Art.º 9 · Despacho n.º 12479/2019 — Áreas na dependência direta do Coordenador da CMA

1 -Na direta dependência do Coordenador da CMA, estão as seguintes áreas funcionais:
1. a)Arquivo Municipal;
2. b)Modernização Administrativa;
3. c)Informática e Novas Tecnologias de Informação;
4. d)Auditoria Interna.
2 -Na área funcional do Arquivo Municipal, compete à CMA:
1. a)Superintender o sistema de gestão documental, propondo a adoção de planos adequados para a gestão da documentação e informação orgânica, independentemente da sua data e suporte original;
2. b)Garantir o controlo ambiental e condições adequadas para a boa conservação do património arquivístico, sob sua custódia;
3. c)Organizar e promover soluções informáticas para a gestão integrada e continuada do sistema de arquivo e de gestão documental;
4. d)Promover a transferência regular da documentação/informação dos diversos serviços da Câmara Municipal para o Arquivo Municipal;
5. e)Arquivar a documentação e informação remetida pelos diversos serviços da Câmara Municipal;
6. f)Propor, logo que decorridos os prazos estipulados por lei, a eliminação de documentos;
7. g)Facultar o acesso ao Arquivo Municipal de acordo com a lei em vigor;
8. h)Garantir a defesa e salvaguarda do espólio, coleções e documentos com valor histórico e patrimonial da Câmara Municipal da Lourinhã e de outras Organizações, públicas ou privadas;
9. i)Promover o conhecimento dos fundos documentais, quer dos arquivos próprios, quer dos existentes no Município da Lourinhã, através do seu recenseamento e da elaboração dos respetivos guias, inventários e catálogos. A gestão integrada/continuada de toda a documentação e informação produzida e recebida pelos diferentes órgãos e serviços da Câmara Municipal, independentemente da sua data, formato e suporte originais;
10. j)Proceder à recolha e tratamento dos arquivos e espólios documentais pertencentes a outras entidades com interesse histórico, patrimonial, arquivístico e/ou informativo, desde que solicitado para esses efeitos;
11. k)Desenvolver o apoio técnico àquele tipo de entidades, nas diversas matérias que se prendem com a produção, organização, gestão, preservação e acesso aos seus arquivos, quando solicitado para esses efeitos;
12. l)Garantir o fornecimento aos utentes internos e externos de reproduções dos documentos à sua guarda, salvo quando estiver em causa o direito de acesso às informações neles contidas ou a sua preservação, nos termos da lei;
13. m)Divulgar e difundir todo o património documental da Câmara Municipal da Lourinhã, tanto a nível nacional como internacional;
14. n)Dar o apoio à implementação de processos e procedimentos de modernização administrativa e de gestão da qualidade, diretamente relacionados com o sistema de gestão documental;
15. o)Elaborar manuais e planos de classificação documentais;
16. p)Estabelecer, mediante acordo com os responsáveis pelos restantes serviços municipais, a periodicidade e forma de acondicionamento, entrega e formalidades das remessas de documentos para o Arquivo Municipal;
17. q)Elaborar propostas de eliminação de documentação e informação, de acordo com as determinações legais, e após o cumprimento dos prazos fixados na legislação em vigor;
3 -Na área funcional da Modernização Administrativa, compete à CMA:
1. a)Estudar e propor soluções para a simplificação e uniformização dos procedimentos administrativos;
2. b)Estudar e propor soluções conducentes à modernização dos sistemas informativos, administrativos e operacionais;
3. c)Assegurar a compatibilização entre os procedimentos definidos e a sua informatização;
4. d)Propor a simplificação dos procedimentos administrativos e a sua uniformização;
5. e)Promover o estabelecimento de regras de articulação entre os vários serviços municipais que permitam uma comunicação fluida e eficaz;
6. f)Elaborar estudos no sentido de se reduzir os tempos de resposta às solicitações dos munícipes;
7. g)Implementar métodos de gestão pública mais eficaz, eficiente e orientada para o cidadão;
8. h)Fazer diagnósticos e levantamentos de procedimentos administrativos e operacionais dos serviços, sempre que solicitados superiormente;
9. i)Elaborar manuais de procedimento para todos os serviços operacionais e instrumentais;
10. j)Assegurar a eficácia da articulação administrativa e documental entre as várias Divisões e unidades orgânicas diretamente dependentes do Presidente da Câmara;
11. k)Analisar e emitir parecer sobre propostas concretas que os diferentes serviços possam apresentar no sentido de melhorar as suas condições de trabalho, bem como os processos de prestação de serviços aos munícipes;
12. l)Assegurar a Coordenação das equipas e o desenvolvimento dos trabalhos no âmbito dos processos de modernização administrativa.
13. m)Gerir as telecomunicações fixas e móveis dos serviços afetos à Câmara Municipal, incluindo estabelecimentos de Educação e Ensino da sua competência;
