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Artigo 38.º — Normas e procedimentos

Vigente desde: 06/02/2004

Os métodos e procedimentos de controlo das contas de terceiros permitem, designadamente, assegurar que:

  1. 1 -As compras são efectuadas pelo Serviço de Compras, Património, com base em requisição externa ou contrato, após a verificação do cumprimento das normas legais aplicáveis, nomeadamente, em matéria de assunção de compromissos de concurso e de contratos.
  2. 2 -O processo de compra inicia-se no Serviço de Compras, Património, com base nos pedidos efectuados através de requisição interna ou informação emitidas nos serviços requisitantes, nas quais são considerados os seguintes procedimentos:
    1. a)O responsável pelos serviços requisitantes emitirá o parecer prévio acerca da necessidade de se proceder à aquisição dos bens ou serviços;
    2. b)A requisição interna ou a informação devem ser emitidas em dois exemplares, sendo um entregue no Serviço de Compras, Património e outro para arquivo nos serviços requisitantes;
    3. c)A requisição interna, na posse do Serviço de Compras, Património, é enviada à Secção Financeira para que esta informe, no mesmo documento, da existência ou não, de dotação orçamental, indicando a respectiva rubrica;
    4. d)O Serviço de Compras, Património verifica se o processo de aquisição está ou não sujeito a concurso ou simples consulta.
  3. 3 -O Serviço de Compras, Património e Seguros adoptará o procedimento administrativo adequado, para a aquisição de bens ou serviços, o qual será aprovado por despacho ou por deliberação do conselho de administração, com base no Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de Junho, referente ao Regime Jurídico de Despesas Públicas e da Contratação Pública, relativa à locação e aquisição de bens móveis e serviços, tendo por base:
    1. a)Concurso público;
    2. b)Concurso limitado por prévia qualificação;
    3. c)Por negociação com publicação prévia de anúncio;
    4. d)Por negociação sem publicação prévia de anúncio;
    5. e)Concurso limitado sem apresentação de candidaturas;
    6. f)Com consulta prévia;
    7. g)Ajuste directo.
  4. 4 -Em conformidade com cada uma das opções, será iniciado o processo nos termos legais, aplicando os procedimentos previstos no Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de Junho.
  5. 5 -Após selecção do fornecedor ao Serviço de Compras, Património procede à emissão de uma requisição externa.
  6. 6 -Nos casos de urgência comprovada será emitida uma requisição provisória, devendo, logo que possível, ser emitida a requisição externa definitiva.
  7. 7 -A requisição externa deve mencionar as quantidades e todas as especificações dos artigos a adquirir, preço unitário, descontos entre outros elementos igualmente importantes.
  8. 8 -A requisição externa deve ser assinada pelo responsável do Serviço de Compras, Património, pelo chefe da Secção Financeira, ou seu substituto com competências delegadas, e pelo director-delegado. Este documento deve ser emitido em quadriplicado, sendo:

    O original (via branca) destina-se ao fornecedor;

    O duplicado (via amarela) destina-se ao armazém;

    O triplicado (via rosa) para a Secção Financeira a fim de permitir a conferência da guia de remessa e respectiva factura do fornecedor e com a guia de entrada quando se trate de existências;

    O quadriplicado (via branca) para a Secção Financeira para arquivo (anexada ao próprio livro de requisições). Este permite a consulta, pois contém toda a informação relativa àquele fornecimento.

