- 1 -Toda a correspondência rececionada nos serviços do IPSantarém é obrigatoriamente registada no próprio dia, com data e número de entrada, digitalizada e disponibilizada, eletronicamente, na aplicação informática para gestão documental do serviço a que se destina.
- 2 -Toda a documentação entrada no Setor de Expediente e dirigida ao IPSantarém é aberta e registada, exceto se existir indicação de confidencial e/ou nome do destinatário.
- 3 -Previamente à inserção da qualquer entrada de um documento na aplicação de suporte, deve proceder à digitalização da informação, sendo imediatamente disponibilizada eletronicamente e remetida ao serviço a que se destina, através do sistema de gestão documental e de acordo com as normas existentes para a sua utilização, para instrução e análise do respetivo processo.
- 4 -Toda a documentação a ser expedida para o exterior é remetida ao Setor de Expediente.
- 5 -A correspondência remetida pelas várias áreas deve cumprir as regras definidas em relação ao modelo de ofício que está predefinido e devidamente formatado para o efeito, implementado pelo Sistema de Gestão e Garantia da Qualidade.
- 6 -O não cumprimento das regras definidas, determina a imediata devolução dos ofícios aos serviços emitentes.
Artigo 94.º — Disposições Gerais
Vigente desde: 06/04/2022
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Em vigor desde 06/04/2022