A utilização das dotações da despesa devem obedecer ao registo das fases de autorização da despesa, registo do cabimento, compromisso, liquidação e pagamento.
- 1 -Na fase da autorização da despesa a entidade competente para a autorizar deve verificar:
- a)A sua conformidade legal, ou seja, se existe enquadramento legal para a realização da despesa;
- b)A sua regularidade financeira, ou seja, se existe no orçamento dotação disponível para a classificação orçamental a que a despesa diz respeito.
- 2 -Na fase do cabimento dispor-se-á, como documento do seu suporte contabilístico, de uma requisição interna, informação ou proposta ainda que, com um valor estimado.
- 3 -Na fase do compromisso dispor-se-á, como documento do seu suporte contabilístico, de uma requisição externa, contrato, ou documento equivalente, que vincule a Autarquia para com um terceiro e cujo valor deve ser o definitivo.
- 4 -Na fase de liquidação dispor-se-á, como documento do seu suporte contabilístico, de uma factura ou documento equivalente, que titule a dívida e evidencie o bem ou serviço adquirido.
- 5 -Na fase de pagamento, procede-se ao registo contabilístico dos meios de pagamento emitidos pela contabilidade, pagos e registados pela tesouraria, registando assim a diminuição das disponibilidades e dívidas para com terceiros.