Integrado no Departamento de Administração Geral funciona o Núcleo de Expediente e Atendimento, correspondente a cargo de direção intermédia de 3.º grau - Chefe de Núcleo -, ao qual compete, em geral, nomeadamente:
- a)Assegurar a receção, registo e distribuição pelos órgãos e serviços municipais dos documentos entrados no Município, bem como garantir a distribuição e expedição de toda a correspondência;
- b)Registar e encaminhar, de acordo com as diretivas e normas de gestão documental, todos os documentos e requerimentos apresentados, qualquer que seja o meio utilizado, garantindo sempre o conhecimento atempado e eficaz do seu curso e estado;
- c)Receber, tratar e responder a pedidos de informação, assegurando o tratamento das solicitações que possam ser de imediato respondidas;
- d)Proceder ao acolhimento e atendimento dos cidadãos em geral, de entidades e agentes económicos em particular, bem como à receção dos pedidos através dos canais de comunicação existentes;
- e)Implementar um atendimento multicanal integrado, operacionalizando o atendimento digital, presencial, postal, eletrónico e telefónico e criando e desenvolvendo canais complementares de atendimento não presencial, constituindo-se interlocutor principal no contacto com o munícipe, empresa ou empresário;
- f)Assegurar a gestão de Espaços Cidadão, e Lojas de Cidadão, no âmbito das atribuições e competências que vierem a ser cometidas ao Município;
- g)Gerir os postos de atendimento municipal;
- h)Articular com as unidades orgânicas competentes novas formas simplificadas de atendimento, tendo em vista uma relação personalizada e qualificada;
- i)Proceder a operações de cobrança de taxas e outras receitas municipais, no âmbito do atendimento municipal;
- j)Assegurar a publicação e divulgação de avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos, despachos e ordens de serviço;
- k)Arquivar avisos, editais, anúncios, posturas, regulamentos, despacho, ordens de serviço, contratos e protocolos;
- l)Emitir os certificados de residência dos cidadãos da União Europeia;
- m)Gerir os arquivos municipais, designadamente recolhendo, conservando, organizando e fornecendo os documentos, seja qual for o seu suporte, produzidos e acumulados por processo natural, de forma organizada e seriada e em qualquer época pelo Município;
- n)Colaborar na dinamização de aplicações informáticas de circulação e gestão documental;
- o)Identificar os fundos arquivísticos públicos ou privados, com interesse histórico para o Município, e promover a sua aquisição ou doação para o arquivo municipal;
- p)Realizar e apoiar ações de estudo, investigação e divulgação da documentação existente nos arquivos;
- q)Recolher os documentos produzidos por outras instituições já extintas, cujas funções a Câmara Municipal tenha assumido ou que tenham sido, por qualquer motivo, colocadas à sua guarda, mesmo que produzidos por uma pessoa física ou outra instituição pública ou privada;
- r)Gerir de forma integrada o arquivo administrativo e corrente, assegurando o acesso à documentação arquivada em condições de segurança e rapidez;
- s)Promover e apoiar ações de estudo, investigação e divulgação da documentação existente nos arquivos;
- t)Organizar e gerir de forma integrada o arquivo estático do Município, assegurando a conservação e acesso à documentação arquivada nas convenientes condições de segurança e prontidão;
- u)Efetuar o atendimento aos utentes municipais em todas as suas vertentes (acolhimento, receção de documentos, informações, gestão das reclamações e sugestões, cobranças, etc.);
- v)Promover a informação ao consumidor, nomeadamente em relação à defesa dos seus direitos e promovendo o recurso à mediação de conflitos, bem como colaborar com entidades e associações de defesa do consumidor;
- w)Coordenar no processo de definição, implementação, manutenção e melhoria contínua do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), de acordo com a norma NP EN ISO 9001 -2008 a aplicar nos serviços municipais;
- x)Garantir, no âmbito do SGQ, a realização de auditorias internas aos serviços e processos, bem como às aplicações informáticas, de acordo com o programa anual de auditorias aprovado, bem como verificar a implementação das ações corretivas decorrentes dos Relatórios das auditorias realizadas;
- y)Assegurar e otimizar os recursos necessários à efetiva implementação e melhoria do SGQ e desenvolver parcerias entre os Serviços e destes com as partes interessadas;
- z)Melhorar continuamente a eficácia do SGQ, apostando na modernização dos serviços prestados, na melhoria contínua dos processos, nas práticas de trabalho e na simplificação dos procedimentos, conducentes a resultados adequados aos requisitos, necessidades e expectativas dos clientes e partes interessadas, e em permanente diálogo entre os serviços e clientes;
- aa)O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.