei ao Município no âmbito das respetivas áreas de atuação, designadamente:
1. 2.1 -Na área de apoio aos órgãos municipais:
2. a)Assegurar o apoio administrativo à instalação dos órgãos municipais;
3. b)Assegurar à Assembleia Municipal e à Câmara Municipal o secretariado e apoio técnico-administrativo que lhe seja solicitado, garantindo os procedimentos necessários ao seu funcionamento, designadamente a elaboração das convocatórias para as reuniões, receção das propostas para deliberação, elaboração da ordem do dia e sua divulgação, das minutas e das atas;
4. c)Recolher e compilar toda a informação do Presidente, relativa à atividade municipal desenvolvida, para remeter à Assembleia Municipal;
5. d)Promover a publicidade das deliberações dos órgãos executivo e deliberativo, bem como das decisões dos respetivos titulares, destinadas a ter eficácia externa, nos termos da legislação em vigor;
6. e)Organizar e manter atualizada informação relativa à composição da Assembleia Municipal e da Câmara Municipal.
7. 2.2 -Na área administrativa e notarial:
8. a)Promover a divulgação, pelas diferentes unidades orgânicas, de normas internas e demais diretivas de caráter genérico;
9. b)Instruir os procedimentos relativos a arrendamentos e cedência gratuita de imóveis;
10. c)Assegurar os processos de aquisição e alienação de património municipal, de acordo com o quadro legal aplicável, garantindo a sua avaliação, a sua negociação, bem como os respetivos atos notariais, quando aplicável;
11. d)Garantir todo o processo administrativo relativo a hastas públicas;
12. e)Elaborar e garantir a celebração de contratos escritos, designadamente no âmbito da contratação pública, de comodato, contratos programa e contratos interadministrativos;
13. f)Preparar os processos a remeter ao Tribunal de Contas, no âmbito da fiscalização prévia, sucessiva e concomitante, com exceção dos procedimentos da competência da Divisão Financeira;
14. g)Garantir a monitorização dos contratos celebrados na Divisão;
15. h)Assegurar a disponibilização na Intranet de todos os contratos de comodato ou outros celebrados entre o Município e outras entidades.
16. 2.3 -Na área do expediente:
17. a)Assegurar e gerir a receção, registo e expedição de toda a correspondência dirigida aos órgãos ou serviços municipais;
18. b)Garantir que toda a documentação recebida e expedida se encontra na gestão documental e que o suporte em papel é encaminhado para os respetivos órgãos ou serviços;
19. c)Arquivo e disponibilização na Intranet de todos os protocolos e acordos celebrados entre o Município e outras entidades;
20. d)Assegurar a publicação de editais, anúncios e avisos instruindo o processo com certidão de afixação, quando for o caso.
21. 2.4 -Na área do Arquivo Municipal:
22. a)Gerir o Arquivo Municipal e apoiar a conservação dos acervos bibliográficos e documentais das freguesias, das escolas e outras instituições concelhias;
23. b)Identificar e avaliar o interesse para o Arquivo Municipal na aceitação de doações, heranças, acervos históricos ou fundos arquivísticos;
24. c)Propor alterações e/ou atualizações ao Plano de Classificação dos serviços;
25. d)Proceder à receção, tratamento e guarda da documentação em fase intermédia produzida pela Câmara Municipal;
26. e)Elaborar instrumentos de recuperação e de controlo de informação documental nas fases intermédia e histórica;
27. f)Promover medidas, práticas e procedimentos de preservação digital de modo a garantir a médio e longo prazo a perdurabilidade dos documentos digitais;
28. g)Organizar e manter o Arquivo Municipal de acordo com as regras arquivísticas, assegurando o tratamento, preservação e disponibilização da documentação;
29. h)Assegurar a consulta pública do espólio arquivístico em fase histórica;
30. i)Promover a seleção, avaliação e eliminação documental, em suporte papel, de acordo com a lei em vigor;
31. j)Zelar pelas condições das instalações do arquivo municipal e da conservação ao nível do controlo físico, ambiental e da ação humana.
32. 2.5 -Na área da contratação pública:
33. a)Proceder ao lançamento e tramitação dos procedimentos de contratação pública de locação ou de aquisição de bens móveis ou aquisição de serviços, bem como empreitadas de obras públicas ou outros sujeitos ao Código dos Contratos Públicos, com exceção dos procedimentos cuja competência é especificamente atribuída a outro serviço;
34. b)Assegurar e articular com os vários serviços municipais a tramitação necessária à concretização dos procedimentos de contratação pública;
35. c)Gerir a plataforma eletrónica de contratação pública;
36. d)Gerir as publicações obrigatórias, designadamente no Portal Base.gov;
37. e)Assegurar a avaliação dos fornecedores, em articulação com os serviços requisitantes, mantendo a qualificação inerente na base de dados dos fornecedores;
38. f)Analisar a contratação efetuada pelo Município, com apresentação de estudo anual com vista à obtenção de ganhos de produtividade, economias de escala e redução de custos;
39. g)Promover e acompanhar o planeamento dos procedimentos lançados e a lançar pelos serviços municipais;
40. h)Propor adoção de novos procedimentos de contratação pública sempre que as alterações legislativas o determinem;
41. i)Apresentação de minutas no âmbito da contratação, no sentido de uniformizar procedimentos.
42. 2.6 -Na área do recenseamento eleitoral, processos eleitorais e referendários:
43. a)Organizar e acompanhar o exercício das competências cometidas por lei ao Município relativas ao recenseamento eleitoral e aos atos eleitorais referendários;
44. b)Assegurar a receção e divulgação da documentação das entidades competentes referentes ao recenseamento eleitoral, processos eleitorais e referendários;
45. c)Organizar, acompanhar e manter atualizada informação relativa aos atos eleitorais e referendários.
46. 2.7 -Na área das candidaturas:
47. a)Divulgar junto dos serviços municipais a abertura de avisos de candidaturas com financiamento;
48. b)Formalizar as candidaturas e proceder ao acompanhamento e gestão dos processos administrativos e financeiros associados às mesmas, quando estas são objeto de aprovação;
49. c)Constituir e organizar dossiês de candidatura;
50. d)Preparar e acompanhar processos de auditoria;
51. e)Participar em reuniões de acompanhamento de processos financiados junto das Autoridades de Gestão.

Artigo 25.º — Divisão de Administração e Programação de Investimentos