Despacho

Despacho n.º 12358/2023

Aprova o Regulamento dos Serviços da Reitoria

Capítulo I - Disposições gerais

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação e missão

1 -Estabelece-se neste regulamento a organização e competências dos Serviços da Reitoria, abreviadamente designados por SR.
2 -Os SR prestam apoio aos Órgãos de Governo da Universidade de Évora, visando assegurar uma articulação eficaz entre si, as Unidades Orgânicas e todas as entidades, internas e externas, que se relacionam com esta Instituição de Ensino Superior.

Artigo 2.º

Organização

1 -Os SR são dirigidos por um/a Diretor/a de Serviços, cargo de direção intermédia de 1.º grau, na dependência direta do/a Reitor/a ou em quem este/a delegar.
2 -Além das competências genericamente descritas no estatuto do pessoal dirigente e sem prejuízo de outras que sejam delegadas, cabe designadamente ao Diretor de Serviços:
1. a)Contribuir para o desenvolvimento da visão, objetivos e estratégias da Instituição;
2. b)Instruir e gerir processos superiormente cometidos;
3. c)Organizar informação e pareceres para decisão superior;
4. d)Definir estratégias e objetivos de atuação que permitam antecipar as necessidades de adaptação do serviço à realidade interna e externa;
5. e)Atender, esclarecer e divulgar normas internas e procedimentos a adotar;
6. f)Gerir os recursos humanos, patrimoniais e técnicos afetos ao Serviço de modo a otimizar o seu desempenho;
7. g)Propor ações de formação a incluir no plano anual de formação da Universidade de Évora, no sentido de maximizar a eficiência de utilização dos recursos disponibilizados e o desenvolvimento de competências dos recursos humanos afetos ao Serviço;
8. h)Garantir a elaboração do plano e relatório anual de atividades dos serviços em articulação com o da Universidade, submetê-los à aprovação superior e assegurar a sua concretização;
9. i)Avaliar e orientar o desempenho e eficiência do Serviço;
10. j)Promover o envolvimento de todos os intervenientes, numa ótica de gestão participada;
11. k)Promover a valorização e a responsabilização da equipa;
12. l)Proceder de forma objetiva à avaliação do mérito dos trabalhadores na sua dependência direta.
3 -Integram os SR as seguintes divisões:
1. a)Divisão de Comunicação;
2. b)Divisão de Empregabilidade, Cooperação e Projetos Transversais;
3. c)Divisão de Planeamento e Garantia da Qualidade;
4. d)Divisão de Internacionalização e Mobilidade.
4 -Os SR integram ainda os seguintes gabinetes:
1. a)Gabinete do Reitor;
2. b)Gabinete do Administrador;
3. c)Gabinete de Apoio Técnico-Administrativo.

Capítulo II - Estrutura, atribuições e competências

Secção I - Das divisões

Artigo 3.º

Divisão de Comunicação (DivCom)

1 -A Divisão de Comunicação é dirigida por um/a Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de 2.º grau, e desenvolve a sua ação no âmbito da promoção da Imagem da Universidade, ao nível institucional, bem como na sua relação com a sociedade, competindo-lhe designadamente:
1. a)Preparar e projetar a imagem da Universidade, de acordo com diretivas superiormente definidas;
2. b)Conceber uma estratégia e plano de divulgação da imagem da Universidade;
3. c)Promover a difusão interna e externa da informação, coordenando a contribuição das várias Unidades Orgânicas e Serviços;
4. d)Apoiar publicações e edição de obras de cariz institucional;
5. e)Apoiar, promover e organizar a participação da Universidade em eventos, nomeadamente em congressos, seminários, exposições e fóruns de âmbito interno, nacional e internacional;
6. f)Apoiar os órgãos de governo da instituição em matéria de relações públicas, atos sociais e protocolares;
7. g)Desenvolver e acompanhar as relações com outras instituições de ensino, autarquias e organizações da região;
8. h)Acompanhar, recolher e tratar informação noticiosa com interesse para a Universidade;
9. i)Assegurar a gestão da oficina de impressão e encadernação;
10. j)Garantir a elaboração do plano, relatório anual de atividades da divisão em articulação com o da Universidade, submetê-los à aprovação superior e assegurar a sua concretização;
11. k)Assegurar o expediente e arquivo da informação própria da divisão;
12. l)Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.
2 -A Divisão de Comunicação compreende ainda a Unidade de Impressão e Encadernação.

