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Artigo 31.º — Conferência de facturas e outros documentos

Vigente desde: 15/10/2003
  1. 1 -No Serviço de Contabilidade e Seguros, procede-se à conferência das facturas com a guia de remessa e requisição externa, devendo a factura apresentar prova de que foi apropriadamente conferida através da aposição de designação adequada, onde conste a menção "conferida/recebido", uma vez que a situação se encontre perfeitamente regularizada, são emitidas as ordens de pagamento.
  2. 2 -O Serviço de Contabilidade e Seguros deve classificar contabilisticamente a factura com indicação dos códigos da conta ou contas a movimentar e do código da conta do fornecedor.
  3. 3 -No caso de facturas recebidas com mais de uma via, é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo com a menção de duplicado.
  4. 4 -Quando a factura é recepcionada no Serviço de Contabilidade e Seguros, já lá se encontram todos os documentos que vão ser necessários para a sua adequada conferência.
  5. 5 -A conferência da factura engloba dois aspectos distintos:
    1. a)A confirmação que o fornecedor facturou aquilo que lhe foi encomendado e que foi, efectivamente, recebido e nas condições acordadas;
    2. b)A confirmação da veracidade dos cálculos aritméticos da mesma factura.
  6. 6 -Deve ser aposto na factura um carimbo com a indicação de que foi paga e com que meios, conferida e por quem, além da sua classificação contabilística.
  7. 7 -A conferência das facturas para fins de pagamento compreende:
    1. a)A verificação das condições acordadas para pagamentos, preços, quantidades, constantes da requisição externa;
    2. b)A verificação dos artigos e quantidades mencionados na factura com as guias de entrada;
    3. c)A verificação dos cálculos, como somas, multiplicações, descontos e outros;
    4. d)A verificação das despesas adicionais de compra como fretes, seguros, instalação e montagem e outras.
  8. 8 -De cada uma das empreitadas deverá existir no Serviço de Acompanhamento e Controlo de Projectos Comparticipados uma conta corrente permanentemente actualizada, para o que deverão recolher as informações necessárias junto do serviço responsável pela execução.
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