Art.º 29 · Aviso n.º 4461/2024 — Divisão de Administração Geral

1 -São competências da Divisão de Administração Geral:
1. a)Assegurar a coordenação e direção das atividades inerentes às áreas de Recursos Humanos, Segurança e Saúde no Trabalho, Administrativa, Gestão Documental e Apoio Jurídico, bem como definir e assegurar o cumprimento dos objetivos fixados para as mesmas;
2. b)Assegurar o expediente geral;
3. c)Assegurar, em colaboração com a área de informática, um sistema de gestão documental;
4. d)Assegurar a gestão do arquivo central e documentos em articulação com as unidades orgânicas;
5. e)Providenciar a limpeza de todas as instalações, mobiliário e equipamento;
6. f)Assegurar as tarefas inseridas nos domínios da gestão dos recursos humanos;
7. g)Elaborar o mapa de pessoal;
8. h)Elaborar o balanço social;
9. i)Proceder à estimativa anual das verbas a orçamentar em despesas com pessoal;
10. j)Assegurar as atividades de recrutamento e seleção de pessoal;
11. k)Assegurar o processamento de remunerações e outros abonos, das prestações sociais e retribuições legalmente definidas;
12. l)Assegurar os procedimentos inerentes à avaliação do desempenho dos trabalhadores;
13. m)Planear a formação profissional e promover a execução do plano de formação aprovado;
14. n)Promover a segurança e saúde no trabalho, o cumprimento das obrigações legais nessa matéria, designadamente, a realização de exames de vigilância da saúde, a elaboração dos relatórios e das fichas, bem como a organização e atualização dos elementos informativos relativos aos trabalhadores;
15. o)Assegurar a análise dos acidentes de trabalho e das doenças profissionais.
16. 1.1 -Compete à Secção de Recursos Humanos:
17. a)Efetuar a gestão administrativa de recursos humanos dos SMAS de Mafra nomeadamente, processar os vencimentos, desenvolver os procedimentos inerentes ao recrutamento, seleção, integração de trabalhadores e formação, controlar a assiduidade, em conformidade com os normativos legais, regulamentares e procedimentais aplicáveis, bem como providenciar pela informação e esclarecimento dos trabalhadores relativamente aos seus direitos e deveres;
18. b)Assegurar e manter atualizados os processos individuais de todos os trabalhadores dos SMAS de Mafra;
19. c)Proceder ao registo e controlo da assiduidade, pontualidade e das respetivas férias e licenças;
20. d)Elaborar o mapa de férias de acordo com o planeamento efetuado pelas diversas unidades orgânicas;
21. e)Elaborar mapas referentes ao absentismo e proceder à sua análise;
22. f)Instruir os processos inerentes à evolução na carreira dos trabalhadores;
23. g)Instruir os processos referentes a prestações sociais dos trabalhadores;
24. h)Efetuar o processamento dos vencimentos e abonos;
25. i)Assegurar a gestão das apólices de seguro relativas a trabalhadores, designadamente seguro de acidentes de trabalho;
26. j)Assegurar o reporte da informação sobre despesas com pessoal, bem como pessoal ao serviço, às entidades competentes;
27. k)Assegurar os procedimentos relacionados com entidades externas, ADSE, Caixa Geral de Aposentações, Instituto da Segurança Social e outras;
28. l)Organizar e acompanhar os processos dos acidentes de trabalho;
29. m)Promover a realização periódica dos exames de saúde no âmbito da medicina do trabalho.
30. n)Assegurar os procedimentos inerentes à avaliação do desempenho dos trabalhadores;
31. o)Efetuar a gestão dos procedimentos inerentes ao recrutamento e seleção de pessoal;
32. p)Acompanhar os processos de recrutamento, dando apoio administrativo aos respetivos júris;
33. q)Elaborar, em conjunto com as unidades orgânicas, o plano anual de formação, promover a sua execução e avaliar os resultados das ações de formação;
34. r)Assegurar a realização das ações de formação internas;
35. s)Assegurar o atendimento e esclarecimento dos trabalhadores;
36. t)Elaborar, rever e manter atualizado os perfis de competências dos postos de trabalho;
37. u)Elaborar o balanço social;
38. v)Promover, em colaboração com os serviços, o acolhimento e integração de novos trabalhadores;
39. w)Assegurar a limpeza e conservação das condições de higiene das instalações afetas à atividade dos SMAS de Mafra.
