- 1 -São competências da Divisão Financeira e de Património:
- a)Assegurar a coordenação e direção das atividades inerentes às áreas de Contabilidade e Património, Controlo de Receita e Despesa e Contratação Pública, bem como definir e assegurar o cumprimento dos objetivos fixados para as mesmas;
- b)Assegurar a preparação dos Documentos Previsionais (Orçamento, Plano Plurianual de Investimentos e respetivas alterações orçamentais modificativas e permutativas);
- c)Assegurar o controlo financeiro do Orçamento, Plano Plurianual de Investimentos, e respetivas alterações orçamentais modificativas e permutativas aprovados;
- d)Preparar e organizar os documentos finais de prestação de contas, de acordo com o regime legal em vigor;
- e)Prestar contínua informação sobre o grau de execução do orçamento, plano plurianual de investimentos e da situação financeira dos SMAS de Mafra;
- f)Desenvolver no âmbito do plano de contas vigente a contabilidade analítica;
- g)Acompanhar a realização de auditorias internas e externas;
- h)Acompanhar os processos de certificação de qualidade;
- i)Efetuar a gestão e o controlo da carteira de apólices de seguros;
- j)Visar os resumos diários de tesouraria e subscrever e visar os documentos de despesa;
- k)Organizar e manter atualizado o cadastro e inventário dos bens móveis e imóveis dos SMAS de Mafra;
- l)Conferir mensalmente a evolução das contas, seus movimentos e composição dos saldos e proceder à correção quando necessário;
- m)Promover a atualização e acompanhamento da implementação do plano de prevenção de riscos de corrupção e de infrações conexas;
- n)Elaborar os relatórios de atividade da divisão;
- o)Preparar, periodicamente, a informação ou a documentação a enviar às entidades oficiais.
- 1.1 -Compete à Secção de Contabilidade e Património:
- a)Efetuar o tratamento de todos os documentos contabilísticos (conferência e lançamento) e elaborar mensalmente os mapas financeiros e demais informação para reporte à administração;
- b)Cabimentar as despesas a realizar;
- c)Processar e registar despesas devidamente autorizadas;
- d)Proceder ao inventário de bens, por regularização de ativos em curso para ativo tangível, após conhecimento de auto de receção provisória/ definitiva e/ou conta final da obra;
- e)Manter os registos de contabilidade e demais documentos, de acordo com as normas legais;
- f)No âmbito das suas atribuições, analisar, preencher e tratar as declarações inerentes às obrigações fiscais dos SMAS de Mafra, bem como os inquéritos que lhe sejam solicitados;
- g)Garantir mensalmente a atualização da conta corrente com fornecedores e fornecedores de investimentos (respetivas retenções/reforços de garantia inicial);
- h)Manter atualizada a movimentação de stocks, bem como a sua integração na contabilidade e acompanhar o responsável do armazém no processo de inventário anual de existências;
- i)Efetuar mensalmente o tratamento do IVA;
- j)Preparar a execução das alterações permutativas/modificativas dos documentos previsionais previamente aprovados;
- k)Analisar os diversos processos de aquisição, procedendo ao seu encerramento no devido momento;
- l)Produzir informação, de acordo com a norma de contabilidade de gestão (NCP 27), sobre rendimentos e gastos, para satisfazer as necessidades de informação na tomada de decisões, na determinação de preços e tarifas de prestação de serviços por atividade que devem estar justificadas pelo seu gasto;
- m)No âmbito das suas atribuições, elaborar os documentos previsionais dos SMAS de Mafra: Orçamento, Plano Plurianual de Investimentos e outros;
- n)Assegurar o acompanhamento e execução do plano anual de investimentos e orçamento;
- o)Assegurar o acompanhamento e valorização dos trabalhos para a própria entidade;
- p)Preparar a documentação e prestar a informação a enviar ao Tribunal de Contas, DGAL e outras entidades definidas por lei;
- q)Manter atualizado o cadastro e inventário dos bens móveis e bens imóveis dos SMAS de Mafra;
- r)Acompanhar, em conjunto com os responsáveis dos diversos serviços, ao inventário de bens móveis conforme previsto no Manual de Gestão de Ativos;
- s)Processar as depreciações e/ou amortizações e garantir o respetivo registo contabilístico;
- t)Proceder às operações de abate e alienação de bens patrimoniais;
- u)Assegurar a interlocução com o fornecedor de software de contabilidade;
- v)Promover a contratação dos seguros de âmbito patrimonial que se considerem necessários e assegurar a gestão permanente numa ótica de racionalidade financeira;
- w)Assegurar a efetivação de seguro para edificações/infraestruturas novas e respetivo recheio e/ou atualização de capitais em vigor, quando se trate de requalificações ou grandes reparações;
