A guia de remessa é preenchida, em duplicado, pelo serviço produtor e assinada pelos responsáveis do serviço produtor e do Arquivo, sendo a sua distribuição a seguinte:
- a)O original pertence ao Arquivo constituindo prova das remessas efectuadas e sendo, provisoriamente, utilizado como instrumento de descrição e pesquisa.
- b)O duplicado é devolvido ao serviço de origem após ter sido conferido e completado com informação considerada pertinente.