Artigo 11.º — Competências da Divisão de Administração Geral e Finanças

Proceder a um atendimento multicanal personalizado de todos os munícipes, sendo o elo de ligação com os diversos serviços municipais;

Emissão de faturas e guias e cobrança de receitas decorrentes do atendimento;

Promover a modernização e simplificação administrativa dos serviços;

Colaborar na desmaterialização e digitalização dos processos;

Executar todos os serviços administrativos de caráter geral, não atribuídos a outros serviços;

Executar as tarefas inerentes à receção, registo, digitalização, classificação, tramitação e distribuição de correspondência e de outros documentos;

Prestar o necessário apoio aos membros dos órgãos do Município, designadamente organizar a agenda de trabalhos das reuniões e promover a sua convocação e publicitação;

Elaborar as atas dos órgãos do Município e dar publicidade às respetivas deliberações;

Distribuir pelos serviços competentes os documentos objeto de deliberação;

Promover a divulgação pelos serviços das instruções e normas internas;

Informar os processos administrativos que corram os seus trâmites na unidade;

Executar todas as tarefas que se mostrem necessárias no âmbito do recenseamento eleitoral;

Organizar e acompanhar o processo eleitoral;

Organizar os processos necessários à formação de contratos celebrados com a autarquia;

Executar os serviços que lhe forem determinados no domínio do notariado;

Instruir os processos de execução fiscal e dar-lhes o respetivo andamento nos termos legais;

Organizar os processos de registo ou de licenciamento, cuja competência não esteja atribuída a qualquer outra secção;

Manter devidamente organizado o arquivo de documentos dos serviços;

Assegurar os serviços de receção e informação e os serviços de comunicações telefónicas;

Executar as operações necessárias à arrecadação das receitas e pagamento das despesas orçamentais, assim como à entrada e saída de fundos por operações de tesouraria, nos termos das disposições legais aplicáveis;

Arrecadar as receitas virtuais e eventuais, bem como os fundos contabilizados em operações de tesouraria, liquidando e cobrando os juros de mora a que eventualmente haja lugar;

Efetuar os pagamentos autorizados depois de verificadas as condições legais exigidas;

Efetuar depósitos, levantamentos e transferências bancárias, quando devidamente autorizadas;

Entregar diariamente nos serviços de contabilidade a folha de caixa e o diário de tesouraria acompanhados de todos os documentos de receita e despesa referentes ao respetivo dia;

Manter devidamente processados, escriturados e atualizados os documentos de tesouraria, no estrito cumprimento pelas disposições legais e regulamentos sobre contabilidade municipal;

Cumprir as disposições legais e regulamentares aplicáveis, designadamente o Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais;

Assegurar o cumprimento das atribuições do Município em matéria de execuções fiscais;

Assegurar a regularidade financeira na realização da despesa e supervisionar o cumprimento das normas de contabilidade e fiscalidade aplicáveis;

Proceder ao registo contabilístico na ótica orçamental, patrimonial e de custos bem como gerir o arquivo dos processos de natureza financeira;

O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores;

Proceder à conferência de registos contabilísticos, reconciliações bancárias e circularização de bancos, clientes, fornecedores e outros devedores e credores;

Determinar, fixar e controlar os consumos médios dos serviços, fornecendo os elementos necessários à elaboração do orçamento anual;

Assegurar o cumprimento atempado das obrigações de natureza fiscal ou afim;

Coordenar e controlar toda a atividade financeira do Município, designadamente através do cabimento e comprometimento de verbas;

Manter atualizados os seguros de prédios, bens móveis, veículos e outros pertencentes ao Município;

Verificar todas as autorizações de despesa, emitir, registar e arquivar as ordens de pagamento, registar e arquivar guias de receita e de anulação de receita;

Proceder ao apuramento de custos por funções e para a determinação dos custos subjacentes à fixação das taxas e preços, tendo por base a informação dos serviços municipais, designadamente no que se refere à afetação de mão-de-obra e de máquinas e viaturas do Município e, ainda, aos movimentos de armazém;

Promover a contagem física do numerário e documentos sob a responsabilidade do tesoureiro, nos termos e com a periodicidade estabelecida nas normas em vigor;

Promover reconciliações mensais das contas bancárias tituladas pelo Município com os respetivos registos da contabilidade patrimonial;

Proceder à verificação física periódica dos bens do imobilizado, conferindo os respetivos registos e promovendo as diligências necessárias à regularização a que eventualmente haja lugar;

Coligir todos os elementos necessários à elaboração do orçamento, do plano das atividades mais relevantes, do plano plurianual de investimentos e respetivas alterações e revisões;

Propor e difundir instruções visando o controlo de execução orçamental;

