Art.º 37 · Aviso n.º 804/2004 (2.ª série) - AP — Normas e procedimentos

1 -A importância em numerário existente em caixa, na tesouraria, no momento do seu encerramento diário não deve ultrapassar o valor definido pelo conselho de administração para cada ano económico.
2 -Em caso de reconhecida necessidade, o conselho de administração pode deliberar sobre a aprovação da constituição de fundos de maneio para ocorrer de despesas correntes de pequenas despesas correntes urgentes e inadiáveis.
3 -Para efeitos de controlo dos fundos de maneio, o conselho de administração deve deliberar, no início de cada exercício económico, que coincide com o início de cada ano civil, sobre a aprovação da constituição de fundos de maneio estritamente necessários, definindo as normas a que os mesmos devem obedecer, das quais deve constar:
1. a)Os limites máximos e a designação da unidade orgânica e dos respectivos responsáveis pelo seu movimento;
2. b)Os fundos de maneio funcionam durante o ano económico e até 31 de Dezembro de cada ano;
3. c)A efectação dos fundos de maneio, segundo a natureza das despesas, será feita nas correspondentes rubricas da classificação económica, cuja tarefa é de competência da Secção Financeira, sendo emitidas as respectivas ordens de pagamento, para efeitos da sua reconstituição;
4. d)Os fundos de maneio serão reconstituídos mensalmente contra a entrega dos documentos justificativos das despesas (recibo ou documento equivalente emitido de forma legal), sendo a sua escrituração da responsabilidade do chefe da Divisão Financeira, os quais devem ser assinados pelo respectivo responsável e pelo director-delegado;
5. e)A reposição dos fundos de maneio será efectuada na tesouraria até 31 de Dezembro de cada ano.
4 -A abertura de contas bancárias tituladas pelos SMA, fica sujeita a prévia deliberação do conselho de administração.
5 -As contas bancárias devem ser tituladas pelos SMA sendo movimentadas em simultâneo pelo tesoureiro ou substituto e pelo presidente do conselho de administração ou pelo vogal com competência delegada.
6 -A emissão de ordens de pagamento, só deve ser feita na posse dos seguintes documentos devidamente conferidos e autorizados:
1. a)Facturas;
2. b)Deliberação do conselho de administração;
3. c)Despachos.
7 -Os pagamentos devem ser efectuados através de numerário, cheque ou transferência bancária, em função do montante a pagar.
8 -Em princípio, só devem ser efectuados pagamentos de baixo valor em numerário. No acto do pagamento deve ser entregue o respectivo recibo e, na falta deste, é necessário apor a assinatura da entidade, e sempre que possível carimbo, na ordem de pagamento.
9 -A emissão de cheque e os cheques não preenchidos devem estar à guarda de um responsável designado para o efeito, o tesoureiro ou o seu substituto, o qual deverá providenciar no sentido de ficar com uma cópia de cada cheque emitido.
10 -Deve efectuar-se o registo do nome da entidade bancária e o número do cheque, na respectiva ordem de pagamento. Cada cheque deverá ser assinado pelo tesoureiro ou substituto, e pelo presidente do conselho de administração ou vogal com competência delegada, e autenticado através de selo branco. A assinatura de cheques só deve ser feita na presença da respectiva ordem de pagamento devidamente rubricada pelo chefe da Divisão Financeira, pelo director-delegado e pelo presidente do conselho de administração, que procedem à respectiva conferência do valor e do beneficiário. No acto do pagamento é aposto o carimbo na ordem de pagamento com a designação de pago, sobre o qual é aposto a data e assinatura do tesoureiro.
11 -Os cheques emitidos que tenham sido anulados, devem ser arquivados sequencialmente depois de inutilizadas as assinaturas, no caso dos mesmos terem sido assinados.
12 -Diariamente deve ser efectuada na tesouraria a entrega de todas as importâncias recebidas em dinheiro e ou cheque.
13 -Incumbe a todos os serviços autorizados, a emissão de guias de receita cuja cobrança destina-se aos cofres dos Serviços Municipalizados, bem como as referentes a quaisquer outros fundos destinados a outras entidades, em que sejam intervenientes os seus serviços.