Artigo 4.º

Divisão de Empregabilidade, Cooperação e Projetos Transversais (DECPT)

1 -A Divisão de Empregabilidade, Cooperação e Projetos Transversais (DECPT) é dirigida por um/a Chefe de Divisão, com cargo de direção intermédia de 2.º grau, e desenvolve a sua ação no âmbito da promoção da empregabilidade, na gestão da rede Alumni, na cooperação com a sociedade, na promoção da vida saudável, na gestão integrada dos laboratórios e operacionalização de projetos transversais de cariz institucional, competindo-lhe designadamente:
1. a)Apoiar atividades associadas ao empreendedorismo;
2. b)Gerir o Portal do Emprego e realizar estudos de empregabilidade;
3. c)Apoiar atuais estudantes e diplomados da Universidade de Évora na sua inserção profissional, promovendo atividades e procurando parcerias que o fomentem;
4. d)Assegurar a atualização e manutenção da Base de Dados relativa a ex-alunos e diplomados da Universidade de Évora;
5. e)Implementar o Programa Alumni;
6. f)Fomentar a ligação à comunidade, apresentando propostas de parceria com empresas no âmbito de estágios;
7. g)Promover ações que visem a difusão de oferta de estágios junto dos alunos e recém-diplomados da Universidade de Évora, apoiando os estudantes e os diretores de Curso nos procedimentos a realizar;
8. h)Apoiar o processo de elaboração, estabelecimento e assinatura de protocolos de cooperação interinstitucional nos vários domínios de atuação;
9. i)Propor, coordenar e dinamizar projetos de cooperação e de intervenção na comunidade;
10. j)Dar apoio aos programas Universidade Saudável, Saúde Mental e Voluntariado;
11. k)Assegurar o expediente e arquivo da informação própria da divisão;
12. l)Apoiar a implementação e execução de projetos transversais;
13. m)Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.
2 -A DECPT compreende ainda a Unidade de Gestão dos Laboratórios da Universidade de Évora (UELab).

Artigo 5.º

Divisão de Planeamento e Garantia da Qualidade (DPGQ)

1 -A Divisão de Planeamento e Garantia da Qualidade (DPGQ) é dirigida por um/a Chefe de Divisão, com cargo de direção intermédia de 2.º grau, e desenvolve a sua atividade no âmbito do processo global do planeamento, supervisão da implementação dos instrumentos de planeamento e monitorização da qualidade competindo-lhe neste âmbito:
1. a)Gerir e monitorizar o Sistema Interno de Garantia da Qualidade e o seu processo de melhoria contínua nas várias vertentes em uso na Universidade;
2. b)Apoiar a organização dos processos de avaliação/acreditação dos ciclos de estudo, avaliação institucional e acreditação do Sistema Interno de Garantia da Qualidade da Universidade a realizar pela A3ES;
3. c)Produzir os indicadores de monitorização da qualidade, de suporte ao sistema interno de garantia da qualidade e ao ciclo de planeamento da Universidade;
4. d)Efetuar estudos de apoio à tomada de decisão, procedendo à recolha de dados estatísticos, aplicação de inquéritos e ao tratamento da informação relevante para o processo de planeamento e reflexão estratégica, acompanhando o respetivo desenvolvimento até à fase de execução e promovendo a sua permanente avaliação, bem como propondo as necessárias medidas corretivas;
5. e)Apoiar o processo de elaboração do plano e do relatório de atividades da Universidade;
6. f)Elaborar a proposta do QUAR da Universidade;
7. g)Analisar a pertinência da participação da Universidade em rankings internacionais e operacionalizar a participação da Universidade;
8. h)Assegurar o expediente e arquivo da informação própria da divisão;
9. i)Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.

