Os trabalhadores da Unidade Orgânica de 3.º Grau Planeamento, Obras e Ambiente que garantem o apoio técnico e administrativo à Comissão deverão constituir ficheiros e registos toponímicos referentes ao Município, onde constarão os antecedentes históricos, biográficos ou outros, relativos aos nomes atribuídos aos espaços públicos, associados a um sistema de informação geográfica.