1 - As entidades organizadoras devem comunicar ao IPJ, I. P., e este à Autoridade de Segurança Alimentar e Económica (ASAE) a abertura de cada campo de férias com a antecedência mínima de 20 dias úteis relativamente ao início das respectivas actividades.
2 - Da comunicação referida no número anterior devem constar os seguintes elementos:
a) Cronograma descritivo das actividades de cada campo de férias;
b) Identificação do pessoal técnico;
c) Número mínimo e máximo de participantes;
d) Limite mínimo e máximo de idades dos participantes;
e) Preço da inscrição;
f) Identificação das instalações previstas no artigo 11.º;
g) Auto de vistoria para o efeito do cumprimento do disposto no artigo 11.º
3 - Devem ser informadas as entidades policiais, os delegados de saúde e os corpos de bombeiros da área onde se realizam os campos de férias com uma antecedência mínima de 48 horas antes do início das respectivas actividades, bem como uma indicação clara da respectiva localização e calendarização.
4 - Durante todo o período em que decorre o campo de férias devem as entidades organizadoras instruir e manter disponível um ficheiro actualizado no qual constem os seguintes documentos:
a) Cronograma de actividades;
b) Projecto pedagógico e de animação;
c) Regulamento interno;
d) Lista identificativa dos participantes e respectiva idade;
e) Contactos e declaração de autorização dos pais ou representantes legais dos jovens menores;
f) Apólices dos seguros obrigatórios;
g) Contactos dos centros de saúde, hospitais, autoridades policiais e corporações de bombeiros mais próximos dos locais onde se realizem as actividades;
h) Ficha sanitária individual;
i) Identificação do pessoal técnico, documentos comprovativos das respectivas qualificações e declaração que confirme a aptidão física e psíquica para o desempenho das funções, nos termos do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 242/2009, de 16 de Setembro;
j) Autos de vistoria previstos no artigo 11.º
5 - Sempre que as informações previstas no n.º 2 do presente artigo não se encontrem devidamente prestadas deve o IPJ, I. P., solicitar a sua correcção à respectiva entidade organizadora, no prazo máximo de cinco dias, disso dando conhecimento à ASAE.