- 1 -Os documentos devem ser, preferencialmente, produzidos e tramitados em formato eletrónico, devendo ser digitalizados sempre que sejam produzidos ou recebidos noutro formato, e o seu ciclo de vida deve obedecer às regras legalmente previstas.
- 2 -Os processos administrativos e contabilísticos incluem as respetivas informações, despachos e deliberações.
- 3 -Sempre que a lei não disponha de forma diferente, ou não haja inconveniente para o funcionamento do serviço, os atos previstos na presente NCI são praticados de forma eletrónica e desmaterializada, devendo a comunicação com entidades públicas externas ao Município ser feita, sempre que possível, também de forma desmaterializada.
- 4 -Com vista à total desmaterialização de todos os processos e ao cumprimento do princípio da gestão integrada da informação, devem os documentos que circulam em papel constar, simultaneamente, no aplicativo de gestão documental em utilização no Município, sendo-lhes atribuído um número único destinado à sua identificação.
- 5 -O aplicativo referido no número anterior deve ser o repositório de toda a informação constante nos processos administrativos, devendo garantir-se que:
- a)No registo de documentos externos ou internos é assegurado o preenchimento dos campos obrigatórios de forma correta e identificado o assunto;
- b)A organização do processo administrativo é efetuada por ordem cronológica, devendo estar agregados, no aplicativo, todos os documentos;
- c)Os documentos sejam selados após assinatura, com o intuito de que a circulação e visualização dos mesmos se processem de forma segura, assegurando a integridade da informação;
- d)Nos encaminhamentos, todas as informações e despachos sejam inseridos no aplicativo, garantindo a atualização da informação e facilitando a identificação imediata da fase em que o processo se encontra, bem como do seu gestor.
- 6 -Toda a correspondência rececionada, e que seja considerada pertinente, deverá ser registada no sistema de gestão documental, devendo, de igual forma, ser registado no documento em suporte de papel, caso exista, o correspondente número único de identificação e a data de entrada.
- 7 -Todos os documentos adotados pelo Município, incluindo os documentos de suporte ao sistema contabilístico em vigor, são numerados sequencialmente, assim como todos os exemplares que tiverem sido anulados ou inutilizados, com os averbamentos indispensáveis à identificação daqueles que os substituem, se for caso disso.
- 8 -Os documentos emitidos por suporte informático devem ter, sempre que possível, layout idêntico aos enunciados no número anterior e deverão ser numerados sequencialmente.
- 9 -Devem manter-se em arquivo, e conservados em boa ordem, todos os documentos de suporte, incluindo, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos, atendendo aos prazos e regras definidas na legislação em vigor.
- 10 -Os documentos de suporte deverão ser arquivados pelo serviço funcionalmente responsável, sendo que a organização do arquivo deve ter em conta a separação dos processos por ano, por série documental e por ordem numérica crescente, constituindo evidência dos registos que sobre eles foram efetuados.
Artigo 8.º — Produção, circulação e arquivo de documentos
Vigente desde: 12/02/2025