- 1 -São competências do Serviço de Contabilidade e Tesouraria (SCT):
- a)Assegurar o normal funcionamento do sistema contabilístico dos Serviços;
- b)Efetuar o controlo da informação contabilística, verificando se cada documento está devidamente classificado;
- c)Garantir, através da contabilidade orçamental, o registo das receitas e despesas tendo em vista a elaboração da conta de gerência, efetuando o controlo das dotações das verbas consignadas a cada rubrica, através de cabimento e compromisso da despesa a realizar;
- d)Assegurar o registo dos documentos de despesa e conferir todos os movimentos processados, de acordo com as informações de base que lhes deram origem;
- e)Promover o pagamento das despesas mediante a emissão prévia das autorizações de pagamento, tendo em conta as disponibilidades correntes;
- f)Efetuar o controlo do cumprimento dos requisitos legais para efetivação de pagamentos e recebimentos;
- g)Proceder à emissão de documentos relativos aos pagamentos por cheque, transferência ou por caixa;
- h)Providenciar a assinatura de cheques e ordens de transferência bancária;
- i)Registar os movimentos, atualizando os respetivos ficheiros e processando as respetivas listagens de fornecedores, balancetes e extratos de conta;
- j)Proceder, com base em mapas informáticos, à análise e verificação das contas;
- k)Proceder à conferência e controlo das reposições aos fundos de maneio dos diversos Departamentos;
- l)Implementar normas de gestão dos fundos de maneio;
- m)Cumprir as disposições legais e regulamentares aplicáveis sobre a contabilidade, tendo em vista as determinações especiais que regem a atividade dos Serviços;
- n)Colaborar na elaboração dos orçamentos e alterações orçamentais, bem como das contas de gerência;
- o)Proceder à conferência de valores recebidos nos diversos locais de cobrança;
- p)Registar todos os recebimentos, com base nos mapas de recebimento emitidos pelos postos de cobrança;
- q)Assegurar o depósito diário das receitas em instituições bancárias e o controlo dos respetivos movimentos;
- r)Elaborar as previsões de tesouraria, nomeadamente as mensais e anuais, colaborando na preparação dos orçamentos periódicos.
- s)Gerir as disponibilidades das contas bancárias, assegurando as transferências entre bancos, de forma a garantir os saldos necessários aos pagamentos a efetuar pelos SMS;
- t)Proceder mensalmente à elaboração de reconciliações bancárias;
- u)Efetuar o controlo do cumprimento dos requisitos legais para efetivação de pagamentos e recebimentos;
- v)Assegurar o processo de pagamento por parte das entidades oficiais através de transferência bancária;
- w)No âmbito das suas atribuições, analisar, preencher e tratar as declarações inerentes às obrigações fiscais dos SMS, bem como os inquéritos que lhe sejam solicitados;
- x)Processar a repartição e imputação dos custos pelos diversos centros de custos;
- y)Promover a conciliação entre a contabilidade geral e a contabilidade analítica;
- z)Elaborar os mapas de custeio de cada centro de custo.
