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Artigo 4.º — Competências da Unidade Orgânica Flexível de 2.º grau Administrativa e Financeira

Vigente desde: 02/02/2018
  1. 1 -A Unidade Orgânica Flexível Administrativa e Financeira tem como missão garantir a prestação de todos os serviços de suporte que assegurem o regular funcionamento dos serviços municipais da respetiva unidade e a administração financeira e patrimonial, assegurando a observação dos princípios da economia, eficiência e eficácia na utilização dos recursos financeiros, bem como, assegurar os critérios de racionalidade e eficácia na afetação de recursos humanos.
  2. 2 -A Unidade Orgânica Flexível Administrativa e Financeira reporta diretamente ao Presidente da Câmara Municipal ou ao eleito por este designado.
  3. 3 -Compete à Unidade Orgânica Flexível Administrativa e Financeira:
    1. a)Assegurar a direção dos recursos humanos da Unidade Orgânica Flexível, em conformidade com as deliberações da câmara municipal e as ordens do presidente da câmara, ou do vereador com responsabilidade política na Direção da Unidade Orgânica Flexível;
    2. b)Gerir, entenda-se, planear, coordenar e controlar, as atividades da Unidade Orgânica Flexível, de acordo com o plano de ação definido, proceder à avaliação dos resultados alcançados e elaborar os relatórios de atividade;
    3. c)Assegurar a elaboração de propostas de instruções circulares normativas, posturas e regulamentos necessários ao exercício da atividade da Unidade Orgânica Flexível;
    4. d)Propor e colaborar na execução de medidas tendentes ao aperfeiçoamento organizacional e à racionalização de recursos;
    5. e)Preparar e/ou visar o expediente, as informações e os pareceres necessários à decisão dos órgãos municipais, do presidente da câmara ou o vereador com responsabilidade política na direção da U.O.F.;
    6. f)Certificar os fatos e atos que constem dos arquivos municipais, sem prejuízo da competência nesta matéria confiada a outros serviços;
    7. g)Promover a distribuição por todos os serviços municipais das normas internas e outras diretivas de caráter genérico;
    8. h)Assegurar a organização e dar sequência a todos os processos e assuntos de caráter administrativo que não estejam especificamente afetos a qualquer outro serviço;
    9. i)Promover a elaboração de protocolos ou acordos de parceria a celebrar entre o município e outras entidades, efetuando o reencaminhamento para os serviços intervenientes;
    10. j)Coordenar os serviços gerais;
    11. k)Dinamizar e coordenar, em colaboração com os restantes serviços, as atividades conducentes à elaboração dos Documentos Previsionais, procedendo aos trabalhos de coordenação e análise de elementos de informação, previsão e classificação de receitas e despesas;
    12. l)Assegurar a execução e controlo da execução dos documentos previsionais, coordenando tecnicamente os processos de modificação aos mesmos;
    13. m)Gerir o processo de organização dos documentos de prestação de contas e coordenar tecnicamente a elaboração do relatório de gestão;
    14. n)Dirigir processos de contratação de empréstimos, locação ou outras formas de endividamento, controlando o grau de endividamento do município e o cumprimento dos limites impostos legalmente;
    15. o)Acompanhar, dirigir e executar com rigor, assegurando a correta aplicação da legislação e normativos internos, os procedimentos contabilísticos, garantindo que as contas do município traduzam de uma forma fiel a situação económica-financeira do município, e assegurar a realização de estudos técnicos previsionais sobre meios financeiros e avaliação da situação económica;
    16. p)Zelar pela arrecadação das receitas e efetuar o planeamento de pagamentos submetendo a decisão superior;
    17. q)Movimentar os meios monetários do município, assegurando a prossecução de métodos e procedimentos de controlo das disponibilidades;
    18. r)Assegurar a realização dos procedimentos de contratação pública e aprovisionamento, em consonância com as normas em vigor, pautando-se por pressupostos de economia e eficácia;
    19. s)Garantir o cumprimento das normas de controlo interno na esfera da gestão financeira;
    20. t)Preparar as informações técnicas necessárias para a fixação da taxa de incidência do Imposto Municipal sobre Imóveis, da participação do Município no IRS e da derrama do IRC, e de direitos de passagem, nos termos da lei;
    21. u)Exercer as demais funções que lhe forem cometidas por lei, regulamento, despacho do presidente da câmara ou vereador com responsabilidade política na U.O.F.
