Art.º 13 · Despacho n.º 12256/2020 — Centro Transversal "Balcão Integrado de Informação"

1 -O Centro Transversal Balcão Integrado de Informação exerce as suas competências no âmbito do atendimento aos membros da comunidade da UTAD, designadamente docentes, investigadores, técnicos e administrativos, assim como a entidades externas, nomeadamente fornecedores, clientes externos, entre outras entidades. Assegura também a gestão documental, a entrada, o registo e o encaminhamento da correspondência, bem como a coordenação do arquivo geral.
2 -Ao Centro Transversal Balcão Integrado de Informação compete, designadamente:
1. a)Gerir e assegurar o funcionamento do Balcão Integrado de Informação no qual é prestado o atendimento transversal de todas as áreas dos serviços e o apoio necessário aos membros da comunidade interna e aos externos que com ela se relacionam;
2. b)Prestar informações sobre questões relacionadas com todas as áreas, designadamente a área financeira e patrimonial, a área das compras, a área de recursos humanos, a mobilidade nacional e internacional, assim como sobre questões relacionadas com outros assuntos relativos aos serviços de apoio aos docentes, investigadores e não docentes;
3. c)Planear e implementar sistemas de consolidação e reporte integrado de informação, bem como prestar informação integrada aos órgãos de gestão da Universidade;
4. d)Receber, registar, classificar e digitalizar a documentação recebida e proceder ao seu encaminhamento para os respetivos destinatários;
5. e)Apoiar a conceção e disseminação de normas de gestão documental para utilização dos serviços;
6. f)Promover a transferência e intercâmbio de documentação entre unidades da Universidade;
7. g)Receber, conferir, registar e instalar adequadamente a documentação transferida para arquivo;
8. h)Assegurar a conservação dos documentos em condições que garantam a sua integridade e segurança;
9. i)Elaborar propostas de prazos de conservação para a documentação produzida e acumulada pelos diferentes serviços;
10. j)Elaborar regras para consulta e reprodução da documentação conservada;
11. k)Orientar pesquisas desenvolvidas por utilizadores internos e externos, no âmbito da gestão física e da gestão documental online;
12. l)Tratar de assuntos de apoio geral que, pela sua natureza ou pela distribuição de serviço, não estão cometidos em especial a qualquer outro serviço;
13. m)Assegurar o tratamento, registo e controlo da correspondência a expedir;
14. n)Fazer a gestão do arquivo central e dar apoio aos arquivos setoriais dos Serviços/Gabinetes;
15. o)Assegurar o atendimento telefónico e devido encaminhamento das chamadas nos Serviços Comuns;
16. p)Assegurar o expediente e arquivo da informação próprios do Centro.

Artigo 13.º — Centro Transversal "Balcão Integrado de Informação"

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