Art.º 32 · Decreto Regulamentar Regional n.º 8/2011/A — Divisão de Administração Geral

1 -À Divisão de Administração Geral compete assegurar a gestão documental, bibliográfica e do arquivo, o serviço de expediente, a gestão da disponibilidade dos meios materiais, instalações e infra-estruturas necessários ao funcionamento do IDSA, IPRA, a elaboração do orçamento do IDSA, IPRA e da conta global, bem como a consolidação contabilística do IDSA, IPRA e a normalização e acompanhamento dos movimentos de tesouraria realizados, designadamente:
1. a)Coordenar, através dos respectivos Núcleos, as actividades dos recursos administrativos que possam encontram-se geograficamente deslocalizados em Unidades de Atendimento, em Divisões ou em Núcleos;
2. b)Assegurar as actividades de apoio de secretariado e coordenar funcionalmente os assistentes técnicos nesta função;
3. c)Protocolar, expedir, receber, registar, classificar e distribuir a correspondência, documentos e meios de pagamento, em articulação com os serviços locais;
4. d)Efectuar a gestão da biblioteca do IDSA, IPRA, incluindo a preservação e organização das espécies bibliográficas e a sua utilização por parte dos serviços do IDSA, IPRA;
5. e)Elaborar e submeter para decisão do conselho directivo as propostas de aquisição de espécies bibliográficas de conteúdo relevante para a actividade do IDSA, IPRA, em articulação com os restantes departamentos;
6. f)Executar tarefas de impressão, reprodução e encadernação de documentos e impressos;
7. g)Gerir os impressos do IDSA, IPRA, assegurando a sua existência em inventário e a sua permanente actualização;
8. h)Elaborar e implementar o plano geral de arquivo;
9. i)Assegurar a recepção, processamento e arquivamento regular do material de arquivo;
10. j)Organizar o arquivo físico, tendo em vista a boa conservação e fácil consulta dos documentos, apoiando tecnicamente os serviços e entidades que necessitem de os consultar;
11. k)Definir e implementar normas de selecção e expurgo de documentos, no estrito respeito pela legislação em vigor;
12. l)Estudar, propor e promover a utilização de novas técnicas e ferramentas para a armazenagem e registo documental, em articulação com a Divisão de Sistemas e Tecnologias de Informação;
13. m)Coordenar as actividades dos recursos administrativos de expediente e apoio administrativo que possam estar geograficamente deslocalizados;
14. n)Definir normas e procedimentos sobre o funcionamento dos serviços e equipamentos internos de apoio social existentes, garantindo condições de qualidade e eficiência aos respectivos clientes;
15. o)Realizar regularmente inquéritos de qualidade junto dos clientes dos serviços e equipamentos internos de apoio social;
16. p)Definir e rever os contratos de prestações de serviço com entidades externas, conexos com os serviços e equipamentos internos de apoio social, e fiscalizar o cumprimento dos mesmos;
17. q)Gerir os serviços e equipamentos internos de apoio social existentes localmente;
18. r)Efectuar o levantamento regular das necessidades de obras de construção, remodelação ou conservação, nos edifícios ocupados pelos serviços do IDSA, IPRA, em articulação com os restantes departamentos;
19. s)Elaborar e submeter para aprovação do conselho directivo o projecto anual de obras de construção, remodelação ou conservação, nos edifícios ocupados pelos serviços do IDSA, IPRA;
20. t)Acompanhar a execução de obras de conservação e restauro necessárias às instalações dos serviços, em articulação com as restantes áreas;
21. u)Efectuar regularmente, junto dos departamentos, o levantamento, análise e avaliação das necessidades de aquisição de mobiliário;
22. v)Elaborar e submeter para aprovação do conselho directivo a proposta de aquisição de mobiliário;
23. w)Promover a recepção, conservação e distribuição do mobiliário adquirido para utilização pelos serviços centrais do IDSA, IPRA;
24. x)Assegurar a gestão das garagens e viaturas do IDSA, IPRA, em articulação com os restantes departamentos, registando e controlando os gastos com a sua manutenção, alocando os seus serviços aos departamentos que o solicitem e promovendo a sua renovação sempre que tal se justifique;
25. y)Promover a inventariação regular dos bens móveis existentes no IDSA, IPRA, em articulação com os restantes departamentos;
26. z)Assegurar a gestão e renovação do mobiliário e promover as respectivas acções de alienação e abate, sempre que tal se justifique;
27. aa)Efectuar regularmente, junto dos departamentos, o levantamento, análise e avaliação das necessidades de aquisição de bens e serviços;
28. bb)Elaborar e submeter para aprovação do conselho directivo a proposta de aquisição de bens e serviços;
29. cc)Elaborar consultas, programas de concursos, cadernos de encargos e outros procedimentos relativos à aquisição de bens e serviços;
30. dd)Promover a recepção, de acordo com os contratos de aquisição estabelecidos, armazenamento e distribuição de bens adquiridos para utilização pelos serviços centrais do IDSA, IPRA;
31. ee)Assegurar o planeamento de inventário, por forma a minimizar custos de imobilização e efectuar a sua imputação aos respectivos centros de custo;
32. ff)Promover a realização de inventários e contagens periódicas dos armazéns e dos depósitos, em articulação com os restantes departamentos;
