À Secção de Expediente Geral, que é dirigida por um chefe de secção, compete em matéria de:
1) Expediente e arquivo:
- a)Executar as tarefas inerentes à recepção, classificação, distribuição e expedição de correspondência do município e outros documentos dentro dos prazos respectivos;
- b)Promover a divulgação pelos diversos serviços das normas internas e demais directivas de carácter genérico;
- c)Dar cumprimento à legislação eleitoral na parte em que é da responsabilidade do município;
- d)Promover a elaboração do recenseamento militar;
- e)Registar e arquivar avisos, anúncios, éditos, editais, posturas, regulamentos e ordens de serviço;
- f)Assegurar todo o serviço de dactilografia e tratamento de texto não específico de outros serviços;
- g)Executar serviços administrativos de carácter geral não específicos de outras secções ou de serviços que não disponham de apoio administrativo próprio;
- h)Registar processos de contravenções, reclamações e recursos e dar-lhes o devido encaminhamento;
- i)Atender o público e encaminhá-lo para os serviços adequados quando for caso disso;
- j)Manter actualizados os registos, livros e ficheiros próprios da secção;
- k)Superintender no arquivo geral do município e propor a adopção de planos adequados, na articulação entre os arquivos sectoriais e o geral;
- l)Arquivar, depois de catalogados, todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços do município;
- m)Propor, logo que decorridos os prazos e nas condições legais, a inutilização de documentos;
- n)Facultar os demais serviços internos, documentos, reproduções ou processos, mediante requisição prévia, anotando as entradas e saídas;
- o)Velar pela conservação de todos os documentos arquivados.
2) Atendimento:
- a)Executar as tarefas de recepção e atendimento das pessoas que se dirijam aos serviços municipais, prestando-lhes todo o apoio para que obtenham resposta rápida às solicitações que apresentam;
- b)Inquirir, estatisticamente, quando for caso disso, da satisfação das solicitações apresentadas pelos munícipes;
- c)Proceder ao controlo de entradas e saídas no edifício de acordo com as normas de serviço;
- d)Auxiliar no preenchimento e preencher impressos, minutas, requerimentos, cartas e os documentos que lhe forem solicitados pelos munícipes, de acordo com as instruções superiores;
- e)Informar os serviços de apoio dos responsáveis municipais das entrevistas e reuniões que sejam solicitadas em contacto pessoal;
- f)Proceder ao encaminhamento do público para os serviços nas situações de atendimento personalizado;
- g)Anotar as reclamações que lhe forem apresentadas, remetendo-as em informação impressa para os serviços ou responsáveis municipais;
- h)Prestar as informações sobre processos de que disponha ou venha a ter acesso pela via informática.
3) Serviços gerais:
- a)Telefone:
1) Assegura o funcionamento da central telefónica;
2) Garante o funcionamento e ligação da rede interna;
3) Controla e anota o regime de chamadas internas para o exterior, debitando aos diversos intervenientes e serviços as respectivas chamadas;
4) Efectua as ligações para o exterior que lhe forem solicitadas pela via interna;
5) Apresenta, mensalmente, os mapas de chamadas oficiais e particulares a despacho do chefe de secção;
6) Visa a facturação apresentada pela empresa concessionária de serviço público antes do seu pagamento pela contabilidade.
- b)Apoio geral administrativo:
1) Procede ao transporte das informações do correio e das encomendas postais de e para a Câmara, à sua entrega personalizada e à sua distribuição interna e externa;
2) Procede à abertura e encerramento das instalações de acordo com as ordens superiores;
3) Verifica, no final da jornada de trabalho, a segurança das instalações, nomeadamente a inexistência do funcionamento dos aparelhos de aquecimento e arrefecimento e ao controlo das luzes internas;
4) Procede ao hastear e arrear das bandeiras nacional e municipal de acordo com instruções e normas superiores.
- c)Reprografia:
1) Garante a reprodução, corte, agrafagem e encadernação de documentos mediante o uso do equipamento existente;
2) Procede ao controlo administrativo deste trabalho.
- d)Limpeza e manutenção:
1) Assegura a limpeza e higiene das instalações e a rega das plantas ornamentais ao seu cuidado.
4) Fiscalização:
- a)Fiscalizar o cumprimento das posturas, regulamentos e outras formas legais para o qual lhes tenham sido conferidas competências, elaborando as respectivas participações de todas as anomalias detectadas no normal desempenho das suas tarefas;
- b)Assegurar, periodicamente, ao responsável pela divisão, informações escritas sobre a actuação da fiscalização, bem como das situações detectadas;
- c)Colaborar com os serviços de taxas e licenças na cobrança de taxas e licenças e outros rendimentos do município;
- d)Efectuar notações e citações;
- e)Executar qualquer outro trabalho relacionado com a natureza das suas funções.
5) Taxas e licenças:
- a)Promover a arrecadação de receitas municipais;
- b)Promover a suspensão de fornecimento e outros serviços aos munícipes, através dos serviços respectivos;
- c)Liquidar impostos, taxas, licenças e demais rendimentos municipais que não estejam cometidos a outros serviços;
- d)Conferir os mapas de cobrança das taxas de mercado e feiras;
- e)Conferir e passar guias de receita de serviços prestados aos munícipes;
- f)Emitir horários de funcionamento de estabelecimentos;
- g)Organizar processos relativos ao licenciamento sanitário e passar os respectivos alvarás, com cobrança das respectivas taxas;
- h)Proceder à cobrança de rendas de propriedades e outros créditos pessoais;
- i)Efectuar o expediente referente a licenças de uso e porte de arma de caça, de defesa e recreio, simples detenção e de transferência de armas;
- j)Organizar processos com vista à obtenção de cartas de caçador, bem como de outros relacionados com a caça;
- k)Organizar processos para concessão de licenças de condução de ciclomotores e registo de matrícula;
- l)Efectuar débitos ao tesoureiro.