Art.º 42 · Despacho n.º 12148/2019 — Subunidade Administrativa

1 -À Subunidade Administrativa compete, entre outras, as seguintes funções:
1. a)Dar cumprimento e seguimento a todos os atos administrativos (controlo de correspondência e de processos, ofícios, e-mails requerimentos, etc);
2. b)Assegurar o expediente e arquivo de normas, regulamentos, ordens de serviço, requerimentos, correspondência e demais documentos de toda a Unidade Orgânica;
3. c)Prestar apoio administrativo, controlo de correspondência e de processos;
4. d)Assegurar o apoio administrativo necessário à implementação e acompanhamento de todos os programas, projetos e atividades de todos os setores da divisão;
5. e)Gerir e manter atualizada toda a informação constante das plataformas digitais e aplicações utilizadas no âmbito do processo das áreas de educação e de ação social;
6. f)Assegurar, no âmbito do apoio administrativo, o contacto e articulação com instituições diversas, em todas as áreas de atuação da divisão;
7. g)Assegurar e manter organizado o registo de férias, faltas e licenças dos trabalhadores da divisão, especialmente de controlo e organização dos respetivos documentos;
8. h)Garantir a gestão dos serviços de limpeza dos edifícios afetos à divisão e dos estabelecimentos escolares;
9. i)Elaborar o plano anual de aquisição de bens e serviços afetos à divisão e garantir os procedimentos necessários para a sua execução;
10. j)Assegurar e controlar a realização de inventários periódicos do equipamento físico e móvel das cantinas e refeitórios escolares;
11. k)Proceder à elaboração de propostas das aquisições necessárias para funcionamento dos serviços, com as especificações técnicas e administrativas necessárias;
12. l)Efetuar análise sobre os fornecedores, nomeadamente no que respeita às suas capacidades e condições de fornecimento;
13. m)Receber as faturas relativas aos fornecimentos executados e garantir a sua conferência;
14. n)Efetuar recolha, análise e tratamento estatístico de dados referentes a todos os programas, projetos e atividades de todos os setores da Unidade Orgânica (educação e desenvolvimento social) e, consequentemente, elaborar relatórios periódicos para apoio à gestão;
15. o)Garantir atendimento ao público no âmbito das áreas de atuação da Unidade Orgânica, sempre que necessário e exigível;
2 -A subunidade será coordenada por um trabalhador com a categoria de coordenador técnico, conforme previsto na lei.

Artigo 42.º — Subunidade Administrativa

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