Aos responsáveis dos arquivos centrais ou intermédios compete designadamente:
- a)Integrar ou coordenar as equipas de avaliação e selecção de documentos a que se refere o Decreto Legislativo Regional n.º 26/99/M, de 27 de Agosto;
- b)Produzir e implementar nos serviços outros instrumentos de gestão de documentos, designadamente planos de classificação de arquivos correntes e manuais de procedimentos, bem como normalizar e racionalizar a produção e utilização de documentos e formulários, racionalizar os circuitos documentais e, ainda, estabelecer as tipologias documentais e os planos de transferência de documentos;
- c)Formar e prestar apoio técnico ao pessoal dos serviços sobre a aplicação do sistema geral de gestão de documentos da instituição;
- d)Recolher a documentação semi-activa da qual ainda não tenham decorrido os prazos de conservação administrativa;
- e)Elaborar os instrumentos de controlo da documentação depositada no seu arquivo, de modo a permitir o respectivo controlo e identificação;
- f)Garantir as condições de conservação da documentação depositada no seu arquivo;
- g)Gerir a consulta e o empréstimo da documentação depositada no seu arquivo;
- h)Aplicar as portarias de gestão de documentos, procedendo às eliminações determinadas e remetendo para o arquivo definitivo a documentação de conservação permanente;
- i)Colaborar com o órgão de gestão dos arquivos da Região Autónoma da Madeira na elaboração e implementação de orientações técnicas e instrumentos de gestão de documentos, designadamente planos de classificação comuns para a administração pública regional, relativos às funções de gestão ou funções meio, e de planos de classificação específicos para cada organismo no que toca às funções específicas ou de fim;
- j)Colaborar com o órgão de gestão dos arquivos da Região Autónoma da Madeira na concepção e implantação de um sistema informático de gestão de documentos para a generalidade da administração regional autónoma, que contemple todo o ciclo de vida do documento, desde a entrada, classificação, circulação, despacho, descrição, arquivo, transferências, selecção e eliminação.