  9. 9 -O Serviço de Compras, Património e Seguros dará conhecimento ao armazém ou economato da realização das compras, através do envio de cópia da requisição externa.
  10. 10 -A conferência física (quantitativa) dos bens recebidas deve ser efectuada de imediato por um funcionário designado para o efeito (fiel de armazém, responsável do economato ou responsável pela obra). Havendo coincidência entre as quantidades contadas e as mencionadas na guia de remessa e na requisição externa, o responsável pela recepção assinará o destacável daquele documento. Deve ressalvar o facto de, posteriormente, se proceder ao controlo de qualidade e só então se proceder à recepção qualitativa. Para tal deve-se apor na cópia da guia de remessa para o fornecedor o carimbo mencionando "recepção de materiais sujeita a posterior conferência e verificação", assinatura e data.
  11. 11 -Os documentos indispensáveis à conferência da factura e que devem ser arquivados com ela são:
    1. a)O triplicado (via rosa) da requisição externa;
    2. b)O original da factura do fornecedor;
    3. c)A guia de remessa;
    4. d)A guia de entrada, quando se trate de existências (esta arquivada na gestão de stocks).
  12. 12 -Na Secção Financeira, procede-se à conferência das facturas com a guia de remessa, requisição externa e com a guia de entrada quando se trate de existências, devendo a factura apresentar prova de que foi propriamente conferida através da menção "conferida", após o que se procederá à emissão da respectiva ordem de pagamento.
  13. 13 -Caso se tratem de facturas relativas a obras incluídas no PPI dos SMA, os procedimentos são os seguintes:
    1. a)A factura é visada pela Divisão Técnica de Água, apondo a expressão "Está conforme o auto de medição n.º ...", assinatura e data;
    2. b)A conferência da factura é efectuada na Secção Financeira com o contrato ou com a proposta, conforme o valor da empreitada;
    3. c)São enviadas cópias das facturas, devidamente autenticadas, à CMM, na quantidade exigida. Se se tratarem de obras incluídas em candidaturas aos quadros comunitários de apoio, é a CMM que as remete às entidades competentes.
  14. 14 -A Secção Financeira deve classificar contabilisticamente a factura com indicação dos códigos da conta ou contas a movimentar e do código da conta do fornecedor, através do preenchimento de impresso próprio.
  15. 15 -Após estes procedimentos, são enviadas cópias dos documentos ao Serviço de Compras, Património, caso se trate de imobilizado.
  16. 16 -No caso de facturas recebidas com mais de uma via é aposto nas cópias, de forma clara e evidente, um carimbo com a menção "Duplicado".
  17. 17 -A conferência da factura para fins de liquidação e posterior pagamento engloba os seguintes aspectos:
    1. a)A verificação dos artigos e quantidades na factura com a guia de remessa, requisição externa e com a guia de entrada quando se trate de existências;
    2. b)A verificação dos cálculos, com somas, multiplicações, descontos e outros;
    3. c)A verificação das despesas adicionais de compra, como fretes, seguros, instalação, montagem e outras;
    4. d)A verificação das condições acordadas para pagamentos, preços e quantidades.
  18. 18 -Serão objecto de investigação todas as requisições externas e guias de remessa que não estejam conciliáveis.
  19. 19 -Serão examinadas as facturas dos fornecedores que não estejam de acordo com a restante documentação.
  20. 20 -Existirá controlo apropriado pela Secção Financeira sobre:
    1. a)Mercadorias recebidas e não facturas;
    2. b)Mercadorias em trânsito;
    3. c)Entregas parciais dos fornecedores;
    4. d)Descontos obtidos;
    5. e)Devoluções a fornecedores.
  21. 21 -Semestralmente, deve ser efectuada a reconciliação entre os extractos de conta corrente dos clientes e dos fornecedores com as respectivas contas dos SMA, por um funcionário designado pela Secção Financeira.
  22. 22 -Serão efectuadas, semestralmente, reconciliações na conta corrente de devedores e credores, pela Secção Financeira.
  23. 23 -Serão efectuadas, semestralmente, reconciliações nas contas "Estado e outros entes públicos", pela Secção Financeira.
  24. 24 -Serão efectuadas, semestralmente, reconciliações nas contas de empréstimos bancários com instituições de crédito, controlando-se o cálculo dos respectivos juros, pela Secção Financeira.
  25. 25 -É emitido e controlado mensalmente o balancete de fornecedores.
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