    22. 3.1 -Na situação de falta, ausência ou impedimento do dirigente 2.º grau (Chefe de Divisão) da Unidade Orgânica Flexível Administrativa e Financeira, a sua substituição será assegurada nos termos legais. Caso não esteja provido o respetivo lugar, a atividade da unidade orgânica poderá ser coordenada por trabalhador que a ela se encontre adstrito, sendo a sua designação efetuada por despacho do Presidente da Câmara.
  4. 4 -A U.O.F.A.F. desenvolve as suas funções em diversos âmbitos, nomeadamente:
    1. a)Subunidade Orgânica Administrativa, taxas, licenças, arquivo, expediente geral e atendimento ao cidadão;
    2. b)Subunidade Orgânica Gestão de Recursos Humanos
    3. c)Subunidade Orgânica Contabilidade e Finanças;
    4. d)Subunidade Orgânica Aprovisionamento e Economato;
    5. e)Subunidade Orgânica Património
    6. f)Informática;
    7. g)Serviços gerais;
    8. h)Serviço de controlo metrológico;
    9. i)Tesouraria
  5. 5 -À Subunidade Orgânica administrativo, taxas, licenças, arquivo, expediente geral e atendimento ao cidadão compete:
    1. a)Rececionar, classificar, registar e distribuir toda a correspondência e outros documentos;
    2. b)Controlar a circulação interna do expediente;
    3. c)Registar e numerar de ordem sequencial, avisos, editais, ordens de serviço da responsabilidade do Município;
    4. d)Arquivar original ou cópia, conforme seja ou não, respetivamente, do serviço ou dos restantes serviços, dos avisos, dos editais, dos anúncios, das posturas, dos regulamentos, das ordens de serviço e demais documentos, recebidos ou produzidos pelos diversos serviços municipais;
    5. e)Proceder à liquidação de taxas, licenças e outras receitas, nos termos dos regulamentos em vigor;
    6. f)Emitir as guias de receita referentes às receitas municipais;
    7. g)Expedir avisos e editais para pagamento de licenças, taxas e outras receitas municipais;
    8. h)Promover a execução das ações necessárias para o desenrolar dos atos eleitorais, referendários e de recenseamento geral da população;
    9. i)Promover a execução de tarefas relativas ao Dia da Defesa Nacional;
    10. j)Passar atestados e certidões quando autorizados;
    11. k)Assegurar a ativação de passes escolares e o controlo das cobranças de todas as receitas provenientes de transportes escolares;
    12. l)Registar e manter atualizados os registos relativos à atividade cemiterial, designadamente: registo de inumações, trasladações, exumações, bem como, organizar processos de concessões de terrenos para sepulturas perpétuas e jazigos, mantendo atualizado o respetivo registo e dar conhecimento à UOFUOSU;
    13. m)Superintender no arquivo geral administrativo do município e propor a adaptação de planos adequados de arquivo;
    14. n)Arquivar, depois de catalogados, todos os documentos, livros e processos que lhe sejam remetidos pelos diversos serviços do município;
    15. o)Assegurar os procedimentos administrativos respeitantes a feirantes/vendedores ambulantes;
    16. p)Assegurar os procedimentos administrativos respeitantes à atividade cinegética e venatória;
    17. q)Emitir os cartões de desportista e organizar os respetivos processos;
    18. r)Emitir os certificados de registo de cidadãos comunitários e organizar os respetivos processos;
    19. s)Instrução do processo de licenciamento de queimadas e organizar os respetivos processos;
    20. t)Instrução do processo de licenciamento dos recintos itinerantes e improvisados e organizar os respetivos processos;
    21. u)Instrução do processo de licenciamento dos recintos de espetáculos e divertimentos públicos e organizar os respetivos processos;
    22. v)Instrução do processo de licenciamento de atividades diversas anteriormente cometidas aos Governos Civis e organizar os respetivos processos;
    23. w)Proceder ao licenciamento dos veículos automóveis ligeiros de passageiros afetos ao transporte público de aluguer - TAXI - e organizar os respetivos processos;
    24. x)Propor soluções para simplificação e uniformização dos procedimentos administrativos;
    25. y)Criar modos expeditos de atendimento para que seja prestada informação pronta, clara e precisa;
    26. z)Receber, tratar e canalizar as reclamações e sugestões dos munícipes e de quaisquer outros cidadãos, tendo em vista a resposta adequada às mesmas;
    27. aa)Conferir as cobranças das taxas de mercados e feiras e emitir as respetivas guias de receita;
    28. bb)Conferir as cobranças das taxas dos equipamentos desportivos e emitir as respetivas guias de receita;
    29. cc)Estudar e manter atualizada a legislação aplicada ao respetivo serviço;
    30. dd)Executar outras funções, procedimentos ou tarefas que lhe forem determinadas superiormente.
