Compete ao arquivo geral intermédio do município zelar pelas boas condições de conservação das espécies em depósito, através das seguintes medidas:
- a)Criação de boas condições físicas, ambientais e de segurança da documentação à sua guarda;
- b)Identificação e envio para restauro ou encadernação das espécies danificadas;
- c)Promoção da transferência de originais para outro suporte documental, através das tecnologias mais adequadas a cada documento, tendo em conta a preservação e salvaguarda dos originais;
- d)Proibição do manuseamento das espécies a pessoal não autorizado.