Art.º 9 · Despacho (extrato) n.º 4616/2021 — Correio eletrónico

1 -A ACT disponibiliza o uso de um sistema de correio eletrónico aos seus trabalhadores para o desempenho das respetivas funções, cujo domínio é @act.gov.pt, sendo que lhes é permitido o uso pessoal e ocasional do correio eletrónico, devendo, no entanto, estas mensagens pessoais ser tratadas como pessoais;
2 -Para tal, os utilizadores do correio eletrónico terão ao seu dispor uma pasta independente, para arquivo de informação pessoal e não profissional, que terá uma designação intuitiva do seu caráter privado de modo a permitir a sua rápida identificação;
3 -Nenhum trabalhador ou fornecedor da ACT pode utilizar o sistema de correio eletrónico de forma ilícita e/ou ofensiva para qualquer pessoa, organismo ou instituição, ou que seja suscetível de causar prejuízos reputacionais da ACT;
4 -O envio de mensagens para destinatários múltiplos deve ser objeto de especial cuidado por parte dos utilizadores da ACT, tendo em especial consideração que o spamming é uma atividade ilegal em muitos países;
5 -O endereço de correio eletrónico profissional deve ser utilizado principalmente para assuntos relacionados com a ACT. A utilização com fins comerciais é proibida.
6 -Não é permitido o reenvio automático para contas pessoais de correio eletrónico que se destina a endereços da ACT;
7 -A ACT disponibiliza webmail com acesso remoto através do endereço webmail.act.gov.pt;
8 -Nas situações de ausência programada (v.g., férias, licenças), o trabalhador deve adotar o mecanismo de resposta automática de ausência, com indicação de endereço alternativo dentro do domínio de correio eletrónico da ACT;
9 -Por razões de operacionalidade dos serviços poderão ser criadas no sistema de correio eletrónico, listas de distribuição, agregando destinatários por unidade orgânica, função, equipa, tarefa, etc.;
10 -Fica vedado, ao utilizador não autorizado, o envio de mensagens usando as listas de distribuição institucionais como destinatário;
11 -Fica vedado o envio de correio eletrónico para a totalidade dos trabalhadores da ACT, utilizando a lista de distribuição [email protected], carecendo de autorização superior e expressa da Direção a atribuição dessa permissão;
12 -A assinatura institucional adicionada automaticamente aquando da criação de uma mensagem de correio eletrónico não deve ser removida, alterada ou substituída;
13 -Nas situações de saída, temporária ou definitiva de um trabalhador, a ACT obriga-se a não reutilizar o mesmo endereço eletrónico para outro trabalhador.
14 -O acesso às contas institucionais dos serviços pode ser disponibilizado a mais do que um utilizador através de pedido formalizado pelo respetivo dirigente à DSI;
15 -É da responsabilidade dos dirigentes das unidades orgânicas, a comunicação à DSI, de qualquer alteração a refletir no conjunto de acessos definidos. Esta alteração será executada pela DSI sempre que se verifique estar de acordo com as políticas de segurança em vigor.
16 -A ACT, por forma a otimizar o espaço de armazenamento nas bases de dados de correio eletrónico, dispõe de uma solução de arquivo. As mensagens de correio eletrónico são arquivadas, automaticamente, ao fim de 10 dias. A solução prevê ainda que as mensagens permaneçam no arquivo por um período de 7 anos de retenção, sem eliminação automática. Após estes 7 anos as mensagens podem ser assinaladas manualmente para eliminação.
17 -Os utilizadores podem consultar o seu arquivo de e-mail em swapeamam.
18 -Após 2 anos da cessação de funções do trabalhador o arquivo do correio eletrónico será eliminado.

Artigo 9.º — Correio eletrónico

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