  6. 6 -À Subunidade Orgânica de gestão de recursos humanos compete:
    1. a)Efetuar a gestão previsional de recursos humanos para a autarquia;
    2. b)Promover o recrutamento e seleção de trabalhadores e organizar os processos de admissão;
    3. c)Lavrar contratos de admissão de pessoal;
    4. d)Instruir os processos referentes a prestações sociais dos trabalhadores, nomeadamente os relativos ao subsídio familiar a crianças e jovens, ADSE e Caixa Geral de Aposentações;
    5. e)Emitir os cartões de identificação pessoal e manter atualizado o seu registo;
    6. f)Assegurar e manter organizado o cadastro do pessoal, bem como o registo e controlo de assiduidade;
    7. g)Assegurar o processamento de remunerações e outros abonos aos trabalhadores municipais;
    8. h)Elaborar a proposta de mapa de pessoal e respetivas alterações e o balanço social do município;
    9. i)Promover a verificação de faltas ou licenças;
    10. j)Manter atualizado o registo da assiduidade e das férias, faltas e licenças;
    11. k)Elaborar o mapa de férias e mantê-lo atualizado com as alterações introduzidas;
    12. l)Promover a conferência do livro e relógio de ponto, das horas extraordinárias e das ajudas de custo;
    13. m)Estudar e manter atualizada a legislação aplicada ao pessoal;
    14. n)Elaborar o diagnóstico de necessidades, colaborar na definição de prioridades de formação e aperfeiçoamento profissional dos trabalhadores municipais e elaborar o plano de formação;
    15. o)Elaborar as fichas e mapas mensais e anuais do IRS e de outros impostos ou descontos obrigatórios;
    16. p)Elaborar as candidaturas relativas a programas ocupacionais formação e estágios, acompanhando a sua execução física e financeira e gerir os protocolos ou acordos celebrados com entidades parceiras, designadamente com o centro ou o instituto do emprego;
    17. q)Assegurar procedimentos necessários à aplicação dos sistemas de higiene, saúde e segurança no trabalho;
    18. r)Reporte na aplicação SIIAL à DGAL, no que diz respeito aos Recursos Humanos;
    19. s)Executar outras funções, procedimentos ou tarefas que lhe forem determinadas superiormente.
  7. 7 -À Subunidade Orgânica de contabilidade e finanças compete:
    1. a)Assegurar a elaboração dos documentos previsionais, respetivas revisões e alterações, bem como, controlar a sua execução;
    2. b)Organizar e elaborar os documentos de prestação de contas, relatório de gestão, e assegurar a sua remessa às entidades competentes;
    3. c)Acompanhar a execução financeira dos documentos previsionais do Município;
    4. d)Coordenar e controlar toda a atividade financeira, designadamente, através do cálculo dos fundos disponíveis do cabimento de verbas e emissão de ordens de pagamento;
    5. e)Promover a arrecadação de receitas, através de receção, conferência e registo dos elementos constantes dos documentos de receita;
    6. f)Efetuar a escrituração contabilística;
    7. g)Manter atualizada a conta corrente com empreiteiros e fornecedores, controlando os prazos de pagamento, bem como mapas de atualização de empréstimos;
    8. h)Elaborar processos de contratação de empréstimos, locação ou outras formas de endividamento, controlando o grau de endividamento do município e o cumprimento dos limites impostos legalmente;
    9. i)Manter organizado o arquivo e toda a documentação das gerências findas;
    10. j)Remeter ao Tribunal de Contas e a outros departamentos centrais ou regionais os elementos determinados por lei;
    11. k)Elaborar balancetes mensais;
    12. l)Submeter a despacho os cheques e as ordens de pagamento respetivas;
    13. m)Verificar diariamente a exatidão de todas as operações e movimentos de tesouraria;
    14. n)Executar todos os demais procedimentos contabilísticos exigíveis pelo POCAL;
    15. o)Gerir os fundos de maneio;
    16. p)Organizar e manter atualizado o arquivo de toda a documentação;
    17. q)Acompanhar a evolução da capacidade de endividamento, dos limites da despesa com pessoal e da performance financeira da autarquia;
    18. r)Assegurar a prestação de informação financeira às entidades designadas por lei e a preparação dos processos sujeitos a fiscalização de qualquer entidade com poderes para o efeito;
    19. s)Cooperar na elaboração de estudos de caráter económico e financeiro;
    20. t)Estudar e manter atualizada a legislação aplicada ao respetivo serviço;
    21. u)Executar outras funções, procedimentos ou tarefas que lhe forem determinadas superiormente.
