- 1 -A Divisão Administrativa tem como atribuições:
- a)Coordenar as actividades da Secção de Expediente Geral e Arquivo, da Secção de Recursos Humanos, da Secção de Apoio aos Órgãos do Município, da Secção de Património e Viaturas, da Secção de Apoio Administrativo ao Departamento de Obras e urbanismo e da Secção de Apoio Administrativo ao Departamento Sócio-Cultural de Desporto e Turismo;
- b)Superintender na organização do arquivo e propor novos métodos de arquivo;
- c)Propor e testar novas formas de gestão do expediente;
- d)Supervisionar o serviço de reprografia, nomeadamente, o controlo do nível de utilização e respectivos consumos;
- e)Supervisionar o processo de inventariação do património municipal e autorizar ajustamentos ao cadastro.
- 1.1 -A Secção de Expediente Geral e Arquivo tem as seguintes atribuições:
- a)Organizar o recebimento, classificação, registo, distribuição, expedição e arquivo do expediente;
- b)Promover a distribuição por todos os serviços municipais das normas e regulamentos internos, bem de como todo o tipo de directivas de carácter geral ou específico;
- c)Afixar, registar e arquivar editais, avisos, anúncios, posturas e outros documentos;
- d)Assegurar o serviço de telefone, portaria e limpeza das instalações;
- e)Assegurar o serviço de reprografia;
- f)Organizar e manter em bom estado de conservação o arquivo municipal, de forma a torná-lo um instrumento de consulta eficiente;
- g)Arquivar, após devida catalogação, os processos, livros e documentos que lhe sejam remetidos pelos serviços municipais;
- h)Facultar espécies documentais mediante requisição prévia, anotando em livro ou ficheiro próprio as entradas e saídas;
- i)Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a inutilização de documentos;
- j)Promover a digitalização do arquivo;
- k)Promover a encadernação dos Diários da República, da correspondência expedida e das circulares dos serviços da administração central.
- 1.2 -A Secção de Recursos Humanos tem as seguintes atribuições:
- a)Organizar e tratar todo o expediente relativo ao recrutamento, transferência, promoção e cessação de funções de pessoal;
- b)Realizar os procedimentos administrativos dos concursos de ingresso e nomeação em comissão de serviço (recrutamento de funcionários para satisfação das necessidades permanentes dos serviços), bem como das contratações por contrato administrativo de provimento (recrutamento de agentes) e dos processos relativos às ofertas temporárias de emprego e celebração dos respectivos contratos de trabalho a termo, para satisfação de necessidades excepcionais e temporárias dos serviços;
- c)Assegurar o acolhimento e a integração dos novos trabalhadores, garantindo os esclarecimentos e apoio que se mostrem necessários;
- d)Manter actualizado o cadastro e os processos individuais do pessoal;
- e)Colaborar e prestar apoio administrativo na elaboração dos quadros de pessoal do município, bem como controlar a ocupação e vacatura de lugares;
- f)Elaborar e manter actualizados os regulamentos de selecção de pessoal dirigente e de ingresso e acesso para o quadro de pessoal;
- g)Assegurar a divulgação e garantir o cumprimento das normas que imponham deveres ou confiram direitos aos funcionários;
- h)Atender os funcionários e prestar esclarecimentos sobre assuntos relacionados com a secção, num horário fixo e em determinados dias da semana;
- i)Promover os actos administrativos necessários à obtenção da classificação de serviço de todos os funcionários;
- j)Manter actualizados os seguros relacionados com o pessoal da Câmara Municipal;
- k)Recolher e tratar de dados para fins estatísticos e de gestão, designadamente quanto à assiduidade, trabalho extraordinário, ajudas de custo, comparticipação na doença, acidentes, bem como a elaboração do balanço social e o mapa de antiguidades;
- l)Organizar e controlar toda a informação relativa à assiduidade dos funcionários, designadamente, os processos relativos a justificações de faltas, necessidades de trabalho suplementar e pedidos de licença sem vencimento;
- m)Controlar o volume de horas de trabalho suplementar;
- n)Emitir mapas com as ausências não justificadas de funcionários, por serviço, para serem confirmadas pelos respectivos responsáveis;
- o)Processar e liquidar os vencimentos, descontos e abonos complementares;
- p)Assegurar que os encargos assumidos estão devidamente suportados por documento válido aprovado;
- q)Organizar e instruir processos referentes a prestações sociais, tais como prestações complementares a crianças e jovens, ADSE, Caixa Geral de Aposentações e outras prestações sociais;
- r)Criar e gerir um sistema de aperfeiçoamento e formação do pessoal, tendo em vista a sua valorização profissional e individual e a sua adaptação e preparação para funções mais exigentes e de maior responsabilidade na hierarquia;
- s)Efectuar o diagnóstico das necessidades em matéria de formação e elaborar o Plano Anual de Formação, bem como o seu balanço;
- t)Programar e organizar actividades e acções de formação profissional, internas e externas;
- u)Promover a candidatura da Câmara Municipal a programas e projectos comparticipados pelo Governo, no âmbito da formação profissional;
- v)Gerir programas de estágios profissionais curriculares.