33. gg)Assegurar a deslocação dos funcionários do IDSA, IPRA, quando em serviço, procedendo a marcações e reservas das viagens e alojamento;
34. hh)Definir e implementar normas e princípios contabilísticos em colaboração com o IGFSSA, IPRA e de acordo com o Plano Oficial de Contabilidade das Instituições dos Sistema de Solidariedade e Segurança Social (POCISSSS);
35. ii)Proceder à definição, uniformização e implementação de procedimentos contabilísticos do IDSA, IPRA;
36. jj)Assegurar a imputação e distribuição de custos pelos centros de custo, através da utilização de métodos de contabilidade analítica;
37. kk)Proceder à recepção e registo contabilístico de todos os documentos inerentes à actividade dos serviços do IDSA, IPRA;
38. ll)Efectuar auditorias internas ao processo contabilístico, assegurando a conformidade de todos os registos efectuados;
39. mm)Elaborar e implementar regras e procedimentos necessários à elaboração das várias peças das demonstrações financeiras;
40. nn)Elaborar o relatório de contas do exercício e demonstrações financeiras de acordo com o POCISSSS;
41. oo)Assegurar a abertura e fecho dos períodos contabilísticos em articulação com o IGFSSA, IPRA e o IGFSS;
42. pp)Disponibilizar, junto dos órgãos de fiscalização e controlo, a informação financeira adequada;
43. qq)Emitir orientações sobre a apresentação de contas das IPSS, apoiando tecnicamente as IPSS na elaboração dos respectivos relatórios de contas;
44. rr)Proceder à definição e implementação de normas e procedimentos, em articulação com os departamentos do IDSA, IPRA, por forma a garantir a uniformidade de funcionamento da tesouraria;
45. ss)Afectar e coordenar funcionalmente os tesoureiros das Unidades de Atendimento;
46. tt)Analisar e controlar os planos de tesouraria dos serviços de atendimento e propor os ajustes necessários decorrentes da execução de fundos;
47. uu)Controlar a movimentação dos fundos de maneio dos serviços e estruturas do IDSA, IPRA;
48. vv)Assegurar a articulação com as entidades nacionais e regionais competentes para a concretização das transferências financeiras definidas, observando as orientações emitidas pelo departamento governamental competente em matéria de solidariedade e segurança social;
49. ww)Assegurar, em articulação com o Núcleo de Gestão da Cooperação, a concretização das transferências financeiras definidas nos acordos de cooperação;
50. xx)Proceder à gestão das operações de tesouraria;
51. yy)Preparar e elaborar, em articulação com os restantes departamentos do IDSA, IPRA e com o conselho directivo, o projecto de orçamento do IDSA, IPRA;
52. zz)Aplicar os critérios e normas de elaboração e execução orçamentais em articulação com as entidades nacionais e regionais competentes, observando as orientações emitidas pelo departamento governamental competente em matéria de solidariedade e segurança social;
53. aaa)Coordenar a mobilização dos meios financeiros exigidos pelo orçamento do IDSA, IPRA;
54. bbb)Efectuar a análise e tratamento de dados financeiros no âmbito da gestão e execução orçamental;
55. ccc)Propor, em articulação com o departamento governamental competente em matéria de solidariedade e segurança social e demais entidades nacionais e regionais competentes, as revisões orçamentais necessárias;
56. ddd)Assegurar o controlo e gestão dos fundos comunitários;
57. eee)Garantir e suportar os meios para que se efectuem os fluxos financeiros nas unidades de ilícitos;
58. fff)Desempenhar outras tarefas ou actividades superiormente determinadas.
2 -A Divisão de Administração Geral compreende:
1. a)O Núcleo de Expediente e Apoio Administrativo para o desempenho das competências previstas nas alíneas b) a m) e fff) do número anterior;
2. b)O Núcleo de Apoio Social Interno para o desempenho das competências previstas nas alíneas n) a q) e fff) do número anterior;
3. c)O Núcleo de Gestão de Instalações e Infra-Estruturas para o desempenho das competências previstas nas alíneas r) a z) e fff) do número anterior;
4. d)O Núcleo de Aprovisionamento para o desempenho das competências previstas nas alíneas aa) a gg) e fff) do número anterior;
5. e)O Núcleo de Contabilidade Geral para o desempenho das competências previstas nas alíneas hh) a qq) e fff) do número anterior;
6. f)O Núcleo de Tesouraria para o desempenho das competências previstas nas alíneas rr) a xx) e fff) do número anterior;
7. g)O Núcleo de Gestão Orçamental para o desempenho das competências previstas nas alíneas yy) a fff) do número anterior.
3 -A Divisão de Administração Geral é dirigida por um chefe de divisão, cargo de direcção intermédia de 2.º grau.
4 -O Núcleo de Expediente e Apoio Administrativo, o Núcleo de Apoio Social Interno, o Núcleo de Gestão de Instalações e Infra-Estruturas, o Núcleo de Aprovisionamento, o Núcleo de Contabilidade Geral, o Núcleo de Tesouraria e o Núcleo de Gestão Orçamental são coordenados por funcionários designados para o efeito através de deliberação do conselho directivo do IDSA, IPRA, sendo-lhes aplicável o disposto no artigo 7.º do Decreto Legislativo Regional n.º 2/2005/A, de 9 de Maio, alterado pelos Decretos Legislativos Regionais n.os 2/2006/A, de 6 de Janeiro, 8/2008/A, de 31 de Março, e 17/2009/A, de 14 de Outubro, ou por funcionários com a categoria de coordenador técnico da carreira geral de assistente técnico.

Artigo 32.º — Divisão de Administração Geral

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