Saltar para o conteúdo principal

Artigo 25.º — Produção, Circulação e Arquivo de Documentos

Vigente desde: 28/10/2025
  1. 1 -Os documentos devem ser, preferencialmente, produzidos e tramitados em formato digital.
  2. 2 -As disposições a adotar pelas Unidades Orgânicas, relativamente ao ciclo de vida dos documentos administrativos devem obedecer ao legalmente definido em matéria de Produção, Circulação e Arquivo de Documentos Administrativos.
  3. 3 -Sempre que a lei não disponha de forma diferente ou não haja inconveniente para o funcionamento do serviço e desde que respeitado o Regulamento para a classificação e avaliação da informação arquivística da Administração Local em vigor, os atos previstos na presente Regulamento são praticados de forma digital. A comunicação com entidades públicas externas ao Município deve ser feita, sempre que possível, de forma digital, ao abrigo da legislação em vigor.
  4. 4 -Com vista à total desmaterialização dos processos e ao cumprimento do princípio da gestão integrada da informação, deve ser adotado o sistema de gestão documental do Município de Almodôvar. É expectável que o sistema de gestão documental, seja o repositório de toda a informação constante nos processos administrativos do Município, devendo garantir-se que:
    1. a)No registo de documentos externos ou internos é assegurado o preenchimento dos campos obrigatórios de forma correta e identificado o assunto e a correspondente classificação (de acordo com o plano de classificação em vigor);
    2. b)A organização do processo administrativo é efetuada por ordem cronológica, devendo todos os documentos estar agregados, na plataforma, espelhando integralmente o processo físico;
    3. c)Os documentos sejam fechados, com o intuito de que a circulação e visualização dos mesmos se processem de forma segura, garantindo a integridade da informação;
    4. d)Todas as informações e despachos sejam inseridos na plataforma, garantindo a atualização da informação e facilitando a identificação imediata da fase em que o processo se encontra, bem como do seu gestor.
  5. 5 -A correspondência rececionada deverá ser registada no sistema de gestão documental do Município. Deve, igualmente, ser aposto no documento em papel o correspondente número único de identificação, bem como a data de entrada.
  6. 6 -Todos os documentos adotados pelo Município, incluindo os documentos de suporte ao sistema contabilístico, são numerados sequencialmente, assim como todos os exemplares que tiverem sido anulados ou inutilizados, com os averbamentos indispensáveis à identificação daqueles que os substituem, se for caso disso.
  7. 7 -Os documentos emitidos por suporte informático devem ter, sempre que possível, estrutura de informação (como por exemplo, emissor, recetor, datas, numeração sequencial, etc.) e layout (identificação clara do documento através de um título, tipo de letra, logotipo, etc.) idênticos, quanto possível, aos demais documentos produzidos pelo Município.
  8. 8 -Todos os documentos administrativos devem manter-se em arquivo e ser conservados em bom estado incluindo os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos, atendendo aos prazos e regras definidas no quadro legal aplicável.
  9. 9 -A conservação da documentação, seja esta em papel ou suporte digital, deverá seguir a política de conservação prevista na Portaria que aprova o Regulamento para a Classificação e Avaliação da Informação Arquivística da Administração Local, por forma a garantir regras específicas em termos procedimentais e de periodicidade, ao nível do arquivo principal, arquivo secundário e destruição.
  10. 10 -Os documentos administrativos devem ser arquivados pelas Unidades Orgânicas funcionalmente responsáveis.
Comparar versões deste artigo