Artigo 6.º

Divisão de Internacionalização e Mobilidade (DIM)

1 -A Divisão de Internacionalização e Mobilidade é dirigida por um/a Chefe de Divisão, com cargo de direção intermédia de 2.º grau, e desenvolve a sua atividade na promoção e no apoio à internacionalização da Universidade, nomeadamente, ao nível da dinamização e operacionalização da mobilidade dos estudantes, docentes, investigadores e trabalhadores não docentes e não investigadores da Universidade, competindo-lhe neste âmbito:
1. a)Apoiar a elaboração, a implementação e a monitorização de uma estratégia para a internacionalização da Universidade de Évora;
2. b)Apoiar o processo de elaboração, estabelecimento e assinatura de protocolos de cooperação interinstitucional nos domínios da mobilidade de estudantes, docentes, investigadores ou trabalhadores não docentes e não investigadores;
3. c)Procurar e divulgar programas de mobilidade, informação, protocolos, convénios e acordos de mobilidade académica, cursos de verão, cursos intensivos mistos e outros, que permitam a promoção, e se possível o financiamento, do intercâmbio académico;
4. d)Apoiar a elaboração de processos de mobilidade de estudantes, pessoal docente, investigador, não docente e não investigador de e para a Universidade de Évora, integrados em qualquer programa, projeto ou convénio de mobilidade nacional ou internacional;
5. e)Elaborar propostas de candidatura a projetos de mobilidade nacional e internacional para captação de recursos financeiros para as atividades de mobilidade, promovendo e assegurando a maximização de execução física dos mesmos e articulando-se com os Serviços Administrativos no que respeita à execução financeira;
6. f)Assegurar o registo no Sistema de Informação Integrado da Universidade de Évora, dos fluxos de mobilidade out e in, a nível nacional e internacional, assim como a respetiva documentação respeitante a estudantes, docentes, investigadores, não docentes e não investigadores;
7. g)Assegurar o registo no Dashboard do IIA - Inter-Institutional Agreement;
8. h)Assegurar o registo na Plataforma da Comissão Europeia, Beneficiary Module, dos fluxos de mobilidade out e in de estudantes, docentes, investigadores, não docentes e não investigadores, ocorridos ao abrigo dos projetos Erasmus + - Ação-Chave KA1, aprovados;
9. i)Assegurar o registo dos Acordos de cooperação bilateral e multicultural celebrados no âmbito dos programas de mobilidade;
10. j)Assegurar o envio aos SAC da informação de criação dos Cursos Intensivos Mistos em que a Universidade de Évora é coordenadora ou parceira e promover a sua divulgação com base nos editais propostos por coordenadores dos cursos na UÉ;
11. k)Monitorizar e assegurar em tempo real o registo em SIIUE da informação respeitante a mobilidades de docentes, investigadores, não docentes e não investigadores, promovendo uma atitude pró-ativa de alertas aos mesmos sempre que os procedimentos não sejam efetuados dentro dos prazos estipulados;
12. l)Diligenciar os pedidos de pagamento de bolsas a estudantes, docentes, investigadores, não docentes e não investigadores, para que nos prazos e condições regulamentadas sejam efetuados os respetivos pagamentos, em articulação estreita com os Serviços da U.E competentes pelos respetivos pagamentos, assegurando uma eficaz monitorização dos prazos de pagamento e respetivos montantes pagos e por pagar;
13. m)Assegurar as relações com a Agência Erasmus;
14. n)Apoiar o processo de participação da Universidade de Évora em redes, consórcios e alianças estratégicas na área da cooperação internacional, em linha com a estratégia definida para a Universidade, nomeadamente, no âmbito da Aliança de Universidades Europeias - EU-Green;
15. o)Assegurar o expediente e arquivo da informação própria da divisão;
16. p)Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.