40. 1.2 -Compete à Secção Administrativa e Gestão Documental:
41. a)Organizar e gerir o arquivo geral, realizar o tratamento do expediente, gerir o economato e efetuar serviços administrativos diversos tanto interna como externamente;
42. b)Proceder à receção, registo e encaminhamento de toda a correspondência;
43. c)Assegurar o controlo da correspondência expedida;
44. d)Assegurar a gestão do arquivo central e documentos dos SMAS de Mafra em articulação com as unidades orgânicas;
45. e)Garantir o arquivo das deliberações do Conselho de Administração;
46. f)Colaborar na organização do expediente despachado destinado ao Diretor Delegado e às reuniões do Conselho de Administração;
47. g)Registar, afixar e efetuar o arquivo de editais, despachos, anúncios, avisos e outros documentos a publicitar;
48. h)Assegurar, em articulação com os outros serviços e de acordo com o procedimento estabelecido, as indemnizações a terceiros no âmbito da responsabilidade civil dos SMAS de Mafra;
49. i)Assegurar as atividades de receção, registo e distribuição de expediente externo e serviço de estafeta;
50. j)Organizar e manter atualizado um copiador geral de toda a correspondência expedida;
51. k)Assegurar a digitalização e o registo na gestão documental da correspondência externa e promover a sua distribuição pelas unidades orgânicas;
52. l)Assegurar a atualização sistemática do plano de classificação de arquivo, em articulação com os serviços produtores de documentos;
53. m)Assegurar a gestão dos stocks de material de escritório e de higiene e limpeza, desenvolvendo os procedimentos de aquisição e procedendo à receção e conferência de encomendas, entrega e respetivo registo do material requisitado.
54. 1.3 -Compete à Secção de Apoio Jurídico:
55. a)Emitir pareceres, proceder a estudos de natureza jurídica, elaborar informações, memorandos e propostas de relevância técnico-jurídica sempre que tal se mostre necessário, e analisar a legislação aplicável e de interesse para os Serviços Municipalizados;
56. b)Colaborar na elaboração de normas, regulamentos e posturas, bem como de propostas de alteração aos normativos vigentes da competência dos Serviços;
57. c)Emitir pareceres jurídicos que lhe sejam solicitados pelo Conselho de Administração ou pelo seu Presidente, pelo Diretor Delegado, bem como por todas as unidades orgânicas;
58. d)Verificar o conteúdo e rigor técnico-jurídico de deliberações, atos e contratos que lhe sejam submetidos para apreciação;
59. e)Prestar assessoria jurídica sempre que solicitada pelas diversas unidades orgânicas;
60. f)Elaborar, instruir e acompanhar os processos de contraordenações;
61. g)Instruir e acompanhar os processos disciplinares instaurados a trabalhadores dos Serviços;
62. h)Analisar, diariamente, a legislação publicada no Diário da República, promovendo a divulgação da que tenha aplicabilidade no âmbito de intervenção dos Serviços;
63. i)Preparar, de acordo com orientações que lhe forem transmitidas, minutas de acordos ou protocolos a celebrar com entidades públicas;
64. j)Propor a adoção de novos procedimentos ou alteração dos mesmos por parte dos serviços, nomeadamente quando exigidos pela alteração de disposições legais ou regulamentares;
65. k)Apoiar juridicamente os procedimentos de contratação e de execução dos contratos, de modo a garantir o seu enquadramento legal;
66. l)Preparar e enviar ao Tribunal de Contas os contratos sujeitos a fiscalização, com o apoio das Secções de Contabilidade e de Contratação Pública e das outras Divisões;
67. m)Apoiar as equipas de fiscalização, sempre que solicitado, de modo a assegurar a conformidade da realização de qualquer obra ou ação no terreno com o projeto, contrato ou disposições legais e regulamentares aplicáveis;
68. n)Instruir e dar parecer sobre reclamações e recursos hierárquicos, bem como exposições sobre atos e omissões ou procedimentos;
69. o)Apreciar e dar parecer sobre todas as questões que envolvam responsabilidade civil contratual e extracontratual dos SMAS de Mafra;
70. p)Verificar todos os trâmites processuais e apreciação de invocação de prescrição pelos utilizadores incumpridores, tendo em vista ou a emissão das certidões de dívida para cobrança coerciva, ou de outro modo, para declaração de dívida incobrável, por parte do Conselho de Administração;
71. q)Mediar a negociação e celebração de acordos com entidades terceiras no âmbito de litígios ocorridos nas atividades dos SMAS de Mafra;
72. r)Dar pareceres sobre todas as questões que envolvam proteção de dados pessoais;
73. s)Em articulação com o responsável pela gestão, tratamento e conservação de dados pessoais em posse dos SMAS de Mafra, garantir todos os direitos de acesso e proteção, bem como assegurar a interação com a Comissão Nacional de Proteção de Dados, quando se torne necessário.

Artigo 29.º — Divisão de Administração Geral