1 - São atribuições da Secção de Aprovisionamento:
a) Receber e controlar as requisições internas de material enviadas pelas diversas estruturas organizacionais da Câmara;
b) Verificar e validar os níveis de autorização de despesa emitidas pelas diversas áreas;
c) Apoiar as áreas no planeamento e programação dos processos de aquisição a desencadear;
d) Manter actualizada a base de dados de fornecedores, com informação sobre os seus dados e historial da performance;
e) Formalizar e manter actualizados procedimentos e métodos de trabalho uniformes a desenvolver nos processos de aquisição, sob coordenação do chefe da Divisão de Economia e Finanças;
f) Promover normas de controlo interno no âmbito da actividade da Secção;
g) Definir, implementar e acompanhar a aplicação das políticas de compras (prazos, categorias, relacionamento com fornecedores, níveis de autorização de requisições, etc.), tendo em consideração o cumprimento dos requisitos legais;
e) Proceder à elaboração de concursos públicos e outros procedimentos no âmbito das aquisições de bens e serviços;
f) Proceder às consultas ao mercado e pesquisa de fornecedores;
g) Seleccionar e qualificar fornecedores;
h) Emitir encomendas aos fornecedores, tendo em consideração as requisições internas aprovadas;
i) Comunicar o Gabinete de Apoio Jurídico dos contratos a realizar (entidades envolvidas e condições contratuais), para sua instrução;
j) Supervisionar e controlar as requisições oficiais emitidas pelo armazém, no âmbito dos contratos de fornecimento contínuos;
k) Controlar a recepção dos materiais de armazém e administrativos proceder à sua conferência com a guia de remessa e nota de encomenda;
l) Entregar o material requisitado pelas respectivas áreas requisitantes;
h) Gerir os seguros da Câmara (concurso público, negociação, accionamento do seguro, contactos com as entidades seguradoras e acompanhamento da liquidação dos seguros e da sua renovação);
i) Gerir o economato;
j) Gerir os processos de reclamações/devoluções no caso de não conformidades;
m) Controlar o grau de execução dos contratos de fornecimento de existências, bens e equipamentos e de manutenção destes últimos;
n) Promover a organização logística das existências em armazém e da implementação das respectivas normas de controlo interno;
o) Definir e organizar o sistema de arquivo da Secção.
2 - São atribuições específicas do armazém:
a) Promover o cumprimento das regras de controlo interno instituídas no âmbito da actividade de aprovisionamento (requisição, movimentação de bens em armazém, etc.);
b) Prover as áreas operacionais dos materiais solicitados através de requisições internas;
c) Controlar e registar, na aplicação informática, a movimentação das existências em armazém;
d) Proceder à recepção e conferência do material, e respectivas guias de remessa ou facturas, entregues no armazém;
e) Conferir as facturas e guias de remessa referentes ao material que entra em armazém com as requisições ao fornecedor;
f) Definir os critérios de acondicionamento/arrumação das existências adquiridas, de acordo com os níveis de eficiência desejados para a área;
g) Organizar e proceder à arrumação física do armazém;
h) Gerir as transferências de material entre armazéns;
i) Proceder à elaboração de inventários de armazém e realização de contagens físicas;
j) Supervisionar a manutenção e conservação das instalações;
k) Emitir as requisições oficiais de existências (relativas a contratos contínuos), com base no plano de compras;
l) Gerir o processo de reclamação/troca/devolução de existências do armazém junto dos fornecedores;
m) Planear periodicamente as compras de existências não administrativas com base no plano sectorial, da programação semanal das actividades dos serviços operativos e das requisições entregues no armazém;
n) Apoiar a unidade de manutenção e equipamento, da Divisão de Serviços Municipais e Ambiente, no âmbito da gestão da frota.
3 - Além das competências gerais previstas nos n.os 1 e 2, incumbe-lhes ainda exercer as demais funções, procedimentos ou tarefas que lhe forem cometidos por lei, norma, regulamento, deliberação, despacho ou determinação superiores.