Secção II - Das outras unidades

Artigo 7.º

Gabinete do Reitor

O Gabinete do Reitor presta apoio direto ao/à Reitor/a, sendo composto por um secretariado, coordenado por um/a Chefe de Gabinete designado pelo/a Reitor/a, e que pode ser equiparado, para efeitos remuneratórios, a cargo de direção intermédia de 2.º grau, que tem por missão auxiliá-lo/a no âmbito das funções que lhes estão cometidas, competindo-lhe, designadamente, as seguintes competências:

a)Apoio direto ao/à Reitor/a, em todas as suas funções e atribuições;
b)Coordenação da informação de interesse para a Reitoria;
c)Análise, instrução e despacho de expedientes oficiais e correspondências tramitadas no Gabinete do Reitor;
d)Gestão da agenda do Gabinete;
e)Articulação das relações e ligações entre a Reitora e os órgãos Institucionais, bem como com os stakeholders externos;
f)Compilação e análise de informação para apoio à decisão;
g)Apoio na elaboração e verificação técnica de despachos e circulares, ou outras comunicações que sejam solicitadas.
h)Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.

Artigo 8.º

Gabinete do Administrador

O/A Administrador/a tem um Gabinete composto por um secretariado e coordenado por um/a Chefe de Gabinete, designado pelo/a Reitor/a ouvido o/a Administrador/a e que pode ser equiparado, para efeitos remuneratórios, a cargo de direção intermédia de 2.º grau, que tem por missão auxiliá-lo/a no âmbito das funções que lhe estão cometidas, cabendo-lhe designadamente:

a)Executar as atividades inerentes à assessoria e secretariado do/a Administrador/a e do Conselho de Gestão, bem como a interligação entre o/a Administrador/a e as diversas Unidades e Serviços, nas respetivas áreas de atuação;
b)Organizar os procedimentos relativos à realização de reuniões de trabalho, nomeadamente, convocatórias, ordens de trabalho e documentação anexa, atas e deliberações;
c)Registar e promover a divulgação dos documentos que emita;
d)Organizar a agenda do/a Administrador/a e atividades conexas;
e)Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do gabinete;
f)Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.

Artigo 9.º

Gabinete de Apoio Técnico-Administrativo

O Gabinete de Apoio Técnico-Administrativo depende diretamente do/a Diretor/a de Serviços da Reitoria ou, na ausência deste, do/a Chefe de Gabinete do/a Reitor/a ou do/a Administrador/a, e incumbe-lhe apoiar administrativamente o Conselho Geral, a Equipa Reitoral, o Senado, o Gabinete Jurídico, o Conselho de Avaliação, o Provedor do Docente e do Investigador, o/a Provedor/a do Estudante e o/a Provedor/a do/a Trabalhador/a Não Docente e Não Investigador/a competindo-lhe designadamente:

a)Proceder às entradas, saídas e encaminhamentos dos documentos no Sistema de Gestão Documental;
b)Executar as tarefas inerentes à receção, distribuição e arquivo do expediente após registo no Sistema de Gestão Documental;
c)Preparar a documentação necessária à organização do expediente a submeter a despacho;
d)Assegurar a divulgação interna de informações, bem como de toda a documentação que seja considerada pertinente;
e)Quaisquer outras funções que lhe sejam confiadas.

Artigo 10.º

Grupos de trabalho e equipas de projeto

Por despacho do Reitor, podem ser constituídos grupos de trabalho ou equipas de projeto para realização de atividades de caráter temporário e projetos especiais, com a composição, objeto e duração neles delimitados.

Capítulo III - Disposições finais

Artigo 11.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor imediatamente após a sua publicação.

07/11/2023. - A Reitora da Universidade de Évora, Hermínia Vasconcelos Vilar.

