Art.º 72 · Deliberação n.º 434/2022 — Reconstituição e periodicidade dos fundos de maneio

1 -O fundo de maneio inicial é reconstituído, sempre que tal se justifique.
2 -A reconstituição efetua-se mediante a apresentação de documentos de despesa, até ao montante igual ou aproximado por defeito, ao fundo de caixa constituído inicialmente.
3 -Os documentos são classificados e agrupados por conta SNC-AP e registados no módulo de "Pequenas Despesas" da aplicação informática de gestão financeira, pelos serviços responsáveis pela execução do fundo de maneio, devendo, posteriormente, ser efetuados todos os lançamentos contabilísticos inerentes ao registo da despesa por parte da DGF.
4 -Após as operações contabilísticas referidas no número anterior, é elaborado um memorando para reforço de fundo de maneio, com a relação dos documentos, evidenciando o saldo inicial e o saldo final, que deve servir de capa para o processo contabilístico, dele fazendo parte integrante.
5 -Os documentos de suporte da despesa são enviados para autorização ao dirigente com competência para tal.
6 -A contabilização dos documentos é efetuada de modo a individualizar o responsável pelo fundo de maneio, sendo movimentadas as contas de terceiros, por contrapartida da conta 118 - Fundo de Maneio (subdividida de modo a individualizar o responsável do fundo de caixa).
7 -Os documentos de despesa que suportam o fundo de maneio devem obedecer às seguintes normas:
1. a)Estar emitidos em nome do IPSantarém, constando igualmente o NIPC institucional, sob pena de devolução do(s) documento(s) à entidade emissora e da não reconstituição do fundo;
2. b)Cumprir as normas legais referentes à emissão de documentos comerciais;
3. c)Estar identificado o responsável do serviço que solicitou a despesa e, se aplicável, o evento a que se destinou;
4. d)Verificar-se a aposição de carimbo com a menção "PAGO";
5. e)Conter a identificação do trabalhador beneficiário da despesa, no caso de despesas de representação dos serviços.
8 -Os documentos devem estar qualificados, quantificados e corretamente identificados os bens ou serviços adquiridos, evitando-se designações genéricas, do tipo "diversos".

Artigo 72.º — Reconstituição e periodicidade dos fundos de maneio

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