14. n)Informar regularmente os dirigentes das diferentes unidades orgânicas dos consumos em telecomunicações associados aos respetivos serviços;
15. o)Proceder à aquisição e troca de equipamentos associados às telecomunicações fixas e móveis sempre que necessário;
16. p)Colaborar nos processos eleitorais;
4 -Na área funcional de Informática e Novas Tecnologias de Informação, compete à CMA:
1. a)Gerir o sistema da informático da autarquia, nomeadamente:
  1. i)Assegurar a gestão do sistema exercendo funções de administrador da rede e da base de dados;
  2. ii)Assegurar o funcionamento do Sistema;
  3. iii)Propor medidas de substituição e modernização dos equipamentos e de expansão do Sistema;
  4. iv)Estabelecer com os fornecedores e serviços contratados ligações necessárias com vista à eliminação de erros e à alteração dos programas nos prazos que permitam cumprir as normas legais ou regulamentares;
  5. v)Propor a aquisição e executar/acompanhar a implementação de novas aplicações, equipamentos ou soluções informáticas, em articulação com os serviços destinatários em função da matéria;
  6. vi)Dar apoio a todos os serviços em questões de funcionalidade do Sistema;
  7. vii)Efetuar cópias de seguranças diárias da informação contida nos servidores;
  8. viii)Promover o uso da internet e correio eletrónico interno dos serviços;
  9. ix)Colaborar com todos os serviços na utilização dos equipamentos, aplicações e restantes funcionalidades;
  10. x)Executar a informatização dos serviços elaborar pareceres e estudos de diagnóstico e propor medidas para o tratamento informático das atividades dos serviços;
  11. xi)Manter níveis de stocks de todos os suportes e consumíveis informáticos;
  12. xii)Promover a formação dos funcionários da Autarquia, ou dar parecer, no sentido de poderem utilizar com a máxima eficiência as aplicações informáticas com que trabalham;
  13. xiii)Organizar a documentação técnica e administrativa do Setor e zelar pelo licenciamento de software adquirido.
5 -Na área funcional de Auditoria Interna, compete à CMA:
1. a)Desenvolver as atividades que especificamente lhe forem distribuídas em função das especialidades que a integram, com o objetivo de se assegurar o desenvolvimento das atividades de forma ordenada, eficiente, incluindo a salvaguarda dos ativos, a prevenção e deteção de situações de ilegalidade, fraude e erro, a exatidão e a integridade dos documentos;
2. b)Avaliar de forma independente a organização, funcionamento dos serviços e controlo interno, identificando as áreas que requeiram atenção especial e as que apresentem problemas ou insuficiências que careçam de solução;
3. c)Propor medidas corretivas e apresentar sugestões para melhorar o funcionamento dos serviços e eliminar ou atenuar as principais deficiências detetadas e os riscos que lhe estão associados, designadamente no que respeita:
  1. i)Às disposições legais e normativas aplicáveis, à sua adequação e suficiência, ao seu cumprimento;
  2. ii)À execução das políticas adotadas e das orientações definidas;
  3. iii)À definição e cumprimento dos objetivos;
  4. iv)À correção e aperfeiçoamento dos processos, critérios e procedimentos;
  5. v)À adequação e eficácia dos meios e dos processos;
  6. vi)À segurança, fiabilidade, coerência e utilidade da informação produzida;
  7. vii)Aos mecanismos e critérios estabelecidos e aos utilizados para avaliar os resultados alcançados.
  8. viii)Apresentar relatórios de auditoria nas áreas que tenham sido objeto de intervenção.
4. d)À área de Auditoria Interna, cabe particularmente na área de controlo interno financeiro, intervir por ordem superior, na verificação e avaliação dos métodos e procedimentos dos serviços com os objetivos de auditoria sobre:
  1. i)A legalidade e regularidade da elaboração, execução e modificação dos documentos previsionais, elaboração das demonstrações financeiras e do sistema contabilístico;
  2. ii)O cumprimento das deliberações dos órgãos e das decisões dos respetivos titulares;
  3. iii)A salvaguarda do património;
  4. iv)A aprovação e controlo dos documentos;
  5. v)A exatidão e integridade dos registos contabilísticos e a garantia de fiabilidade da informação produzida;
  6. vi)O incremento da eficiência das operações;
  7. vii)A adequada utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;
  8. viii)O controlo das aplicações e do ambiente informático;
  9. ix)A transparência e a concorrência no âmbito dos mercados públicos;
  10. x)O registo oportuno das operações pela quantia correta, nos documentos e livros apropriados e no período contabilístico a que respeitam, de acordo com as decisões de gestão e no respeito das normas legais.
  11. xi)Apresentar relatórios de auditoria nas áreas financeiras que tenham sido objeto de intervenção.

Artigo 9.º — Áreas na dependência direta do Coordenador da CMA

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