Artigo 4.º — Aditamento ao Despacho n.º 9339/2012, de 11 de julho

São aditados ao Despacho n.º 9339/2012, de 11 de julho, os n.os 2.3, 3.2, 6, 6.1, 6.2, 6.3, 7, 8 e 8.1, com a seguinte redação:

1. 2.3 -À Divisão de Preservação e Transferência de Suportes, abreviadamente designada por DPTS, compete:
2. a)Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação e assegurar a implementação das políticas de preservação e conservação definidas pela DGLAB;
3. b)Assegurar o funcionamento do núcleo de conservação e restauro;
4. c)Planear e desenvolver ações de transferência de suporte;
5. d)Prestar apoio técnico e consultoria;
6. e)Assegurar os serviços de reprodução;
7. f)Assegurar a gestão dos depósitos no que respeita à preservação das espécies, nomeadamente a higiene e o controlo de condições ambientais.
8. 3.2 -À Divisão de Gestão e Apoio, abreviadamente designada por DGA, compete:
9. a)Elaborar os instrumentos de planeamento e gestão estratégica e assegurar a monitorização da sua execução, designadamente o mapa de pessoal, o balanço social e o Sistema de Informação da Organização do Estado (SIOE);
10. b)Garantir a gestão administrativa processual dos recursos humanos da DGLAB, em todas as fases do ciclo de gestão;
11. c)Organizar, instruir e manter atualizados os processos individuais dos trabalhadores;
12. d)Manter uma base de dados sistematizada e histórica da informação relativa aos recursos humanos;
13. e)Realizar a tramitação administrativa e a análise jurídica dos processos relacionados com a gestão de recursos humanos;
14. f)Assegurar o acompanhamento dos procedimentos de recrutamento e seleção, bem como a execução dos procedimentos administrativos relativos à constituição, modificação e cessação das relações jurídicas de emprego público;
15. g)Assegurar a gestão administrativa de recursos humanos, nomeadamente o processamento da assiduidade, de remunerações e outros abonos, declarações de rendimentos, benefícios sociais e deslocações em serviço;
16. h)Garantir a aplicação e gestão do Sistema Integrado de Avaliação de Desempenho da Administração Pública (SIADAP);
17. i)Assegurar o cumprimento das normas em matéria de higiene, saúde e segurança no trabalho;
18. j)Elaborar e manter atualizados manuais de procedimentos, bem como desenvolver e implementar mecanismos de controlo interno.
19. l)Assegurar a elaboração do projeto de orçamento e da prestação de contas, bem como a respetiva gestão orçamental, financeira e contabilística, em conformidade com os normativos legais aplicáveis;
20. m)Identificar as necessidades de aquisição de bens e serviços, elaborar o plano anual de compras e assegurar a tramitação dos procedimentos de contratação pública, em estrita observância das normas legais e regulamentares aplicáveis;
21. n)Preparar candidaturas a fundos comunitários e assegurar o seu acompanhamento, execução e controlo;
22. o)Assegurar a gestão patrimonial da DGLAB, incluindo a organização e atualização do inventário dos bens móveis e imóveis;
23. p)Assegurar a manutenção, utilização adequada e controlo dos recursos patrimoniais, bem como prestar apoio logístico e administrativo às atividades da DGLAB;
24. q)Assegurar a fiabilidade e qualidade da informação financeira e patrimonial, bem como a elaboração de indicadores de gestão;
25. r)Garantir a gestão da frota automóvel da DGLAB;
26. s)Elaborar e submeter os instrumentos de reporte financeiro, orçamental e de gestão, nos termos legalmente exigidos;
27. t)Elaborar e manter atualizados manuais de procedimentos, bem como desenvolver e implementar mecanismos de controlo interno.
28. 6 -O Arquivo Geral da Administração Central, abreviadamente designado por AGAC, com as competências previstas no artigo 9.º-B da Portaria n.º 192/2012, de 19 de junho, na redação dada pela Portaria n.º 68/2026/1, de 12 de fevereiro, compreende as seguintes Divisões:

    Divisão de Arquivos Intermédios;

    Divisão de Tratamento, Conservação e Digitalização; Divisão de Comunicação e Difusão.

