1 - Quando a iniciativa para a concessão das medalhas não partir das entidades referidas nos artigos 33.º e 34.º, é organizado um processo de condecoração, instruído com os seguintes documentos:
a) Proposta devidamente fundamentada do comandante, director ou chefe da unidade, estabelecimento ou órgão a que o militar pertence, onde sejam detalhadamente apontados os actos ou serviços meritórios praticados pelo proposto, com a indicação da modalidade e grau ou classe da medalha objecto da proposta;
b) Fotocópia autenticada da nota de assentos ou de documento equivalente;
c) Informação de todos os escalões por onde transita o processo, de acordo com a via hierárquica estabelecida;
d) Certificado do registo criminal, dispensável para os militares nacionais que não tenham estado afastados do serviço efectivo, quando se trate da concessão da medalha de comportamento exemplar.
2 - Além dos documentos enunciados nas alíneas a) a c) do número anterior, os processos relativos à concessão das medalhas de valor militar e da cruz de guerra devem incluir cópias autenticadas dos planos, directivas, relatórios de operações ou outros documentos julgados necessários ou de interesse, onde conste a citação individual do elemento a agraciar pelo acto ou feito praticado e, sempre que possível, o depoimento de testemunhas.
3 - Do relatório de operações referido no número anterior deve constar:
a) O grau de risco de vida corrido pelo elemento a agraciar, debaixo de fogo ou em contacto com o inimigo;
b) O número de baixas verificado no decurso da operação;
c) O conjunto de virtudes de abnegação, valentia e alta noção do dever militar e da disciplina reveladas pelo elemento a agraciar;
d) As decisões correctas e oportunas tomadas no exercício de funções de comando, em situação de perigo, que denotem grande coragem moral, excepcional capacidade de decisão e alta noção da grandeza do dever militar e da disciplina;
e) A importância do feito praticado.
4 - Sempre que o chefe de estado-maior do ramo entender conveniente pode solicitar parecer ao respectivo conselho superior de disciplina.