- 2 -São competências do Serviço de Compras, Contratação Pública e Património (SCCPP):
- a)Proceder à abertura dos procedimentos de bens e serviços depois de devidamente autorizados;
- b)Manter atualizado o registo de artigos, fornecedores e preços;
- c)Manter organizados os processos de aquisição de bens e serviços;
- d)Proceder a consultas ao mercado sobre preços e outras condições de fornecimento de materiais e serviços, assim como manter atualizado o respetivo ficheiro de preços;
- e)Elaborar as notas de encomenda, após adequada instrução dos processos;
- f)Assegurar todo o procedimento administrativo tendente à adjudicação e contratação de empreitadas de obras públicas, locação ou aquisição de bens móveis e aquisição de serviços, nos termos das normas legais aplicáveis à contratação pública;
- g)Para os efeitos da alínea anterior, e mediante o envio por parte dos setores proponentes dos elementos que sejam necessários, preparar e elaborar os anúncios, cadernos de encargos, convites, programas, minutas de contrato dos procedimentos de empreitadas de obras públicas, locação ou aquisição de bens móveis e aquisição de serviços, bem como proceder à remessa dos respetivos contratos ao Tribunal de Contas, quando aplicável nos termos da lei;
- h)Colocação dos procedimentos de contratação pública, de valores superiores a 5 000€, nas plataformas de contratação pública, no âmbito dos acordos quadro;
- i)Acompanhar, no âmbito das suas atribuições, a execução dos contratos relativos a fornecimentos de bens e serviços;
- j)Assegurar a administração do património dos SMS nos processos de aquisição e de alienação de imóveis, garantindo o cumprimento dos requisitos ligados aos procedimentos de compra e venda, e os subsequentes registos de propriedade e patrimoniais;
- k)Acompanhar os processos de aquisição de bens móveis, em articulação com os Serviços de forma a garantir o registo de inventário e a sua identificação;
- l)Promover, em estreita coordenação com as outras unidades orgânicas, à comunicação das alterações aos bens sob a sua responsabilidade, designadamente quanto a transferências, abates, reparações e beneficiações;
- m)Acompanhar os processos de abate comunicados pelos Serviços relativos aos bens móveis patrimoniais, assegurando a verificação dos requisitos para abate patrimonial e as operações de abate e de alienação dos bens;
- n)Garantir a realização de inventários periódicos aos bens patrimoniais dos SMS;
- o)Acompanhar os processos de seguros necessários à salvaguarda do património.
- 2.1 -São competências do Setor de Armazém e Gestão de Stocks (SAGS):
- a)Receber os materiais, procedendo à sua conferência e providenciando pelas suas cargas e descargas;
- b)Codificar, localizar, movimentar, arrumar e conservar os materiais armazenados a seu cargo;
- c)Receber as requisições para a aquisição de materiais e serviços, cumprindo e verificando os procedimentos em vigor para a sua efetivação;
- d)Alertar o Setor de Compras, Contratação e Património quando o stock está reduzido ou em excesso, assim como prestar outras informações necessárias para contabilização, controlo e gestão de stocks;
- e)Conferir e registar as entradas e saídas em Armazém, verificando quantidades e qualidade dos artigos, mantendo atualizado o ficheiro de existências;
- f)Providenciar pela recuperação de materiais;
- g)Acompanhar a atualização dos ficheiros de existências nos Armazéns;
- h)Informar superiormente os pontos de encomenda, stocks mínimos, casos de rutura de stocks e outros, de modo a permitir a constituição e gestão racional dos stocks de acordo com critérios definidos em articulação com o Armazém e as outras unidades operacionais;
- i)Receber as requisições para a aquisição de materiais e serviços, cumprindo e verificando os procedimentos em vigor para a sua efetivação;
- j)Submeter à apreciação dos requisitantes a qualidade técnica dos materiais e serviços apresentados nas propostas;
- k)Manter atualizado o registo de artigos, fornecedores e preços;
- l)Assegurar a gestão das existências em Armazém;
- m)Satisfazer os pedidos e devoluções feitas ao Armazém depois de devidamente autorizados;
- n)Realizar o inventário anual e intermédios dos artigos em armazém, de acordo com o definido pela Direção do Departamento;
- o)Zelar pela manutenção das condições de limpeza, arrumação e segurança do Armazém.
- 3 -São competências da Área de Gestão Documental (GGD):
- a)Assegurar a digitalização e o registo no sistema de gestão documental da correspondência recebida de acordo com o definido e a sua distribuição pelas unidades orgânicas;
- b)Assegurar o tratamento e controlo da correspondência expedida dos SMS;
- c)Assegurar a atualização sistemática do plano de classificação, em articulação com os serviços produtores de documentos;
- d)Receber vales e cheques dirigidos aos Serviços, fazer a respetiva listagem e entregá-la nos serviços de cobrança;
- e)Coordenar a distribuição de ordens de serviço, comunicações de serviço e outros documentos que não sejam adstritos a outros setores.
Artigo 2.º — Departamento Financeiro (DFIN)
Vigente desde: 26/04/2024