Proceder ao controlo da execução orçamental;

Identificar as interdependências e definir mecanismos de articulação entre as diversas unidades orgânicas, com vista à execução orçamental;

Elaborar estudos e informações sobre matérias relacionadas com a execução orçamental e com a situação financeira e patrimonial da autarquia;

Informar os órgãos municipais competentes, os seus membros e os serviços proponentes sempre que a assunção de compromissos exceda os fundos disponíveis;

Organizar o processo de prestação de contas anual, fornecer os elementos necessários e promover a elaboração do respetivo relatório;

Executar todas as tarefas inerentes à contabilidade autárquica e à gestão patrimonial, de acordo com as normas legais e regulamentares em vigor;

Proceder à cabimentação, compromisso e liquidação das despesas, confirmando os respetivos registos;

Conferir diariamente a exatidão das operações de arrecadação de receitas e pagamento das despesas, entradas e saídas de fundos por operações de tesouraria e débito e crédito de valores em documentos à guarda do tesoureiro;

Proceder, mensalmente, ao registo da informação sobre os fundos disponíveis, compromissos assumidos, saldo inicial das contas a pagar, movimento mensal e saldo das contas a pagar a transitar para o mês seguinte e pagamentos em atraso no suporte informático disponibilizado pelas entidades responsáveis pelo controlo da despesa pública;

Fornecer os elementos estatísticos necessários a um efetivo controlo da gestão;

Promover a arrecadação das receitas e liquidação e pagamento das despesas nos termos da lei;

Conferir e controlar os documentos da receita cobrados fora da tesouraria municipal;

Verificar as autorizações de despesa, emitir, registar e arquivar ordens de pagamento, bem como assegurar a coordenação e controlo das guias de receita e de anulação;

Tratar e manter devidamente atualizada toda a informação contabilística;

Manter devidamente organizado o arquivo contabilístico e patrimonial, nomeadamente de toda a documentação das gerências findas;

Cumprir as regras e procedimentos da contabilidade orçamental, patrimonial e de custos, nos termos previstos no Plano Oficial de Contabilidade das Autarquias Locais;

Executar outros serviços, mapas, relatórios, estatísticas, análises e informações inerentes à contabilidade municipal;

Manter atualizadas as contas-correntes de todas as contas bancárias titulados pelo Município;

Informar os processos administrativos que corram os seus trâmites nos serviços;

Dar conhecimento à Câmara Municipal, em cada uma das suas reuniões ordinárias, do resumo diário da tesouraria relativo ao dia útil imediatamente anterior ao da sua realização;

Organizar e manter atualizado o cadastro dos bens móveis e imóveis do município;

Coordenar os processos de aquisição de imóveis, assegurando a sua avaliação e negociação, e eventual encaminhamento aos serviços jurídicos, quando se determine o recurso à expropriação;

Coordenar os processos de alienação de património municipal, assegurando a sua avaliação e negociação;

Proceder aos registos de aquisição, transferência, abate, permuta, venda e outros atos que possam alterar o valor do património do Município;

Executar todo o expediente relacionado com o património, nomeadamente promover a inscrição matricial e predial dos bens imobiliários do município;

Elaborar o plano anual de aquisição de bens e promover a sua execução;

Promover a tramitação dos procedimentos pré-contratuais adequados à contratação de aquisição de bens e serviços e de locação de bens e empreitadas, em colaboração com os diferentes serviços municipais, que lhe sejam ordenados superiormente, de acordo com as normas legais e regulamentos aplicáveis, tendo por base os cadernos de encargos ou documentos equivalentes fornecidos pelos serviços requisitantes;

Desenvolver procedimentos simplificados, nos termos e condições previstos na lei, para aquisição de bens e serviços formalmente requeridos pelos serviços, e emitir a respetiva requisição externa;

Promover os procedimentos de formação dos contratos, designadamente a apresentação dos documentos der habilitação, bem como a sua redução a escrito sempre que, por lei, seja exigida tal forma;

Gerir os contratos de fornecimento de bens e serviços, designadamente quanto ao cumprimento dos prazos de entrega e condições de fornecimento contratadas;

Organizar e manter atualizados os respetivos processos nos termos e condições previstos na legislação em vigor;

Colaborar com os serviços requisitantes, sempre que a natureza da matéria o justifique, na elaboração dos cadernos de encargos ou documentos equivalentes;

Organizar e manter atualizado um ficheiro de fornecedores dos principais bens e serviços com interesse para a Autarquia;

Assegurar uma eficiente gestão de stocks;

Armazenar os bens adquiridos, assegurando na sua receção a verificação quantitativa e qualitativa, gerindo o respetivo aprovisionamento segundo critérios de economia e eficiência;

