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Artigo 23.º — Registo, transparência e validação

Vigente desde: 21/10/2026
  1. 1 -Sem prejuízo das modalidades de documentação agregada e das dispensas previstas nos números 7 a 9, sempre que um sistema de IA intervenha na preparação de procedimentos, decisões ou conteúdos com relevância institucional, a respetiva utilização é documentada de forma adequada à sua natureza, finalidade, impacto e risco.
  2. 2 -A validação final deve caber a pessoa singular competente para praticar, aprovar ou assinar o ato, utilizar o resultado ou autorizar a divulgação do conteúdo.
  3. 3 -A UPCoimbra assegura medidas adequadas de controlo de acesso, segurança, rastreabilidade e registo nas ferramentas utilizadas na gestão e nos serviços.
  4. 4 -Quando exista dever de registo individual simplificado ou reforçado, aplica-se o formulário declarativo constante do Anexo V, sem prejuízo da sua disponibilização em formato eletrónico, da integração em sistemas institucionais ou da utilização de outro meio equivalente.
  5. 5 -Estão sujeitas a registo individual simplificado as utilizações de sistemas de IA que:
    1. a)Intervenham em processo, procedimento ou situação relativa a pessoa determinada, quando o resultado seja utilizado ou conservado nesse contexto;
    2. b)Envolvam dados pessoais de forma não meramente incidental;
    3. c)Produzam ou transformem substancialmente conteúdo institucional destinado a divulgação externa;
    4. d)Sejam objeto de incidente, reclamação, auditoria, exercício de direitos ou controlo específico;
    5. e)Não preencham os pressupostos de utilização sensível ou sujeita a regime legal reforçado previstos no número seguinte.
  6. 6 -Estão sujeitas a registo reforçado as utilizações de sistemas de IA que:
    1. a)Apoiem decisões suscetíveis de produzir efeitos jurídicos ou de afetar significativamente pessoas;
    2. b)Envolvam categorias especiais de dados pessoais, dados biométricos, dados relativos a condenações penais e infrações ou outra informação sujeita a proteção reforçada;
    3. c)Respeitem a admissão, seleção, seriação, atribuição de bolsas, apoios ou benefícios, recrutamento, avaliação de desempenho, progressão profissional, exercício do poder disciplinar ou cessação de vínculos;
    4. d)Utilizem sistemas de IA classificados como de risco elevado ou sujeitos a regime legal reforçado;
    5. e)Exijam avaliação de impacto, consulta, parecer ou autorização prévia.
  7. 7 -As utilizações instrumentais, homogéneas, recorrentes e de baixo impacto podem ser documentadas de forma agregada, por ferramenta, serviço ou fluxo de trabalho, não sendo exigido o registo de cada operação nem o preenchimento de declaração individual pelos respetivos utilizadores.
  8. 8 -A documentação agregada prevista no número anterior é assegurada pelo responsável do serviço ou do fluxo de trabalho, podendo ser integrada no inventário institucional e devendo ser atualizada apenas quando ocorra alteração relevante da ferramenta, finalidade, categorias de informação tratada, condições de utilização ou nível de risco.
  9. 9 -Não carecem de qualquer registo específico as utilizações meramente técnicas ou acessórias realizadas através de ferramentas institucionalmente disponibilizadas ou autorizadas quando:
    1. a)Não apoiem decisões ou apreciações relativas a pessoas determinadas;
    2. b)Não envolvam informação sujeita a proteção reforçada;
    3. c)Não produzam transformação substancial de conteúdo institucional destinado a divulgação externa;
    4. d)Não tenham originado incidente, reclamação ou risco relevante;
    5. e)Estejam abrangidas por documentação agregada ou pelo inventário institucional aplicável.
  10. 10 -O registo reforçado é elaborado com a intervenção, quando necessária em função da natureza da utilização, das entidades institucionalmente competentes, designadamente nas áreas da proteção de dados, cibersegurança, tecnologias de informação, assessoria jurídica ou ética.
  11. 11 -Quando os elementos necessários já constem de processo, plataforma, inventário, parecer ou sistema institucional, o registo pode efetuar-se por referência, sem duplicação da informação.
  12. 12 -Os registos devem conter apenas os elementos necessários às respetivas finalidades, não devendo reproduzir comandos, documentos, conteúdos ou dados pessoais tratados pelo sistema, salvo quando a sua conservação seja necessária, proporcional e juridicamente legitimada.
  13. 13 -A conservação dos registos observa os prazos previstos na legislação, nas regras institucionais de arquivo ou nos instrumentos complementares aplicáveis.
  14. 14 -Em caso de dúvida quanto à modalidade de registo aplicável, é adotada a modalidade correspondente ao nível mais elevado de impacto ou risco, podendo ser solicitada orientação às entidades institucionalmente competentes.
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