ANEXO

Organograma dos Serviços da Reitoria

(para efeitos do disposto no artigo 2.º)

317069806

Artigo 6.º

Divisão de Internacionalização e Mobilidade (DIM)

1 -A Divisão de Internacionalização e Mobilidade é dirigida por um/a Chefe de Divisão, com cargo de direção intermédia de 2.º grau, e desenvolve a sua atividade na promoção e no apoio à internacionalização da Universidade, nomeadamente, ao nível da dinamização e operacionalização da mobilidade dos estudantes, docentes, investigadores e trabalhadores não docentes e não investigadores da Universidade, competindo-lhe neste âmbito:
1. a)Apoiar a elaboração, a implementação e a monitorização de uma estratégia para a internacionalização da Universidade de Évora;
2. b)Apoiar o processo de elaboração, estabelecimento e assinatura de protocolos de cooperação interinstitucional nos domínios da mobilidade de estudantes, docentes, investigadores ou trabalhadores não docentes e não investigadores;
3. c)Procurar e divulgar programas de mobilidade, informação, protocolos, convénios e acordos de mobilidade académica, cursos de verão, cursos intensivos mistos e outros, que permitam a promoção, e se possível o financiamento, do intercâmbio académico;
4. d)Apoiar a elaboração de processos de mobilidade de estudantes, pessoal docente, investigador, não docente e não investigador de e para a Universidade de Évora, integrados em qualquer programa, projeto ou convénio de mobilidade nacional ou internacional;
5. e)Elaborar propostas de candidatura a projetos de mobilidade nacional e internacional para captação de recursos financeiros para as atividades de mobilidade, promovendo e assegurando a maximização de execução física dos mesmos e articulando-se com os Serviços Administrativos no que respeita à execução financeira;
6. f)Assegurar o registo no Sistema de Informação Integrado da Universidade de Évora, dos fluxos de mobilidade out e in, a nível nacional e internacional, assim como a respetiva documentação respeitante a estudantes, docentes, investigadores, não docentes e não investigadores;
7. g)Assegurar o registo no Dashboard do IIA - Inter-Institutional Agreement;
8. h)Assegurar o registo na Plataforma da Comissão Europeia, Beneficiary Module, dos fluxos de mobilidade out e in de estudantes, docentes, investigadores, não docentes e não investigadores, ocorridos ao abrigo dos projetos Erasmus + - Ação-Chave KA1, aprovados;
9. i)Assegurar o registo dos Acordos de cooperação bilateral e multicultural celebrados no âmbito dos programas de mobilidade;
10. j)Assegurar o envio aos SAC da informação de criação dos Cursos Intensivos Mistos em que a Universidade de Évora é coordenadora ou parceira e promover a sua divulgação com base nos editais propostos por coordenadores dos cursos na UÉ;
11. k)Monitorizar e assegurar em tempo real o registo em SIIUE da informação respeitante a mobilidades de docentes, investigadores, não docentes e não investigadores, promovendo uma atitude pró-ativa de alertas aos mesmos sempre que os procedimentos não sejam efetuados dentro dos prazos estipulados;
12. l)Diligenciar os pedidos de pagamento de bolsas a estudantes, docentes, investigadores, não docentes e não investigadores, para que nos prazos e condições regulamentadas sejam efetuados os respetivos pagamentos, em articulação estreita com os Serviços da U.E competentes pelos respetivos pagamentos, assegurando uma eficaz monitorização dos prazos de pagamento e respetivos montantes pagos e por pagar;
13. m)Assegurar as relações com a Agência Erasmus;
14. n)Apoiar o processo de participação da Universidade de Évora em redes, consórcios e alianças estratégicas na área da cooperação internacional, em linha com a estratégia definida para a Universidade, nomeadamente, no âmbito da Aliança de Universidades Europeias - EU-Green;
15. o)Assegurar o expediente e arquivo da informação própria da divisão;
16. p)Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.