  8. 8 -À Subunidade Orgânica de aprovisionamento e economato compete:
    1. a)Garantir um adequado funcionamento do processo de consultas e de aquisições;
    2. b)Elaborar, registar e arquivar os processos relativos a aquisição de bens e serviços e submeter a decisão superior os respetivos processos de contratação.
    3. c)Proceder às aquisições necessárias para todos os serviços do município;
    4. d)Emitir as requisições ao mercado, devidamente classificadas;
    5. e)Selecionar os fornecedores e controlar o fornecimento de materiais e serviços;
    6. f)Efetuar consultas prévias ao mercado, mantendo as informações atualizadas sobre as cotações dos materiais mais significativos.
    7. g)Providenciar para que as entradas e saídas de materiais de armazém e/ou economato sejam consubstanciadas em documentos, os quais devem ser corretamente preenchidas com a indicação dos códigos de artigo;
    8. h)Promover a aquisição de materiais pedidos e não existentes em armazém e/ou economato ou cujos stocks mínimos tenham sido atingidos;
    9. i)Manter atualizada a informação sobre o mercado fornecedor, nomeadamente através da criação e atualização de um ficheiro de fornecedores;
    10. j)Controlar o prazo de entrega das encomendas;
    11. k)Superintender o serviço de economato;
    12. l)Organizar e manter atualizado o inventário das existências no economato;
    13. m)Assegurar a correta arrumação, conservação e segurança dos materiais no economato;
    14. n)Proceder à correta distribuição dos materiais a seu cargo;
    15. o)Movimentar o ficheiro de economato, registando as entradas e saídas de todos os materiais;
    16. p)Elaborar e manter atualizados ficheiros de fornecedores na sequência dos processos de pré-qualificação e avaliação;
    17. q)Remeter aos serviços competentes, em tempo oportuno e devidamente conferida e sistematizada, toda a documentação justificativa dos registos efetuados;
    18. r)Manter atualizada a base de dados de cada fornecedor, relativamente à situação contributiva.
    19. s)Estudar e manter atualizada a legislação aplicada ao respetivo serviço;
    20. t)Executar outras funções, procedimentos ou tarefas que lhe forem determinadas superiormente.
  9. 9 -À Subunidade Orgânica de património compete:
    1. a)Promover e coordenar o levantamento e a sistematização da informação que assegure o conhecimento de todos os bens do município e respetiva localização;
    2. b)Assegurar a gestão e controlo do património, incluindo a coordenação do processamento das folhas de carga, entrega de um exemplar das mesmas ao serviço ou setor a quem os bens estão afetos, para afixação, bem como a implementação de controlos sistemáticos entre as folhas de carga, as fichas e os mapas de inventário;
    3. c)Desenvolver e acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição, transferência, abate, permuta e venda de bens móveis e imóveis, atentas as regras estabelecidas no POCAL e demais legislação aplicável;
    4. d)Coordenar e controlar a atribuição dos números de inventário, o qual não deve ser dado a outro bem, mesmo depois de abatido ao efetivo;
    5. e)Manter os registos e os elementos necessários ao preenchimento das fichas de amortização;
    6. f)Manter atualizados os registos e inscrições matriciais dos prédios urbanos, rústicos, bem como, de todos os demais bens que, por lei estão sujeitos a registo;
    7. g)Proceder ao inventário anual;
    8. h)Realizar verificações físicas periódicas e parciais, de acordo com as necessidades do serviço e em cumprimento do plano anual de acompanhamento e controlo que deve propor ao órgão executivo;
    9. i)Organizar e manter atualizado o inventário e o cadastro dos bens municipais;
    10. j)Manter atualizadas as informações sobre quaisquer ónus, encargos ou responsabilidades que recaiam sobre bens do município;
    11. k)Efetuar consultas prévias ao mercado, mantendo as informações atualizadas sobre todos os contratos de seguros;
    12. l)Assegurar o regular funcionamento do notariado privativo da câmara municipal, em particular, a preparação da documentação necessária à celebração dos diferentes atos de escritura;
    13. m)Acompanhar e atualizar, pelas formas que se revelarem mais adequadas, o cumprimento dos contratos em que o município intervenha, com exceção dos de empreitada e habitação social;
    14. n)Estudar e manter atualizada a legislação aplicada ao respetivo serviço;
    15. o)Executar outras funções, procedimentos ou tarefas que lhe forem determinadas superiormente.