- x)Proceder à gestão financeira de toda a carteira de seguros patrimoniais dos SMAS de Mafra (inclusões ou propostas para contratação de novas apólices, exclusões e anulações, confirmação de avisos de débito, estornos, franquias, entre outros);
- y)Proceder à participação de sinistros (acidente automóvel, danos em edifícios e equipamentos, furto ou roubo, atos de vandalismo, entre outros), junto da entidade seguradora, na sequência de informações internas dos diversos serviços dos SMAS de Mafra, e diligenciar os procedimentos necessários, com vista ao ressarcimento das despesas reclamadas;
- z)Assegurar os registos obrigatórios inerentes às transferências de propriedade de veículos municipais;
- aa)Garantir as diligências necessárias para promover o registo predial e a inscrição matricial dos bens imóveis a eles sujeitos, bem como as respetivas atualizações prediais;
- 1.2 -Compete à Secção de Controlo de Receita e Despesa:
- a)Executar o processamento contabilístico e orçamental dos salários do pessoal;
- b)Organizar, controlar e arquivar todos os documentos de despesa;
- c)Providenciar a assinatura de ordens de pagamento das autorizações de despesa, cumprindo os prazos de pagamento com os fornecedores, setor público estatal e demais entidades, e respetivo registo;
- d)Proceder à conferência e controlo dos valores em caixa e bancos;
- e)Controlar o valor da dívida de clientes;
- f)Processar mensalmente as reconciliações bancárias;
- g)Produzir informação mensal sobre a execução da receita e da despesa e propor, se necessário, alterações permutativas/modificativas dos documentos previsionais previamente aprovados;
- h)Assegurar, controlar e registar a arrecadação e liquidação de todas as receitas, nomeadamente a cobrança interna e a externa ocorrida nos diversos postos de cobrança;
- i)Proceder à emissão dos meios de pagamento das diversas despesas, providenciando as respetivas assinaturas;
- j)Manter atualizada a informação diária sobre o saldo de disponibilidades;
- k)Analisar e controlar os extratos emitidos pelas instituições bancárias relativos aos saldos das contas bancárias dos SMAS de Mafra;
- l)Efetuar a gestão de saldos bancários, conferências e reconciliações bancárias;
- m)Elaborar os procedimentos necessários à restituição e anulação de receitas, após a devida autorização superior;
- n)Proceder ao controlo de operações extra-orçamentais;
- o)Proceder à manutenção e arquivo dos processos e demais documentos que decorreram por este serviço e cumprindo os prazos legais, remeter os mesmos para o Arquivo.
- 1.3 -Compete à Secção de Contratação Pública:
- a)Após as necessidades identificadas pelos diversos serviços requisitantes e na sequência de autorização competente, proceder à abertura dos procedimentos de aquisição de bens e serviços, em conformidade com as disposições inerentes à contratação pública;
- b)Efetuar consultas prévias ao mercado, mantendo informação atualizada sobre os preços dos bens e serviços mais significativos, em consonância com os preceitos legais aplicáveis, pautando-se por pressupostos de economia, eficácia e qualidade no sentido de garantir as aquisições necessárias para todos os serviços;
- c)Assegurar todo o procedimento administrativo tendente à adjudicação e contratação de aquisição de bens móveis e aquisição de serviços, nos termos das normas legais aplicáveis nos termos do Código dos Contratos Públicos;
- d)Para os efeitos da alínea anterior, e mediante o envio por parte dos setores proponentes dos elementos que sejam necessários, preparar e elaborar os anúncios, cadernos de encargos, convites, programas, minutas de contrato dos procedimentos de aquisição de bens móveis e aquisição de serviços;
- e)Emitir documentos da despesa subjacente, incluindo o controlo, via documento de estorno, de verbas cabimentadas e não adjudicadas;
- f)Assegurar o cumprimento do procedimento de compras;
- g)Proceder ao registo de todos os processos de contratação pública em Base de Dados, bem como levar a efeito os procedimentos a executar na plataforma eletrónica de contratação pública utilizada e as publicações a realizar no Portal dos Contratos Públicos;
- h)Elaborar as notas de encomenda, após adequada instrução dos processos;
- i)Submeter à apreciação dos serviços requisitantes a qualidade técnica dos materiais e serviços apresentados nas propostas;
- j)Proceder à avaliação contínua dos fornecedores em articulação com os gestores dos contratos, ao nível da eficiência e eficácia dos seus serviços;
- k)Garantir, através de articulação com os serviços requisitantes, a formalização das reclamações, resultantes de não-conformidades, junto do fornecedor, promovendo à elaboração de procedimento para o efeito;
- l)Controlar, monitorizar e divulgar pelos serviços requisitantes a informação concernente aos limites de valores de adjudicação, nos termos do Código dos Contratos Públicos.
Artigo 30.º — Divisão Financeira e de Património
Vigente desde: 26/02/2024