14 -Os serviços emissores de guias de receita são, nomeadamente, os seguintes:
1. a)Pela Secção de Recursos Humanos - reposições de funcionários e agentes.
2. b)Pela Secção Financeira - (tesouraria):
  Juros de depósitos, obrigações e empréstimos;
  Transferências correntes e de capital;
  Empréstimos;
  Reposições abatidas nos pagamentos;
  Deduções nos pagamentos;
  Descontos dos vencimentos dos funcionários e agentes;
  Outras receitas a cargo da secção;
  Outros fundos por operação de tesouraria a cargo da secção;
  Venda de imobilizado.
3. c)Pela Secção de Administração Geral:
  Taxas e tarifas de água;
  Prestações de serviço;
  Ramais de água;
  Outras receitas a cargo da secção;
  Outros fundos por operações de tesouraria a cargo da secção.
15 -Cada serviço emissor deverá proceder à elaboração de um mapa resumo diário tendo por base as guias de receitas emitidas e enviar à Secção Financeira.
16 -A tesouraria deverá manter actualizadas as contas correntes das instituições de crédito tituladas pelos SMA.
17 -As reconciliações bancárias devem ser feitas mensalmente e confrontadas com os registos da contabilidade, por um funcionário a designar pelo director-delegado, que não tenha acesso às respectivas contas correntes. Depois de elaboradas devem ser visadas pelo director-delegado.
18 -Quando se verifiquem diferenças nas reconciliações bancárias, devem ser averiguadas e prontamente regularizadas sempre que se justifique, através de despacho do presidente do conselho de administração.
19 -Findo o período de validade dos cheques em trânsito, deve proceder-se ao respectivo cancelamento junto das instituições bancárias, efectuando-se os necessários registos contabilísticos de regularização.
20 -Os serviços autorizados a efectuar cobranças, devem debitar ao tesoureiro as guias de receita que não foram pagas durante o período normal, para cobrança virtual.
21 -Depois de efectuado o débito, se dentro do prazo de seis meses a cobrança não for efectuada, a tesouraria envia para o Sector de Execuções Fiscais da Câmara Municipal de Mirandela, através de uma certidão de dívida, por cada documento não cobrado, juntamente com uma relação dos devedores remissos, em que são registados todos os débitos não pagos naquele período. Se a cobrança for efectuada dentro dos seis meses, serão cobrados juros de mora.
22 -O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e documentos entregues à sua guarda é verificado na presença daquele, ou seu substituto, através de contagem física do numerário e documentos sob a sua responsabilidade, a realizar pelos funcionários designados pelo director-delegado, nas seguintes situações:
1. a)Trimestralmente e sem aviso prévio;
2. b)No encerramento das contas de cada exercício económico;
3. c)Aquando da exoneração do conselho de administração e até nova nomeação;
4. d)Quando for substituído o tesoureiro.
23 -São lavrados termos de contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, assinados pelos seus intervenientes e, obrigatoriamente, pelo presidente do conselho de administração, pelo director-delegado e pelo tesoureiro, na nomeação e exoneração do conselho de administração.
24 -No caso de substituição do tesoureiro, os termos de contagem serão também assinados pelo tesoureiro cessante.
25 -Para efeitos de controlo de tesouraria e do endividamento serão obtidos junto das instituições de crédito extractos de todas as contas de que os SMA são titulares.
26 -O tesoureiro responde directamente perante o conselho de administração pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas e os outros funcionários e agentes em serviço na tesouraria respondem perante o respectivo tesoureiro pelos seus actos e omissões que se traduzam em situações de alcance, qualquer que seja a sua natureza.
27 -O tesoureiro não é responsável por factos apurados que não lhe são imputados, excepto se, no desempenho das suas funções de gestão, controlo e apuramento de importâncias, houver procedido com culpa.
28 -Sempre que, no âmbito das acções inspectivas, se realize a contagem dos montantes sob responsabilidade do tesoureiro, compete ao presidente do conselho de administração, mediante requisição do inspector ou inquiridor, dar instruções às instituições de crédito para que forneçam directamente àquele, todos os elementos necessários para o exercício das suas funções.

Artigo 37.º — Normas e procedimentos