Proceder à inventariação física periódica, geral ou por amostragem, das existências em armazém, reconciliando a informação recolhida, nos termos dos regulamentos em vigor;

Promover e executar todas as ações necessárias à gestão de recursos humanos;

Assegurar o expediente necessário ao recrutamento, seleção, provimento e contratação de pessoal, para preenchimento de lugares previstos no mapa de pessoal;

Realizar todos os procedimentos e registos decorrentes da modificação ou extinção da relação jurídica de emprego;

Informar os processos administrativos que corram os seus trâmites na secção;

Dar execução às deliberações ou despachos de nomeação, contratação, transferência, requisição, promoção, reclassificação ou permuta, bem como a qualquer outro ato no âmbito da gestão de recursos humanos;

Organizar e manter atualizado o cadastro de todo o pessoal e os respetivos processos individuais;

Elaborar, gerir e manter o mapa de pessoal atualizado, de modo a refletir o número de lugares previstos, ocupados e vagos por cada carreira e categoria;

Manter devidamente organizado o arquivo da documentação relativa aos serviços;

Assegurar o expediente relacionado com as férias, faltas e licenças dos trabalhadores, promover o registo e o controlo administrativo da assiduidade;

Instruir e manter atualizados os processos referentes a prestações sociais, nomeadamente os relativos às prestações familiares, à ADSE à CGA e ao Regime Geral da Segurança Social;

Promover a organização dos procedimentos e assegurar o processamento dos vencimentos, subsídios, abonos e quaisquer outros rendimentos a que trabalhadores e membros dos órgãos autárquicos tenham direito, nos termos da lei;

Promover a organização de ações e atividades de segurança, higiene e saúde no trabalho que visem a prevenção de riscos profissionais e a promoção da saúde do trabalhador;

Contribuir para a elevação da capacidade de liderança e do nível de responsabilização, participação e motivação dos trabalhadores do município;

Propor processos e métodos de desenvolvimento organizacional;

Apoiar o relacionamento com as estruturas representativas dos trabalhadores;

Informar superiormente as ações necessárias à legal gestão administrativa dos recursos humanos;

Prestar o apoio necessário no processo de avaliação do desempenho do pessoal ao serviço do Município;

Prestar o apoio administrativo que lhe for solicitado no âmbito de processos de inquérito, de averiguações e disciplinares;

Recolher, organizar e tratar a informação sócio profissional relativa aos recursos humanos e elaborar, anualmente, o balanço social;

Efetuar gestão de sinistros ocorridos em serviço;

Efetuar todo o processamento laborar e reporte de informação relativa a recursos humanos a entidades terceiras;

Elaboração e gestão de planos e de ações de formação interna e externa;

Gestão da utilização da frota de veículos afetos à unidade orgânica;

Estudar a organização e assegurar o funcionamento e a fiabilidade dos sistemas informáticos e de comunicação;

Propor medidas adequadas ao tratamento informático da atividade dos serviços;

Colaborar com os serviços no estudo e seleção de dados suscetíveis de tratamento informático;

Tratar os assuntos que se relacionem com a informatização dos serviços municipais;

Gerir todos os sistemas informáticos implantados nos serviços municipais ou sob sua administração e prestar assistência;

Executar todas as demais funções inseridas na respetiva área funcional e as que lhe forem cometidas por norma legal ou decisão superior;

Colaborar nos estudos conducentes à definição das políticas de informática da Câmara Municipal;

Propor a aquisição e assegurar a instalação, operação, segurança e manutenção dos equipamentos informáticos, e outros que se mostrem necessários ao desenvolvimento das atividades da Câmara Municipal;

Garantir a interligação dos edifícios municipais e dos sistemas internos e externos da Câmara Municipal, nomeadamente a Internet, comunicações e redes;

Assegurar a organização e atualização permanente e sistemática do arquivo dos programas e ficheiros e cópias de segurança;

Identificar as anomalias dos sistemas informáticos e desencadear, com a brevidade possível, as ações de normalização requerida;

Providenciar a eficiente utilização dos sistemas instalados e a adoção de medidas que melhorem a produtividade, segurança e rapidez dos circuitos informáticos;

Dar parecer sobre todos os processos de aquisição de equipamento informático;

Colaborar na aquisição, instalação, operação, segurança e manutenção dos equipamentos de telecomunicações;

Conceber, analisar, desenvolver e manter atualizada a base de dados;

Gerir e atualizar a página da internet do Município;

Para além das competências referidas cabe ainda à unidade orgânica exercer todas as demais funções da área funcional que lhe forem cometidas por norma legal ou decisão superior