  10. 10 -Aos serviços no âmbito da Informática compete:
    1. a)Promover ações de formação na área da informática;
    2. b)Planear e coordenar os projetos de informatização dos serviços;
    3. c)Gerir e efetuar a manutenção e zelar pela segurança dos sistemas informáticos;
    4. d)Interferir com os utilizadores em situações decorrentes da execução das aplicações e da utilização dos produtos;
    5. e)Avaliar, esquematizar, implementar e testar aplicações de caráter específico com vista à maior funcionalidade e desburocratização dos serviços;
    6. f)Planear e coordenar a rede de telecomunicações móveis e fixas da Câmara Municipal;
    7. g)Propor medidas de substituição ou atualização dos equipamentos e de expansão do sistema, bem como da utilização de novas aplicações;
    8. h)Desenvolver processos e sistemas automatizados e interativos de recolha, tratamento e divulgação da informação, bem como elaborar e divulgar manuais e outros suportes de aplicação;
    9. i)Assegurar o arranque dos servidores e efetuar a segurança dos ficheiros e programas utilizados;
    10. j)Promover a intranet, o correio eletrónico interno e a circulação dos documentos em suporte digital;
    11. k)Promover o uso da tecnologia internet e sistemas de aplicações multimédia, ou outros que forem surgindo;
    12. l)Recolher, inventariar e propor a aplicação de soluções inovadoras nos diversos serviços municipais com vista ao seu aperfeiçoamento e desenvolvimento;
    13. m)Estudar e manter atualizada a legislação aplicada ao respetivo serviço;
    14. n)Executar outras funções, procedimentos ou tarefas que lhe forem determinadas superiormente.
  11. 11 -Aos serviços gerais compete:
    1. a)Assegurar o serviço de telefone, receção e encaminhamento de chamadas telefónicas, realização de chamadas telefónicas para o exterior;
    2. b)Executar os trabalhos de limpeza e manutenção de edifícios;
    3. c)Garantir o serviço de portaria;
    4. d)Execução dos trabalhos de reprografia de apoio aos serviços municipais;
    5. e)Expedir a correspondência e outros documentos;
    6. f)Executar outras funções, procedimentos ou tarefas que lhe forem determinadas superiormente.
  12. 12 -Ao Serviço de Controlo Metrológico compete:
    1. a)Promover a realização das tarefas de controlo metrológico da competência do município, fiscalizando o cumprimento das normas aplicáveis;
    2. b)Orientar e coordenar o trabalho de aferição, conferir os talões de cobrança e passar as respetivas guias de receita e anulação de receita;
    3. c)Remeter à subunidade competente os autos de contraordenação levantados por infração às normas relativas ao controlo metrológico;
    4. d)Executar outras funções, procedimentos ou tarefas que lhe forem determinadas superiormente.
  13. 13 -Ao serviço no âmbito da Tesouraria compete:
    1. a)Arrecadar todas as receitas e proceder ao pagamento de todas as despesas;
    2. b)Liquidar juros de mora;
    3. c)Manter devidamente atualizados documentos de controlo de tesouraria e cumprir as disposições legais e regulamentares sobre contabilidade municipal;
    4. d)Controlar as contas correntes com instituições bancárias;
    5. e)Manter à sua guarda os fundos, valores e documentos pertencentes ao município;
    6. f)Efetuar depósitos, levantamentos e transferências de fundos devidamente autorizados;
    7. g)Elaborar, conferir e entregar, diariamente na contabilidade os documentos que lhe incumbem, nos termos da legislação aplicável;
    8. h)Movimentar, em conjunto com o presidente da câmara, ou vereador com competência delegada, os fundos depositados em instituições bancárias, mantendo em dia as respetivas contas correntes;
    9. i)Estudar e manter atualizada a legislação aplicada ao respetivo serviço
    10. j)Executar outras funções, procedimentos ou tarefas que lhe forem determinadas superiormente.

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