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Artigo 41.º — Normas de recepção quantitativa e qualitativa e entrada em armazém ou do economato

Vigente desde: 06/02/2004
  1. 1 -A unidade orgânica responsável pela recepção e fornecimento de materiais é o armazém.
  2. 2 -Na recepção quantitativa e qualitativa das existências e entrada em armazém ou do economato, são adoptados os procedimentos mencionados nos números seguintes.
  3. 3 -Logo que os bens requisitados chegam à entidade receptora, o responsável pela recepção tem de pedir ao transportador a guia de remessa, procedendo, ou mandando proceder, de imediato à contagem, pesagem ou medição dos bens recebidos.
  4. 4 -Aquando da recepção, os seus responsáveis devem verificar se o material possui requisição externa ou provisória, sendo que, em caso negativo deverão de imediato informar o responsável pelo Serviço de Compras, Património, o qual comunicará se foi autorizada a aquisição dos materiais.
  5. 5 -Havendo coincidência entre as quantidades contadas e as mencionadas na guia de remessa e na requisição externa, o responsável pela recepção assinará o destacável daquele documento, apondo a menção "Recebido".
  6. 6 -Deve ressalvar o facto de, posteriormente, se proceder ao controlo de qualidade e só então se proceder à recepção qualitativa. Para tal deve-se apor na cópia da guia de remessa para o fornecedor o carimbo mencionando recepção de materiais sujeita a posterior conferência e verificação, assinatura e data.
  7. 7 -Posteriormente deve apor-se na cópia da guia de remessa a menção da expressão "Conferido" (a qual já está datada e assinada e com a menção "Recebido".
  8. 8 -Nos casos que não exista coincidência com o encomendado, quer quantitativamente e ou qualitativamente, deverá o responsável pela sua recepção informar de imediato tal ocorrência o responsável pelo Serviço de Compras, Património, o qual comunicará o procedimento a ser adoptado.
  9. 9 -Deve emitir-se uma guia de entrada quando se tratar da recepção de existência, a qual conterá os seguintes elementos:
    1. a)Número, sequência e data de entrada;
    2. b)Nome do fornecedor ou obra;
    3. c)Número e data da requisição externa;
    4. d)Número e data da guia de remessa;
    5. e)Número e data da factura (se existir nessa altura);
    6. f)Código informático, designação e unidades de movimentação do material;
    7. g)Quantidade de entrada e ou devolvida;
    8. h)Visto e data de armazém.
  10. 10 -As sobras de materiais darão, obrigatoriamente, entrada em armazém, através da competente guia de devolução ou reentrada.
  11. 11 -A guia de entrada deve ser emitida em duplicado, sendo o original arquivado no Sector de Gestão de Stocks e o duplicado arquivado no armazém.
  12. 12 -A entrada dos bens é feita no sector designado para o efeito, obrigatoriamente distinto do Serviço de Compras, Património.
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