Art.º 36 · Despacho n.º 11522/2019 — Divisão Administrativa

1 -A Divisão Administrativa está integrada no Departamento de Serviços de Suporte.
2 -No exercício da sua atividade, compete à Divisão Administrativa:
1. a)No âmbito do Apoio aos Serviços Municipais:
  1. I)Coordenar e assegurar as ações e procedimentos relativos às reuniões da Câmara Municipal em articulação com as restantes Unidades Orgânicas intervenientes;
  2. II)Assegurar e gerir a receção, registo e distribuição do expediente remetido aos órgãos municipais e a expedição da correspondência produzida;
  3. III)Assegurar outras atividades de apoio administrativo quando não existem outras unidades orgânicas com essa vocação;
  4. IV)Elaborar certidões de documentação e assuntos relativos à própria Divisão;
  5. V)Assegurar a publicação de editais, anúncios e avisos instruindo o processo com certidão de afixação, quando for o caso;
  6. VI)Assegurar o exercício das competências cometidas por lei à Câmara Municipal de Portimão relativas aos atos e referendos eleitorais;
  7. VII)Prestar esclarecimentos relativos a assuntos militares e divulgar as condições de prestação de serviço militar em articulação com o Exército;
  8. VIII)Gerir a reprografia e os serviços que lhe estão adstritos;
  9. IX)Coordenar as ações inerentes ao relacionamento do Município com o Tribunal de Contas em matéria de fiscalização prévia, sucessiva e concomitante, centralizando a verificação dos processos de contratação de despesas a submeter a visto e assegurando o suporte informativo dos mesmos;
  10. X)Promover uma política baseada nos princípios arquivísticos atuais nomeadamente através da uniformização de procedimentos, tipologias, circuitos documentais, e de digitalização, para salvaguarda da documentação e eficácia na resposta às solicitações dos clientes internos e externos;
  11. XI)Gerir os documentos produzidos nas diversas unidades orgânicas, e promover a elaboração de instrumentos de pesquisa adequados;
  12. XII)Colaborar com a Divisão de Modernização e Sistemas de Informação na parametrização e conceção de aplicações informáticas, no âmbito dos sistemas de gestão documental a implementar no Município;
  13. XIII)Assegurar a supervisão dos depósitos do Arquivo Municipal sob a sua gestão.
2. b)No âmbito da Gestão dos Edifícios Municipais:
  1. I)Coordenar a ocupação das áreas e espaços de utilização comum por vários serviços municipais e assegurar a manutenção das boas condições de utilização, quando não esteja acometido a outros serviços;
  2. II)Gerir todas as instalações onde se encontrem residentes serviços municipais, acionando as operações necessárias ao seu eficaz e contínuo funcionamento em condições de conforto, ambiência e segurança, quando não esteja acometido a outros serviços;
  3. III)Prestar informação relativa à necessidade de realização de trabalhos de conservação e reparação das instalações dos serviços municipais em articulação com a área de gestão da manutenção, quando não esteja acometido a outros serviços;
  4. IV)Elaborar as normas de funcionamento e segurança que assegurem a eficaz utilização e exploração de todas as áreas, equipamentos e instalações dos serviços municipais, recorrendo, para o efeito à colaboração dos serviços com conhecimentos e capacidade quando seja necessário utilizar técnicas específicas;
  5. V)Assegurar a abertura e encerramento das instalações, desde que não esteja cometida a outros serviços;
  6. VI)Assegurar o hastear da bandeira no Edifício Paços do Concelho;
3. c)No âmbito da Relação com o Munícipe e Atendimento Municipal:
  1. I)Zelar pela satisfação do munícipe assegurando o seu atendimento, garantindo a informação correta e adequada, bem como, receber as suas sugestões, pedidos e reclamações encaminhando-os para os serviços competentes, informando-o sobre o ponto de situação das mesmas;
  2. II)Disponibilizar informação geral e especializada sobre a atividade municipal, os serviços e os procedimentos;
  3. III)Proceder à definição, mapeamento e regular atualização das normas e procedimentos do atendimento municipal, contendo necessariamente a definição de prazos de resposta definidos com os serviços municipais ou com a legislação em vigor;
  4. IV)Desenvolver e manter atualizada uma base de conhecimento para o atendimento municipal que contenha as normas e procedimentos de atendimento e que garanta a uniformização da resposta ao cidadão, empresas e demais entidades;
  5. V)Promover o desenvolvimento das competências dos trabalhadores em front-office e backoffice na criação de valor para o Munícipe;
  6. VI)Assegurar a prestação de serviços na hora;
  7. VII)Assegurar os processos de licenciamento Municipal, cuja competência não seja responsabilidade de outras unidades orgânicas;
  8. VIII)Coordenar, preparar e acompanhar as tabelas de Taxas e de Preços e Outras Receitas Municipais, com os restantes serviços do município e de acordo com as orientações do executivo municipal.
  9. IX)Liquidar faturas respeitantes a venda de bens e serviços, cuja competência não seja responsabilidade de outras unidades orgânicas;
  10. X)Desenvolver, garantir e coordenar a rede de atendimento ao público multicanal (presencial, telefónico, virtual e escrito), de forma transversal na Câmara Municipal de Portimão, assegurando a obtenção de informação e o cumprimento dos procedimentos articulados com as unidades orgânicas responsáveis pelas diversas áreas de atividade municipal;
  11. XI)Gerir o catálogo de serviços do Município, propondo a implementação de novos serviços ou melhorias dos existentes;
  12. XII)Gerir e coordenar a emissão da documentação necessária, nos formatos legalmente exigidos, assegurando a normalização do procedimento e o cumprimento de prazos de resposta;
  13. XIII)Assegurar o serviço de registo de cidadãos comunitários, nos termos estipulados por Lei;
  14. XIV)Exercer as competências municipais na área de defesa do consumidor, quer através da atuação integrada com as outras entidades públicas ou privadas quer da promoção de iniciativas de informação e sensibilização ao consumidor;
  15. XV)Em articulação com a Unidade de Fiscalização Municipal, assegurar a elaboração e atualização do regulamento municipal de exploração das operações de modalidades afins de jogos de fortuna ou de azar.

Artigo 36.º — Divisão Administrativa

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