- 1.3 -A Secção de Apoio aos Órgãos do Município tem as seguintes atribuições:
- a)Apoiar administrativamente e logisticamente os órgãos municipais em matérias que não estejam cometidas expressamente a outros serviços;
- b)Assegurar o expediente relativo à convocação das reuniões e distribuir as ordens de trabalho e documentação anexa;
- c)Organizar e manter actualizado o sumário das deliberações para divulgação e publicação;
- d)Remeter ao Ministério Público, no prazo devido, cópias das actas das reuniões dos órgãos autárquicos e outras entidades públicas municipais, e, bem assim, processos, documentos e outros elementos que sejam requisitados;
- e)Assegurar as tarefas administrativas referentes a instalação dos órgãos do município;
- f)Manter actualizada a lista dos elementos que compõem os órgãos do município, promovendo as acções necessárias ao preenchimento das vagas operadas por suspensão, renúncia ou perda de mandado dos seus membros;
- g)Assegurar o secretariado do presidente da Assembleia Municipal;
- h)Assegurar o atendimento dos munícipes e das entidades que se dirigem à Assembleia Municipal ou aos seus eleitos;
- i)Promover a encadernação das actas dos órgãos do município;
- j)Assegurar as demais funções que lhe forem cometidas por lei, deliberação ou despacho.
- 1.4 -A Secção de Património e Viaturas tem as seguintes atribuições:
- a)Organizar e manter actualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e bens imóveis, do domínio público ou privado do município;
- b)Proceder ao registo interno de todos os bens nas respectivas fichas de imobilizado (incluindo os elementos necessários ao cálculo das amortizações) e promover a etiquetagem, designadamente, do mobiliário e equipamentos existentes nos serviços ou cedidos pela Câmara Municipal a outros organismos;
- c)Desenvolver e acompanhar todos os processos de aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis, de acordo com as regras estabelecidas no normativo de controlo interno, POCAL e demais legislação aplicável;
- d)Promover e assistir ao inventário anual dos bens de imobilizado, de acordo com o normativo de controlo interno;
- e)Promover e manter actualizados os registos e inscrições nas matrizes prediais de todos os bens próprios imobiliários do município;
- f)Promover a definição de uma política de seguros dos bens e equipamentos necessários ao regular funcionamento dos serviços do município e manter actualizados os seguros de incêndio ou multi-risco de todos os imóveis, procurando no mercado os seguros com menos custos e melhores coberturas;
- g)Assegurar a gestão do parque automóvel, em termos de optimização da sua utilização, estabelecendo, para o efeito, as necessárias acções de controlo, designadamente, mantendo actualizado o cadastro de cada viatura e realizando o controlo estatístico dos custos de operação e manutenção (combustível, reparações, manutenção, seguros, etc.);
- h)Efectuar estudos de rentabilidade das viaturas mediante o controlo mensal de custos e consumos que possibilitem a detecção de situações de excepção;
- i)Acompanhar o processo de aquisição de viaturas e equipamentos;
- j)Planear a distribuição de todas as viaturas, equipamentos e respectivos motoristas, em conjunto com a respectiva divisão;
- k)Promover a actualização dos seguros de viaturas e de transporte de pessoal;
- l)Elaborar as participações e relatórios dos sinistros com viaturas e acompanhar os respectivos processos.
- 1.5 -A Secção de Apoio Administrativo ao Departamento de Obras e Urbanismo tem as seguintes atribuições:
- a)Organizar, distribuir e assegurar a eficiência dos meios administrativos necessários ao funcionamento das actividades desenvolvidas pelo Departamento de Obras e Urbanismo e respectivas Divisões;
- b)Organizar e actualizar os respectivos ficheiros e arquivos;
- c)Efectuar os demais procedimentos administrativos que lhe sejam determinados.
- 1.6 -A Secção de Apoio Administrativo ao Departamento Sócio-Cultural de Desporto e Turismo tem as seguintes atribuições:
- a)Organizar, distribuir e assegurar a eficiência dos meios administrativos necessários ao funcionamento das actividades desenvolvidas pelo Departamento Sócio-Cultural de Desporto e Turismo e respectivas divisões;
- b)Organizar e actualizar os respectivos ficheiros e arquivos;
- c)Efectuar os demais procedimentos administrativos que lhe sejam determinados.
Artigo 16.º — Divisão Administrativa
Vigente desde: 07/04/2004