A organização e arquivo dos documentos oficiais referidos no artigo anterior obedecerá às seguintes regras gerais:
- a)Os originais dos documentos referidos na alínea a) serão arquivados em dossiers adequados na Secção de Administração e Financeira;
- b)Os originais dos documentos referidos nas alíneas b) e c) são numerados sequencialmente em cada ano civil, sendo arquivados na Secção de Administração Geral da Divisão Administrativa e Financeira;
- c)Os originais dos documentos referidos nas alíneas d), e) e f) são numerados sequencialmente em cada ano civil, sendo arquivados em dossiers adequados na Secção de Administração e Financeira;
- d)Os documentos referidos na alínea g) são arquivados sequencialmente, devendo as respectivas cópias ser arquivadas na Secção de Administração Geral da Divisão Administrativa e Financeira;
- e)Os documentos mencionados na alínea h) são numerados sequencialmente, organizados e arquivados nos respectivos processos, organizados e arquivados na Secção de Administração Geral da Divisão Administrativa e Financeira;
- f)Os documentos mencionados na alínea i) são numerados sequencialmente, organizados e arquivados no Serviço de Compras, Património e na Divisão Administrativa e Financeira;
- g)O registo dos fundos de maneio referido na alínea k) é escriturado, controlado e assinado pelo responsável pela Secção Financeira;
- h)Os originais dos documentos mencionados nas alíneas l) e m) são organizados e preparados pela Secção Financeira de colaboração com todas as outras unidades orgânicas;
- i)Os protocolos referidos na alínea l) são organizados e arquivados pelos serviços que intervierem directamente naqueles;
- j)Os originais e duplicados dos documentos mencionados na alínea o) são numerados sequencialmente em cada exercício económico coincidente com o ano civil, sendo arquivados na Secção Financeira;
- k)Os documentos mencionados na alínea p) são numerados sequencialmente em cada exercício económico coincidente com o ano civil, sendo o original entregue ao munícipe, o duplicado arquivado na Secção Financeira e o triplicado arquivado nos serviços emitentes;
- l)Os originais e duplicados das requisições externas referidas na alínea r) são numerados sequencialmente em cada exercício económico coincidente com o ano civil sendo o original remetido ao fornecedor, o duplicado destinado ao armazém e o triplicado e quadruplicado arquivados na Secção Financeira;
- m)As requisições internas mencionadas na alínea s) deverão ser emitidas em duas vias, das quais uma será arquivada no Serviço de Compras, Património ou Armazém e outra no serviço requisitante;
- n)O original do quadro de pessoal mencionado na alínea o) é organizado e arquivado pela Secção de Recursos Humanos;
- o)Os originais dos programas de concurso e caderno de encargos mencionados na alínea s) referentes a empreitadas de obras públicas são organizados pelas respectivas unidades orgânicas responsáveis pela promoção dos mesmos, no caso de se tratar de concursos de aquisição de bens e Serviço de Compras, Património e Seguros;
- p)Os originais e cópias dos ofícios enviados para o exterior, referenciados na alínea u), devem ser numerados com o registo de saída da Secção de Administração Geral da Divisão Administrativa e Financeira, sendo o duplicado arquivado de acordo com o classificador de arquivo geral e o triplicado arquivado no copiador geral daquela Secção de Administração Geral;
- q)As facturas mencionadas na alínea v) são numerados sequencialmente em cada ano económico, sendo o original e duplicado emitidos ao destinatário, o triplicado arquivado na Secção Financeira e o quadriplicado arquivado na Secção de Administração Geral da Divisão Administrativa e Financeira;
- r)Os telefaxes enviados para o exterior, mencionados na alínea w) devem ser arquivados sequencialmente, em cada ano civil nos serviços emissores;
- s)Os autos de consignação das empreitadas de obras públicas e os autos de recepção provisórios e definitivos referidos nas alíneas x) e y) são emitidos pela divisão de Água, sendo o original destinado ao empreiteiro e o outro exemplar para arquivar no respectivo processo de empreitada;
- t)As actas dos júris de concursos de pessoal mencionadas na alínea z) são arquivadas no respectivo processo de concurso na Secção de Recursos Humanos;
- u)As actas dos júris de concursos de fornecimentos de bens, locação, aluguer e aquisição de serviços, mencionadas na alínea aa), são arquivadas nos processos respectivos, cujo original é arquivado no Serviço de Compras, Património;
- v)As actas das comissões de abertura e de apreciação das propostas dos concursos de empreitadas de obras públicas mencionadas na alínea bb), bem como as actas dos júris de empreitadas de obras públicas mencionadas na alínea aa), são arquivadas nos processos respectivos, cujos originais são arquivados nos processos respectivos, cujos originais são arquivados na Divisão de Água;
- w)As informações internas mencionadas na alínea cc) constituem peças integrantes dos processos elaborados pelos respectivos serviços emissores da informação, pelo que são ali arquivados;
- x)Todos os documentos contabilísticos obrigatórios no âmbito do POCAL mencionados na alínea dd) são emitidos pela Secção Financeira, conforme a respectiva organização adoptada nos termos legais, sendo arquivados de acordo com o sistema contabilístico;
- y)Outros documentos não previstos, mencionados na alínea ee), mas que pela sua natureza venham a ser considerados oficiais, devem ser organizados e arquivados pela respectiva unidade orgânica incumbida da sua emissão.