A organização dos documentos oficiais referidos no artigo anterior obedecerá às seguintes regras gerais:
- a)Os originais dos documentos referidos nas alíneas a), b), c), d), e) e g), são numerados sequencialmente em cada ano civil, sendo arquivados no serviço que lhes deu origem em dossiers adequados;
- b)Dos documentos da alínea f) serão arquivadas cópias no serviço de apoio administrativo à Divisão Administrativa e Financeira;
- c)As cópias dos documentos referidos na alínea h) são arquivadas no Serviço que os emitir;
- d)As escrituras da alínea j) são arquivadas no Gabinete Jurídico e de Auditoria, sendo enviadas cópias ao Serviço de Património e Cadastro;
- e)As folhas de registo de Fundos Fixos referidas na alínea l) são anexas à Ordem de Pagamento respetiva e arquivadas na Secção de Contabilidade;
- f)Os originais dos documentos referidos nas alíneas m) e n) são organizados e preparados pela Divisão Administrativa e Financeira e arquivados no Gabinete de Planeamento e Gestão Financeira e Serviço de Atas e Eleições, respetivamente;
- g)O original do mapa de pessoal mencionado na alínea o) é organizado pela Divisão Administrativa e Financeira e arquivado na Secção de Recursos Humanos;
- h)Os originais mencionados na alínea p) e os originais mencionados na alínea q), são numerados sequencialmente em cada exercício económico, coincidentes com o ano civil, sendo as ordens de pagamento arquivadas, digitalmente, pela Secção de Contabilidade;
- i)As requisições externas referidas na alínea r) são numeradas sequencialmente em cada ano económico, sendo enviada ao fornecedor, digitalmente sempre que possível e arquivada na Secção de Contratação Pública, junto aos documentos que titulam a despesa, no sistema de gestão documental (My Doc);
- j)As requisições internas referidas na alínea s) são numeradas sequencialmente em cada ano económico, sendo arquivados pela Secção de Contratação Pública, no sistema de gestão documental (My Doc);
- k)O original do pedido interno de material de stock referido na alínea t) é arquivado no Armazém. Caso se trate de material não considerado stock, será o mesmo arquivado na Secção de Contratação Pública, conjuntamente com a requisição interna e requisição externa;
- l)Os documentos referidos na alínea u) são emitidos no Serviço Administrativo de Águas e Saneamento;
- m)As informações internas de necessidade de realização de despesa ou outras referidas na alínea v) são emitidas por cada serviço carente, numeradas sequencialmente em cada ano económico fazendo referência clara ao código do serviço e posteriormente submetidas a despacho;
- n)Os originais dos programas de concurso e caderno de encargos referidos na alínea w) respeitantes a empreitadas de obras públicas são organizados pelos Serviços Administrativos segundo orientações da Divisão de Obras, Serviços Urbanos e Gestão Territorial e os respeitantes à aquisição de bens e serviços são organizados pela Secção de Contratação Pública;
- o)Os documentos referidos na alínea x) enviados para o exterior são numerados automaticamente pelo sistema informático de gestão documental, sendo uma cópia arquivada nos serviços da Unidade Orgânica emissora. A correspondência interna também deverá ser registada e tratada no antedito sistema;
- p)O correio eletrónico enviado para o exterior, mencionados na alínea y), é registado e numerado no Sistema de Gestão Documental;
- q)Os alvarás de loteamento referidos na alínea z) são emitidos pela Divisão de Obras, Serviços Urbanos e Gestão Territorial, são numerados sequencialmente em cada ano económico, sendo o original destinado ao loteador e uma cópia destinada ao serviço emissor, bem como ao Serviço de Património e Cadastro;
- r)Os documentos referidos na alínea aa) são emitidos pelos Serviços Administrativos da Divisão de Obras, Serviços Urbanos e Gestão Territorial, sendo o original destinado ao requerente e uma cópia arquivada nos processos respetivos;
- s)Os autos de consignação das empreitadas de obras públicas e os autos de receção provisória e definitiva, referidos nas alíneas bb) e cc), são emitidos e organizados pelos Serviços Administrativos segundo orientações da Divisão de Obras, Serviços Urbanos e Gestão Territorial;
- t)Todos os documentos contabilísticos obrigatórios referidos na alínea dd) são emitidos pela Divisão Administrativa e Financeira, sendo organizados e arquivados de acordo com o sistema contabilístico municipal;
- u)As atas dos júris dos concursos de recrutamento de pessoal mencionadas na alínea cc) são arquivadas no respetivo processo de procedimento concursal na Secção de Recursos Humanos;
- v)As atas dos júris dos concursos de fornecimentos de bens, locação e aquisição de serviços, referidos na alínea ff) são arquivadas nos processos respetivos na Secção de Contratação Pública;
- w)Os relatórios elaborados pelo júri de abertura e análise de propostas dos concursos de obras públicas referidos na alínea gg) são arquivados nos processos respetivos nos Serviços Administrativos da Divisão de Obras, Serviços Urbanos e Gestão Territorial;
- x)A correspondência recebida referida na alínea hh) é tratada informaticamente no Sistema de Gestão Documental, devendo ser observado o mesmo para os documentos internos, sendo posteriormente enviada para despacho;
- y)Outros documentos não previstos referidos na alínea ii) que venham a ser considerados oficiais devem ser organizados e arquivados pela Unidade Orgânica, Gabinete ou Serviço que lhe deu origem.