    1. 6.1 -À Divisão de Arquivos Intermédios, abreviadamente designada por DAI, compete:
    2. a)Articular com os serviços produtores ou detentores a identificação da documentação e informação objeto de transferência, de eliminação ou de substituição de suporte;
    3. b)Elaborar e propor a aprovação de instrumentos de gestão de documentos, autonomamente ou em articulação com os serviços produtores ou detentores da documentação;
    4. c)Elaborar e propor a aprovação de planos de preservação digital, autonomamente ou em articulação com os serviços produtores ou detentores da documentação;
    5. d)Elaborar e propor a aprovação de planos de transferência e substituição de suporte da documentação de arquivo, autonomamente ou em articulação com os serviços produtores ou detentores da documentação;
    6. e)Proceder à transferência e eliminação de documentação cumprindo as disposições previstas nos instrumentos de gestão de documentos, autonomamente ou em articulação com os serviços produtores ou detentores da documentação;
    7. f)Assegurar as incorporações previstas, nos termos da lei, e promover outras aquisições de património arquivístico de interesse.
    8. 6.2 -À Divisão de Tratamento, Conservação e Digitalização, abreviadamente designada por DTCD, compete:
    9. a)Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação de arquivo de que é depositária e assegurar a implementação das políticas de preservação e conservação;
    10. b)Proceder ao tratamento arquivístico da documentação à sua guarda e elaborar os respetivos instrumentos de descrição e pesquisa, de acordo com as orientações da DGLAB;
    11. c)Assegurar a conservação e restauro da documentação detida pelo AGAC e prestar apoio aos processos de transferência e incorporação de documentos;
    12. d)Proceder à transferência e à substituição de suporte da documentação de arquivo;
    13. e)Gerir a informação digital de que é depositária;
    14. f)Assegurar a gestão dos depósitos no que respeita à arrumação e preservação das espécies, nomeadamente a higiene e o controlo de condições ambientais.
    15. 6.3 -À Divisão de Comunicação e Difusão, abreviadamente designada por DCD, compete:
    16. a)Certificar e pesquisar a documentação de que é depositária;
    17. b)Garantir o cumprimento da legislação sobre comunicabilidade e sobre proteção de dados, no acesso à documentação de que é depositária;
    18. c)Exercer os direitos patrimoniais relativos ao acervo de que é depositária;
    19. d)Gerir a Biblioteca do AGAC;
    20. e)Assegurar os serviços de reprodução solicitados pelos utilizadores;
    21. f)Dar resposta aos pedidos de consulta e reprodução dos serviços públicos;
    22. g)Assegurar a gestão de utilizadores e de visitantes;
    23. h)Assegurar a gestão dos depósitos, nomeadamente o controlo dos fluxos de entrada e saída de documentos;
    24. i)Dinamizar ações de promoção científica, técnica e cultural.
29. 7 -Ao Arquivo Histórico Ultramarino, abreviadamente designado por AHU, compete:
    1. a)Proceder ao levantamento e diagnóstico do estado físico da documentação de que é depositário e assegurar a implementação das políticas de preservação e conservação definidas pela DGLAB;
    2. b)Proceder ao tratamento arquivístico da documentação à sua guarda e elaborar os respetivos instrumentos de descrição e pesquisa, de acordo com as orientações da DGLAB;
    3. c)Promover o acesso aos fundos documentais de que é depositário e assegurar, implementando sistemas de descrição, a pesquisa e o acesso aos documentos de acordo com as orientações da DGLAB;
    4. d)Assegurar a prestação de serviços de consulta, de reprodução, de certificação e de pesquisa sobre a documentação de que é depositário;
    5. e)Efetuar averbamentos sobre documentação incorporada, quando solicitada pelas entidades competentes;
    6. f)Garantir o cumprimento da legislação sobre comunicabilidade e sobre proteção de dados no acesso à documentação de que é depositário;
    7. g)Promover a investigação, a publicação, o conhecimento e a fruição do património arquivístico de que é depositário, bem como do referente à Expansão Ultramarina Portuguesa, existente em Portugal ou no estrangeiro, autonomamente ou em colaboração com outras entidades;
    8. h)Prestar serviços de consultadoria e apoio técnico, bem como apoiar a DGLAB na gestão de programas e na promoção de iniciativas e projetos, inclusive ao nível da cooperação externa, no respetivo domínio de intervenção;
    9. i)Promover as boas práticas, a formação e a cooperação entre arquivos no respetivo domínio de intervenção;
    10. j)Assegurar as incorporações previstas, nos termos da lei, e promover outras aquisições de património arquivístico de interesse.
30. 8 -A Direção de Serviços de Bibliotecas, com as competências previstas no artigo 9.º da Portaria n.º 192/2012, de 19 de junho, na sua redação atual, compreende a seguinte Divisão:

    Divisão de Gestão do Centro de Documentação do Governo.

    1. 8.1 -À Divisão de Gestão do Centro de Documentação do Governo, abreviadamente designada por DGCDG, compete:
    2. a)Organizar e gerir o Centro de Documentação da Secretaria-Geral do Governo e das entidades públicas localizadas no Campus XXI;
    3. b)Assegurar a gestão da base de dados bibliográfica do Centro de Documentação;
    4. c)Garantir a recolha, conservação, tratamento e disponibilização dos documentos considerados relevantes no seu âmbito de atuação;
    5. d)Integrar fundos documentais e bases de dados bibliográficas de organismos do Campus XXI que tenham sido ou venham a ser extintos;
    6. e)Prestar apoio e orientar os serviços de documentação dos serviços e organismos do Campus XXI no que respeita à normalização dos procedimentos técnicos no seu âmbito de atuação;
    7. f)Divulgar a documentação produzida pelos serviços e organismos do Campus XXI, nomeadamente através da base de dados bibliográfica;
    8. g)Assegurar o atendimento, consulta, empréstimo e difusão da informação existente nos fundos documentais à sua guarda;
    9. h)Proceder à integração na base de dados bibliográfica de exemplares de todas as publicações editadas pelos serviços e organismos do Campus XXI;
    10. i)Colaborar em programas que visem dar a conhecer o património documental.