Art.º 8 · Despacho n.º 12193/2025 — Direção de Serviços de Documentação e Informação

1 -A Direção de Serviços de Documentação e Informação desempenha funções no domínio da Documentação, Bibliotecas e Arquivo, tendo a responsabilidade de coordenar, organizar e gerir os sistemas de documentação da Universidade, bem como assegurar e manter as infraestruturas e recursos necessários à prestação de um serviço da qualidade nas áreas de arquivo, preservação digital e disponibilização de recursos, sobretudo digitais, de apoio às atividades de ensino-aprendizagem e de investigação.
2 -A Direção de Serviços de Documentação e Informação integra os seguintes serviços:
1. a)Serviço de Bibliotecas e Recursos Digitais;
2. b)Serviço de Gestão Documental e Arquivo.
3 -Ao Serviço de Bibliotecas e Recursos Digitais compete, designadamente:
1. a)Disponibilizar serviços e sistemas de apoio bibliográfico às atividades de ensino, aprendizagem e investigação levadas a cabo por estudantes, docentes e investigadores;
2. b)Garantir o acesso, em condições adequadas, aos utilizadores dos sistemas e tecnologias sob sua administração, zelando pelo seu bom funcionamento e promovendo boas práticas na sua utilização;
3. c)Localizar, recolher, conservar e disponibilizar os materiais necessários às atividades da Universidade, com especial incidência nos que se relacionam com o ensino a distância, privilegiando os formatos digitais;
4. d)Dinamizar a rede de contactos e de colaborações, nos planos nacional, europeu e internacional, com vista ao intercâmbio e enriquecimento do acervo documental da Universidade;
5. e)Facilitar o acesso e a utilização dos serviços e recursos de informação bibliográfica disponíveis na Universidade, através da realização de ações de formação e da disponibilização de guias e outros instrumentos de suporte;
6. f)Realizar a catalogação e classificação das publicações e documentação, em conformidade com a regulamentação e as normas vigentes;
7. g)Gerir o repositório digital de acesso aberto da Universidade, contribuindo para o seu desenvolvimento e divulgação,
8. h)Promover a adoção e implementação da política de Ciência Aberta, em alinhamento com as diretrizes nacionais e europeias;
9. i)Promover a utilização, depósito e partilha de recursos educacionais abertos, em conformidade com a política definida na Universidade;
10. j)Assegurar, em articulação com a Divisão de Apoio Jurídico, os processos de licenciamento de materiais documentais, bem como a sua aplicação, privilegiando as licenças Creative Commons, nos casos de conteúdos de acesso aberto;
11. k)Providenciar o registo legal e a obtenção de identificadores próprios para os documentos publicados pela Universidade;
12. l)Gerir e divulgar o acesso às subscrições periódicas de revistas e outros documentos, em articulação, especialmente, com os programas nacionais de subscrição e acesso digital;
13. m)Apoiar os docentes e investigadores na gestão dos dados de investigação, assegurando o alinhamento com as diretrizes nacionais e europeias em matéria de Ciência Aberta e gestão responsável da informação científica;
14. n)Disponibilizar os serviços de suporte necessários ao desenvolvimento da atividade editorial da Universidade Aberta, em articulação com a Divisão de Comunicação e Marketing.
4 -Ao Serviço de Gestão Documental e Arquivo compete, designadamente:
1. a)Coordenar, organizar, gerir e valorizar, de acordo com as melhores práticas internacionais, os sistemas de arquivo de todo o acervo documental da Universidade, em articulação com as unidades orgânicas e demais serviços;
2. b)Manter, organizar e disponibilizar ao público os documentos relacionados com a história e o desenvolvimento da Universidade;
3. c)Conservar e preservar, de acordo com a legislação aplicável, os documentos e materiais produzidos pela Universidade, incluindo guias de cursos, planos de estudos e demais elementos informativos relativos às unidades curriculares e de todo o acervo documental da Universidade, independentemente da sua tipologia;
4. d)Gerir o sistema de gestão documental da Universidade, assegurando o seu correto funcionamento;
5. e)Coordenar, organizar, definir e acompanhar os circuitos de documentação, gestão documental e de processos;
6. f)Classificar a documentação interna da Universidade e definir os ciclos de vida dos documentos, em conformidade com a regulamentação e legislação em vigor;
7. g)Definir e controlar os prazos de conservação administrativa da documentação e assegurar a gestão de processos de eliminação e/ou de conservação da documentação;
8. h)Coordenar a organização de todo o acervo arquivístico da Universidade e estabelecer critérios para a gestão integrada dos arquivos administrativo e contabilístico;
9. i)Desenvolver orientações de valorização do acervo documental da Universidade e assegurar a sua utilização em condições adequadas;
10. j)Definir, divulgar e gerir o acesso à documentação que contenha dados pessoais, pelos membros autorizados da comunidade académica e para os fins previstos, em cumprimento das normas sobre proteção de dados pessoais.
5 -O Serviço de Gestão Documental e Arquivo desenvolve as suas atividades em articulação com as unidades orgânicas e demais serviços relativamente aos arquivos dos domínios de atividade respetivos.

Artigo 8.º — Direção de Serviços de Documentação e Informação

Histórico de Alterações